Совет 1: Как отчитаться за командировку

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса, работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить все расходы, связанные с нею. Сюда относят расходы на дорогу, на проживание и т.д. Возмещение происходит только после того, как работник предоставит отчет за потраченные суммы.
Инструкция
1
Согласно российскому законодательству, вы обязаны отчитаться перед бухгалтерией в течение трех дней со дня окончания служебной поездки. Предоставьте все документы, подтверждающие факт оплаты помещения, услуг (например, телекоммуникационных), а также питания.
2
Допустим, перед отправлением в командировку вы обговорили с руководителем условие оплаты питания, то есть работодатель согласился оплачивать его. В этом случае, обедая в ресторане или кафе, вы должны взять чеки, счета. Обратите внимание на реквизиты, указанные в подтверждающих документах. Например, наименование в чеке и в счете должны совпадать. Также на бланках обязательно должна присутствовать синяя печать той компании, услугами которой вы пользовались.
3
Чтобы подтвердить факт оплаты билета, вам необходимо предоставить в бухгалтерию электронный билет (если он у вас есть). Если вы использовали авиатранспорт, приложите также посадочный талон, который вы получили при регистрации. Помните, что дубликаты данных талонов не выдаются, поэтому постарайтесь не потерять его. В некоторых случаях сотрудник бухгалтерии может потребовать вас предоставить и маршрутную квитанцию, ее вы можете получить в представительстве авиаоператора, или в его головном офисе.
4
Помимо квитанций, чеков, счетов и прочих подтверждающих документов предоставьте командировочное удостоверение. Оно должно содержать все необходимые сведения, в том числе отметки убытия и прибытия. Заполните авансовый отчет и подпишите его у руководителя организации или другого уполномоченного лица.

Совет 2: Как считать дни командировки

Точное количество полных дней в командировке имеет значение для расчета полагающихся сотруднику суточных и заполнения документации об отработанном им времени. В целом формальная сторона этой процедуры достаточно проста, но некоторые нюансы следует хорошо знать во избежание возможных ошибок.
Вам понадобится
  • - командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии;
  • - билеты туда и обратно;
  • - календарь;
  • - калькулятор.
Инструкция
1
Первое правило, которое следует запомнить: днями командировки считаются не только каждые полные сутки, проведенные сотрудником в пути и непосредственно на месте, куда он откомандирован, но и дни отъезда и приезда. Даже если работник, как видно из билета, отбыл в командировку в 23:59, формально он считается проведшим в командировке все сутки дня отправления его поезда или другого транспорта. А что фактически из этих суток он провел в дороге всего лишь минуту, никакого значения не имеет.
2
Так же следует действовать, если обратный поезд (или иное транспортное средство) прибыл в 0 часов 1 минуту.
Более того, даже если прибывший ночью сотрудник имел достаточно времени, чтобы выспаться до начала рабочего дня, в этот день он строго по букве закона вправе вообще не появляться на рабочем месте, так как формально все еще находится в командировке. На практике все зависит от очень многих нюансов: сознательности работника, отношений в фирме, корпоративной культуры, ситуации на производстве в конкретном случае и различных других факторов. Но формально требовать от сотрудника в день возвращения из командировки идти на работу никто не может.
3
Затруднения при подсчете дней командировки вызывает также момент, связанный с необходимостью доехать от города, где живет работник, до аэропорта. Если самолет отправляется ночью уже следующего дня, временем начала командировки обычно считается момент посадки работника в транспортное средство, доставляющее его в аэропорт (автобус, электричку, экспресс). Проще говоря, человек улетел в 4 часа утра в понедельник, но чтобы добраться до аэропорта, расположенного вне черты города, ему пришлось в 23:00 в воскресенье воспользоваться последним автобусом. В этом случае днем отъезда считается воскресенье. Та же ситуация и с днем приезда.
4
С учетом всех этих моментов и считаются дни пребывания в командировке. Таким образом, бухгалтер или иной сотрудник, ведущий документацию по командировкам, должен исходить из документально подтвержденного времени приезда и отъезда командированного и по календарю должен посчитать количество полных суток от первой даты до второй включительно. Получившее число по закону и является временем, проведенным сотрудником в командировке.
Обратите внимание
На практике в некоторых организациях (как правило, с иностранным участием или при оплате командировки иностранным партнером) днями командировки могут считаться лишь полные сутки, проведенные работником непосредственно в пункте назначения.

Например, можно рассмотреть ситуацию, когда сотрудник был командирован из Москвы в Санкт-Петербург и провел в северной столице два дня. Для этого он выехал из Москвы вечером в понедельник, прибыл в город на Неве утром во вторник, а вечером в среду выехал обратно в Москву, и поезд его прибыл на Ленинградский вокзал утром в четверг. По российским законам он находился в командировке четыре дня - с понедельника по четверг включительно. А для иностранцев может считаться что сотрудник был в командировке только два дня. При этом суточные у иностранных компаний за два дня ощутимо больше стандартных российских за четыре. Впрочем, по отчетности перед российскими контролирующими органами в такой ситуации все оформляется, скорее всего, по отечественному стандарту, поскольку никакого особого порядка оформления командировок при оплате их иностранцами законами РФ не предусмотрено.
Совет полезен?
Знание этих нюансов не повредит и самим командированным, так как их очень желательно учитывать уже при написании заявления и проставлении в командировочном удостоверении дат убытия из начального пункта командировки и возвращения в него.
Как рассчитать срок служебной командировки?
Связанная статья
Как рассчитать срок служебной командировки?
Полезный совет
Помните, что все расходы должны быть экономически обоснованными, в противном случае они не могут быть приняты. Допустим, если вы посещали увеселительное заведение вне работы, оплату за развлечения вам не возместят.
Источники:
  • если работник не отчитался по командировке
Поиск
Совет полезен?
Комментарии 1
Пожаловаться
написалa
работник частично не выполнил задание по командировке. Какое это влечет наказание со стороны работодателя по трудовому законодательству Украины?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500