Совет 1: Как подшивать личные дела

Каждый работодатель в процессе хозяйственной деятельности должен вести различную документацию, в том числе кадровую. Документы сотрудников собираются воедино и скрепляются в одну общую папку, которая называется «Личное дело». Этот формат учета сотрудников не является обязательным, но все же приветствуется различными инстанциями.
Как подшивать личные дела
Инструкция
1
Оформите личное дело на сотрудника сразу после издания приказа о приеме на работу. Для этого не существует унифицированной формы, поэтому разработайте ее сами. Снимите копию с паспорта сотрудника, свидетельства ИНН, страхового пенсионного свидетельства и с других документов, которые имеются в наличии, например, с водительского удостоверения, медицинской справки.
2
На первой странице должна находиться опись всех документов, которые имеются на момент трудоустройства, и которые будут появляться в процессе работы, например, приказ на отпуск, какие-либо дополнительные соглашения к трудовому договору.
3
Во внутренней описи укажите наименования документов, их номера, дату составления и номер листа в личном деле. Поставьте подпись, ФИО составителя и дату составления. Для упрощения предоставления информации, составьте опись в табличном виде.
4
После того, как все документы собраны, расположите их в хронологическом порядке, затем пронумеруйте их, начиная с описи (страница №1). Далее оформите обложку личного дела. Обязательно укажите наименование организации согласно учредительным документам, порядковый номер личного дела, дату составления. Оставьте и поле под указания даты окончания трудового договора. Также после увольнения вам необходимо будет указать количество страниц в деле.
5
Не забудьте указать и заголовок дела – фамилию, имя и отчество сотрудника полностью. Также вы можете написать должность трудоустраиваемого сотрудника. После увольнения дело прошивается и сдается в архив.
6
Личные дела хранятся у кадрового работника или другого лица, исполняющего его обязанности. Доступ к данным ограничен. Раз в год сотрудники должны получать информацию о ведении дел; лучше, если после ознакомления они будут ставить подпись.

Совет 2 : Как сшить устав

Устав является одним из основных документов любого предприятия или организации. Существуют определенные правила для его оформления и хранения. Часто в процессе текущей деятельности у многих предприятий возникает необходимость представлять устав (вернее, его копию) в различные учреждения или деловым партнерам, и возникает вопрос о том, как правильно его прошить. Прошивать устав следует по тем же правилам, что и все другие документы.
Как сшить устав
Инструкция
1
Устав прошивается с левой стороны по центру линии вертикального среза. Место прошивки не должно находиться слишком близко к левому краю документа, чтобы страницы не порвались и не разлетелись. В то же время следует следить за тем, чтобы прошивка не мешала свободно обращаться со страницами документа (листать, снимать копии и так далее) и не заходила на текст.
2
Для прошивки устава, как правило, делают три прокола (реже – два прокола) на расстоянии в несколько сантиметров. Длина стежка не должна быть слишком короткой или слишком длинной. В среднем, будет достаточно расстояния между двумя проколами в 1,5-2 сантиметра, что в целом составит 3-4 сантиметра от первого отверстия до последнего.
3
Отверстия можно сделать с помощью иглы, которой прошивается документ или с помощью канцелярского шила (если в уставе слишком много страниц).
4
Нить должна быть прочной. Используют либо специальную нить, либо обычную, но тогда ее складывают в несколько раз. Саму строчку прокладывают для надежности два раза. Концы нити завязывают узлом с обратной стороны документа, выпустив их из центрального отверстия. Концы не должны быть слишком короткими, обычно их длина составляет 6-10 сантиметров. Для верности нити и узел иногда заливают клеем, чтобы обеспечить сохранность и неприкосновенность прошитых страниц устава.
5
Далее на место прошивки приклеивают специальную информационную наклейку, в которой содержатся данные о том, сколько листов содержится в документе и о том, что все они пронумерованы. Она не должна быть слишком широкой, но в то же время, должна позволять разместить на ней необходимые записи и закрывать место прошивки.
6
Записи, сделанные на информационной наклейке, удостоверяют печатью предприятия и подписью руководителя. Наклейка должна заходить на место прошивки и свободные концы нити или как минимум, на концы нити, но не закрывать их целиком. Печать ставится с таким учетом, чтобы заходить на часть наклейки, концы нити и часть самого устава.
Обратите внимание
Непосредственно сам устав прошивается не слишком часто. Оригинал приходится прошивать тогда, когда предприятие в первый раз регистрирует устав при учреждении и в тех случаях, когда изменения в уставе подаются в налоговый орган в виде новой редакции устава. В остальных случаях речь, в основном, идет о копиях устава. Тем не менее, правила прошивки документа одни и те же.

Совет 3 : Как подшивать устав

При регистрации предприятий требуется подавать устав в таком виде, который предписан регламентирующими документами. Сами по себе правила подшивки устава достаточно просты, но отнестись к процессу следует серьезно.
Как подшивать устав
Вам понадобится
  • - нитки;
  • - пломбирующий листок.
Инструкция
1
Сложите все листы устава в правильном порядке. Перепроверьте несколько раз, чтобы убедиться, что последовательность верна. Пронумеруйте страницы. Титульный лист устава не нумеруется, но на следующей странице нумерация начинается с двойки. То есть титульный лист вы учитываете, но не ставите на нем цифру. Затем все страницы сшиваются нитками по левой кромке документа.
2
На обратной стороне устава прямо на нитки приклейте пломбирующий листок. На листке должно быть написано: «Прошито и пронумеровано такое-то количество листов». На этом же листке должна стоять подпись директора предприятия. Под подписью необходимо указать его фамилию, имя и отчество. Дата не ставится. В случае если в устав были внесены изменения, дополнительно необходимо поставить печать организации. Дополнительно подписи всех учредителей не нужны.
3
Вместе с оригиналом устава предоставьте его копию. Копия оформляется точно так же, как и оригинал: нумеруется, сшивается, пломбируется. Разница в том, что на пломбировочном листке, прикрепленном к обратной стороне копии, не должно быть ни подписи, ни печати, ни каких-либо записей. Если устав по какой-то причине уместился на одном листе с двух сторон, все равно следует отдельно оформить титульный лист и сшить бумаги вместе.
4
Устав подавайте вместе с заявлением и квитанцией об оплате госпошлины. Квитанция должна быть прикреплена к форме заявления, а документ, указывающий сумму госпошлины - к письменному заявлению. И те, и другие бумаги к самому уставу прикреплять не следует.
5
Для банка вам потребуется заказать дубликат устава в налоговой инспекции. Туда относится копия (обратите внимание - копия подготавливается самостоятельно по вышеуказанным правилам) и оригинал, к ним прикладывается скрепленные заявление и квитанция об оплате.
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500