Совет 1: Как подшивать личные дела

Каждый работодатель в процессе хозяйственной деятельности должен вести различную документацию, в том числе кадровую. Документы сотрудников собираются воедино и скрепляются в одну общую папку, которая называется «Личное дело». Этот формат учета сотрудников не является обязательным, но все же приветствуется различными инстанциями.
Инструкция
1
Оформите личное дело на сотрудника сразу после издания приказа о приеме на работу. Для этого не существует унифицированной формы, поэтому разработайте ее сами. Снимите копию с паспорта сотрудника, свидетельства ИНН, страхового пенсионного свидетельства и с других документов, которые имеются в наличии, например, с водительского удостоверения, медицинской справки.
2
На первой странице должна находиться опись всех документов, которые имеются на момент трудоустройства, и которые будут появляться в процессе работы, например, приказ на отпуск, какие-либо дополнительные соглашения к трудовому договору.
3
Во внутренней описи укажите наименования документов, их номера, дату составления и номер листа в личном деле. Поставьте подпись, ФИО составителя и дату составления. Для упрощения предоставления информации, составьте опись в табличном виде.
4
После того, как все документы собраны, расположите их в хронологическом порядке, затем пронумеруйте их, начиная с описи (страница №1). Далее оформите обложку личного дела. Обязательно укажите наименование организации согласно учредительным документам, порядковый номер личного дела, дату составления. Оставьте и поле под указания даты окончания трудового договора. Также после увольнения вам необходимо будет указать количество страниц в деле.
5
Не забудьте указать и заголовок дела – фамилию, имя и отчество сотрудника полностью. Также вы можете написать должность трудоустраиваемого сотрудника. После увольнения дело прошивается и сдается в архив.
6
Личные дела хранятся у кадрового работника или другого лица, исполняющего его обязанности. Доступ к данным ограничен. Раз в год сотрудники должны получать информацию о ведении дел; лучше, если после ознакомления они будут ставить подпись.

Совет 2: Как написать личное дело в 2017 году

Ведение личных дел сотрудников является обязанностью кадровой службы организации. Формирование и ведение личного дела работника осуществляется после подписания приказа о его приеме на работу.
Вам понадобится
  • - документы сотрудника, принятого на работу (паспорт, документы об образовании);
  • - документы, оформляемые при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности сотрудника;
  • - фотография сотрудника размером 3х4 см;
  • - папка-скоросшиватель.
Инструкция
1
Распечатайте и выдайте сотруднику, принятому на работу, бланки личного листка по учету кадров и автобиографии, попросите сотрудника заполнить их от руки. Пусть сотрудник проставит в заполненных документах свою подпись и дату заполнения. Приклейте фотографию сотрудника на первую страницу личного листка по учету кадров.
2
Возьмите обычный скоросшиватель, распечатайте и приклейте на него титульный лист-обложку личного дела. Сделайте копии паспорта(страниц с фотографией, с пропиской, с отметками о семейном положении), документов об образовании сотрудника, поместите их в личное дело. Прикрепите туда также характеристики, рекомендации, резюме сотрудника, заявление о приеме на работу. Если в организации трудовые договора и кадровые приказы хранятся отдельно, то сделайте и поместите в личное дело их копии.
3
Подшейте также в личное дело экземпляр должностной инструкции и другие документы, касающиеся оформления приема на работу сотрудника. Не забудьте прикрепить автобиографию и личный листок по учету кадров(обычно его помещают в начало личного дела). Пронумеруйте все листы личного дела, начиная с копии паспорта и документов об образовании. Сделайте внутреннюю опись документов, хранящихся в личном деле и поместите ее в начало личного дела.
4
Дополните личное дело сотрудника в процессе его работы копиями различных документов о повышении квалификации (копиями дипломов, свидетельств, сертификатов и т.п.), документами, подтверждающими переводы (заявлениями, дополнительными соглашениями к трудовому договору, копиями или вторыми экземплярами приказов и т.п.), приказами о наложении взысканий или о поощрениях и иными документами.
5
Завершите личное дело при увольнении сотрудника из организации документами об увольнении: заявлением об увольнении, соглашением сторон, копией или вторым экземпляром приказа об увольнении и прочими документами.
6
Подготовьте личное дело уволенного сотрудника к передаче в архив. Для этого расположите документы по хронологии дат в следующем порядке:
— личный листок по учету кадров и автобиография;
— копия паспорта и документов об образовании;
— документы о приеме на работу;
— документы, которые оформляются кадровой службой в течение трудовой деятельности сотрудника;
— документы об увольнении(завершают личное дело).
Пронумеруйте листы личного дела, переоформите его внутреннюю опись, сдайте документ в архив.
7
В процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него в обратной временной хронологии, т.е. в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними - документы о переводах сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях и пр.; за ними - документы о приеме на работу и копии документов об образовании и т.п.
Видео по теме
Обратите внимание
Состав документов личного дела работников не регламентирован российским законодательством.
Полезный совет
Храните личные дела сотрудников в сейфе кадровой службы, располагая их в алфавитном порядке.

В процессе ведения личного дела документы, помещаемые в папку личного дела работника, нумеруйте карандашом.

При закрытии личного дела после увольнения работника и переоформления внутренней описи перед сдачей дела в архив, нумерацию документов произведите синими или черными чернилами.
Источники:
  • Организация работы с личными делами сотрудника.

Совет 3: Как подшивать документы

В процессе своей деятельности учетному работнику или предпринимателю приходится обрабатывать множество документов. Поток документов увеличивается прямо пропорционально успешности развития бизнеса. Многие приемы работы широко известны, однако начинающим бизнесменам всю технологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы, чтобы они не путались и не терялись.
Инструкция
1
Использовать прозрачные файлы не очень-то. Лучше подшить документы, используя дырокол. Конечно, прозрачные файлы пригодятся для хранения документов, которые дыроколить нельзя: документы, которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы использовать нецелесообразно.
2
Чтобы дыроколить прицельно, можно воспользоваться скоросшивателем, выравнивая каждый следующий документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, однако если потребуется переместить какой-либо документ в другую папку, велика вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.
3
Наилучший способ подшивки документов – это использование дырокола с ограничителем. Тогда у каждого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь наиболее аккуратный вид и дополнительных отверстий в них делать не придется.
4
При подшивке кроме месторасположения отверстий нужно также правильно сориентировать документ. Для документов, размещаемых поперек листа, допускается поворот на 90о против часовой стрелки.
5
Для соединения документов довольно часто применяют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недостаток: скрепленная с помощью скоб или скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет работу с бумагами. Соединять листы многостраничного документа лучше капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает меньше времени, да и пачка документов не имеет утолщений.
6
Если документ по размеру меньше, чем стандартный лист, то его нужно сначала наклеить на стандартный лист, после чего его можно подшивать с остальными документами.

Совет 4: Как подшивать договоры в 2017 году

Документация в некоторых компаниях хранится десятилетиями. Чтобы важные бумаги не помялись и не потерялись, их нужно подшивать в папки из твердого картона или пластмассы. Для идентификации давайте каждому договору отдельный номер.
Инструкция
1
Чтобы нужный договор было легко найти, заведите книгу учета. Присваивайте документу номер и заносите его в этот журнал. Кроме номера, вписывайте дату заключения договора. Запись в журнале должна выглядеть так: 1. договор №123ТП от 22.02.2011. В примечаниях можно указать суть договора, когда того требует корпоративный стиль ведения документации.
2
Если в компании существует несколько юридических лиц, заведите для каждого свою книгу учета договоров. Применяйте в обозначениях условные символы. Например, договора ОАО "Маша и медведи" записывайте как 123ММ. А ценные бумаги от ЗАО "Три поросенка" помечайте 123ТП. Номера присваивайте по порядку, чтобы не возникло путаницы.
3
Когда договор прошел все согласования, подписан у генеральных директоров обоих сторон, поставлены печати, его можно подшивать в папку. Выбирайте папки в жесткой обложке - они обеспечат документам сохранность. Для каждого юридического лица необходим свой скоросшиватель.
4
Перед тем как подшить документ в папку, аккуратно удалите скрепку, держащую листы. Возьмите дырокол и пробейте новые отверстия. Вложите документ в папку и закрепите его специальными усиками. Отделите один договор от другого чистым листом А4.
5
Подшивать договора можно и другим способом. Для этого понадобятся прозрачные файлы. Каждый документ вкладывайте в отдельный файл и закрепляйте в папке.
6
Не храните в одной папке слишком много договоров - они могут помяться. Папка должна легко закрываться, отдельные листы не должны торчать наружу.
7
Для хранения папок с договорами заведите отдельную полку в шкафу. На папке напишите год и юридическое лицо, которому принадлежат документы. Это позволит быстро найти нужные бумаги в случае надобности.
8
Папки с договорами трехлетней давности нет необходимости всегда держать под рукой. Разложите их в картонные коробки, подписав год и юридическое лицо, на которое оформлены документы. Коробки отправьте на склад. Выбирайте для хранения сухое место. Влажность губительна для бумаги.

Совет 5: Как оформлять личное дело для архива

Личные дела всех уволившихся и вышедших на пенсию сотрудников необходимо отправить для хранения в архив (статья № 17 Федерального закона № 125-Ф3). Сотрудник отдела кадров обязан подготовить папки с документами и передать их уполномоченному сотруднику архива из рук в руки.
Вам понадобится
  • - папки;
  • - скоросшиватель;
  • - карандаш;
  • - опись;
  • - передаточная опись.
Инструкция
1
Перед сдачей личных дел в архив тщательно подготовьте все имеющиеся документы, которые остались в отделе кадров после увольнения сотрудников. Законодательством установлены определенные сроки, в которые нужно успеть передать личные дела сотрудников для архивного хранения. Они не должны превышать 12 месяцев после состоявшегося увольнения.
2
Каждое личное дело разложите в обратном хронологическом порядке. Если при трудоустройстве первой страницей было заявление, написанное сотрудником о приеме на работу, в архивных документах первой страницей будет заявление, написанное на увольнение.
3
Все листы, сложенные в нужном порядке, подшейте скоросшивателем, пронумеруйте по порядку. На отдельном листе сделайте опись. Под порядковым номером внесите в нее все скрепленные листы личного дела.
4
Опись прикрепите сверху всех страниц. Если вы оформляете личное дело по каждому сотруднику отдельно, поместите его в картонную папку, крупными печатными буквами напишите первую букву фамилии сотрудника и год увольнения.
5
При передаче дел в архив допустимо складывать несколько дел уволившихся сотрудников в одну папку, но количество листов в ней не должно превышать 250. В одну папку сложите дела уволившихся сотрудников в один год, чьи фамилии начинаются на одинаковую букву. Такое оформление личных дел чаще всего используется на больших предприятиях, где в течение одного года проходит большой поток кадров.
6
По всем подготовленным делам составьте передаточную ведомость, которая имеет унифицированную форму. В графе №1 запишите порядковый номер каждого дела, в графе №2 – индекс каждого дела по номенклатуре, №3 – наименование заголовков дел, №4 – даты, №5 – количество передаваемых листов по каждому делу отдельно, №6 – сроки хранения, №7 – дополнения или имеющиеся примечания.
Обратите внимание
Сроки архивного хранения документов составляют 75 лет.
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500