Совет 1: Как организовать работу прессы

Для продвижения продукции компании на рынке, создания и укрепления имиджа фирмы необходимо успешное взаимодействие с прессой. Поэтому в штате многих компаний появляются специалисты, ответственные за организацию работы со СМИ. В арсенале их работы множество технологий, позволяющих успешно решать конкретные коммуникационные задачи.
Инструкция
1
Не расстраивайтесь, если вы работаете в PR-отделе малоизвестной фирмы, и вам предстоит раскручивать ее с нуля. Грамотная организация PR-компании принесет не только денежную выгоду, но и моральное удовлетворение от интересной работы. Выберите определенный формат мероприятий для прессы: пресс-брифинг, круглый стол, пресс-конференция, пресс-ланч, пресс-тур, интернет пресс-конференция, дни «открытых дверей» и др.
Публичные выступления
2
Если компания запускает крупный объект, совершила удачную сделку или возникла необходимость оперативного освещения кризисной ситуации, то мероприятием для прессы может быть пресс-брифинг. Проведите его по определенному сценарию: 1-2 представителя компании выступают с докладами перед приглашенными журналистами, делают краткое заявление и отвечают на вопросы.
3
Организуйте «круглый стол» для презентации проекта, разработки или исследования, интересного не только для узкого круга лиц. Пригласите аналитиков, независимых экспертов, партнеров. Формат «круглого стола» предполагает свободное общение на социально-значимую тему. Журналисты подготовят обзорные материалы, тем самым повысив экспертный статус вашей компании.
4
Проведите пресс-конференцию, если необходима презентация большого объема информации. В зале строго располагаются места для президиума с докладчиками и напротив – места для журналистов. Как правило, пресс-конференция длится 50-60 минут. Полчаса выступают специалисты разного уровня, далее следуют вопросы и ответы. Модератор корректирует ход этого мероприятия.
5
Дайте возможности журналистам в неформальной обстановке задавать вопросы представителям компании, пригласив их на пресс-ланч. Равносторонне обсуждение различных вопросов, связанных с компанией, происходит во время завтрака или обеда. В рамках данного мероприятия для прессы можно организовать серию мини-интервью.
6
Получите более широкий охват участников обсуждения темы, организовав интернет пресс-конференцию. В результате удается узнать интерес к компании разных социальных слоев, в разных регионах. Список вопросов подготовьте заранее. Чтобы докладчику обращаться к «живым» людям, в зале могут присутствовать журналисты. Организация PR компании в данном формате предполагает отбор вопросов и контроль их потока.
7
Организация работы со СМИ включает проведение пресс-туров – поездки журналистов за счет компании на ее объекты. Плюсом такого формата является личное знакомство в неформальной обстановке, проведение фото-сессии, выход полноценных материалов. Правда, это могут себе позволить лишь богатые компании.
8
Организация PR-компании с целью знакомства с производством, бизнес-процессами, уровнем оснащения и стилем работы компании предусматривает проведение дней «открытых дверей». В течение нескольких дней (до недели) подготовленный человек встречает посетителей и журналистов, проводит экскурсии, отвечает на вопросы. Это еще одно мероприятие для прессы, призванное создать лояльное отношение журналистов к компании.
9
От того, как журналисты донесут до масс идеи компании, будет зависеть ее процветание и успех. Не скупитесь на средства для организации работы со СМИ, дружите с журналистами!

Совет 2: Как организовать работу пресс-службы

Подразделение по взаимодействию со средствами массовой информации далеко не всегда изначально входит в организационную структуру организации. Готовность к работе в медиа-пространстве приходит с развитием организации. В таких случаях нанятый на работу пресс-секретарь должен организовать пресс-службу с нуля и наладить ее планомерную работу.

Если организация никогда раньше не работала в плоскости медиа, вновь нанятому куратору работы пресс-службы необходимо провести серьезную подготовку по следующим направлениям:

  • выбор основных спикеров;
  • налаживание работы со структурными подразделениями по предоставлению информации, пригодной для публикации в СМИ;
  • техническое оснащение пресс-службы и первый медиа-план

Из менеджмента в медиа

Каждый из обозначенных пунктов может занять существенное время на полную реализацию. Однако если говорить о приоритетах, то основным должен стать поиск ключевых спикеров организации. Чтобы привлечь средства массовой информации и заставить видеть в организации не только рекламодателя, но и информатора, потребуется провести работу с руководителями организации. В их числе – генеральный директор, кабинет заместителей, руководители отделов и департаментов по направлениям. Эти люди должны четко представлять себе необходимость общения со СМИ, понимания важности каждого комментария и систематической работы по этому направлению в целом.

Нередко даже самый заинтересованный в медиа-активности спикер испытывает неловкость и смущение при общении с журналистами. Снять эти барьеры – задача куратора работы пресс-службы. Это можно сделать, продемонстрировав пресс-досье с примерами лучших публичных выступлений уже известных медиа-персон.

Внутренние информаторы

Помимо руководства о медийных целях и задачах компании должны быть проинформированы все руководители отделов и департаментов. Сделать это лучше в ходе очередного совещания, в работе которого руководство должно поставить задачу по предоставлению полноценной информации в пресс-службу. Все члены коллектива должны понимать, что эта обязанность является не прихотью пресс-секретаря, а новой стратегической задачей руководства.

Чтобы наладить продуктивное взаимодействие с отделами, необходимо не дожидаясь предоставления информации, попробовать погрузиться в их работу изнутри. Помочь в этом позволят ежеквартальные отчеты подразделений, общение с руководством и непосредственно исполнителями. Дружить со всеми и быть открытым для новой информации – один из ключей к эффективной работе пресс-службы.

В процессе работы с определенными сегментами компании могут возникнуть сложности в предоставлении информации на постоянной основе. Зачастую это связано с занятостью специалистов отделов по прямому направлению работы. Таить обиды на то, что коллеги считают информационные задачи компании ниже основных обязанностей – непродуктивно. Поэтому стоит поднять вопрос о создании внутреннего регламента представления информации с определенной периодичностью. А чтобы от этого не пострадали внутрикорпоративные отношения, пресс-секретарю следует обратиться к руководству отделов напрямую с просьбой предоставить прямой доступ к информации для ее обработки, чтобы не загружать работой сотрудников подразделения. Как правило, руководители с радушием относятся к таким инициативам.

Первый шаг к публичности

После того, как внутренняя подготовка окончена, наступает стадия выхода на публичный уровень. Для этого потребуется изучение средств массовой информации, которые потенциально могут стать медиа-площадками для публикации информации о компании. В зависимости от стратегических задач, пресс-секретарю не следует ограничиваться специализированными изданиями. В число потенциальных информационных партнеров можно смело включать информационные агентства местного, регионального и федерального уровней, телевидение, радио и др.

Не стоит недооценивать площадки, которые хоть и не имеют статус СМИ, но нередко превосходят своих информационных коллег в оперативности. Это блоггеры, группы и сообщества в социальных сетях, информационные сайты и пр.

Не лишним будет задуматься об активности компании в социальных сетях без посредников. Никто лучше пресс-центра, знающего работу компании от и до, с этой задачей не справится.

Параллельно с подготовительной работой пресс-секретарю предстоит составить список необходимых технических средств для работы. Помимо стандартного набора офисных принадлежностей, это фотоаппарат, диктофон, жесткие диски для хранения материалов.

Первый медиа-план – стратегия публикаций компании на ближайшее время – следует составлять с расчетом на то, что СМИ с настороженностью будет относиться к информации из неизвестного ранее источника. Этим может объясняться на первых порах большое количество публикаций на коммерческой основе. Конечные сведения должны быть согласованы с высшим руководством.

Видео по теме
Источники:
  • Как организовать деятельность пресс-службы?
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500