Совет 1: Как сшить документы для архива

Правильное хранение документов – важный элемент делопроизводства. Прежде чем отправить бумаги в архив, их надо прошить. Для этого следует знать основные правила архивной обработки дел.
Вам понадобится
  • - шило;
  • - игла;
  • - суровая нить;
  • - клей.
Инструкция
1
Пронумеруйте все листы, используя черный графитовый карандаш. Номер ставится в верхнем правом углу. Сложите документы в порядке хронологии, начиная с самых старых. Если есть конверты с вложенными документами, то надо пронумеровать конверт, а потом каждый документ в нем.
2
Уберите все скрепки и иные металлические детали. Если документ не имеет поля для подшивки, приклейте к нему бумажную полоску. Приготовьте все бумаги к прошивке, сделав наметки для четырех проколов и поместив их в картонную обложку.
3
Пачки документов необходимо зажать струбциной, проколоть при помощи шила или просверлить специальным устройством для прошивки документов. Не снимая струбцины, прошейте бумаги при помощи длинной иглы, используя суровую нить, шпагат или ленту.
4
Для правильной прошивки необходимо продеть с тыльной стороны иглу в то отверстие, которое идет вторым по счету, провести иглу по тыльной стороне и вернуться опять ко второму отверстию. После этого иглу надо вывести на лицевую сторону и прошить второе отверстие, но уже сверху. Нить вытаскивается с тыльной стороны, и два ее конца закрепляются так, чтобы нитяные хвостики можно было заклеить бумагой (калькой).
5
На бумаге, наклеенной на нити, ставится печать организации, а также расписываются должностные лица (директор, главный бухгалтер). На картонную обложку наклеивается опись документов, которые подшиты в пачке. В ней следует указать наименование организации и ее структурного подразделения, поставить дату, указать срок хранения документов и архивный шифр, если он принят в вашей организации.

Совет 2: Как подшивать документы в архив

Важная документация - договора, счета-фактуры, акты - должна храниться в компании долго. Для некоторых ценных бумаг этот срок составляет пять или даже десять лет. Чтобы документы не помялись и не потерялись, их нужно правильно подшивать и архивировать.
Вам понадобится
  • - папки - скоросшиватели;
  • - прозрачные файлы - кармашки.
Инструкция
1
Чтобы подшить договор, дождитесь, пока он будет завизирован у всех заинтересованных лиц. Получите подписи генеральных директоров обоих сторон и проставьте печати. После этого снимите копии документа и раздайте их всем, кто имеет к нему отношение.
2
Дайте договору номер. Он должен содержать цифры и буквы. Например, 123-АБ. Поставьте число подписания документа.
3
Заведите журнал учета договоров. Вносите туда номер документа, дату подписания и юридическое лицо, к которому он относится. Номера должны идти по порядку, друг за другом, в зависимости от того, когда был подписан контракт.
4
Если в компании существует несколько юридических лиц, журнал учета договоров у каждого должен быть свой. Так вы избежите путаницы.
5
Положите договор в отдельный файл. Если договора встречные, их несколько, поместите все в один карман. Так будет легче сопоставить документы и найти их в случае надобности.
6
Вставьте файл в скоросшиватель и закрепите специальными держателями. Не стоит набивать его плотно, документы помнутся. Напишите на корешке папки юридическое лицо, документы по которому хранятся в ней, а также год их подписания.
7
После истечения трех лет папки с договорами можно отправить на склад. Сложите их в картонные коробки и поместите в место, не доступное для влаги. На упаковке также укажите юридическое лицо, к которому относятся документы, и год подписания контрактов.
8
Счета-фактуры и акты подшиваются так же, как и договора. Но, вместо бумажного журнала учета документов, лучше завести электронный. Например, в программе "1С: Бухгалтерия". Скачать ее бесплатно можно здесь: http://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Это позволит вам не только вести учет всем ценным бумагам, но и производить с ними различные операции - распечатывать дополнительные экземпляры, исправлять ошибки и т.д.
Видео по теме

Совет 3: Как сшить документы

Сшивание документов – распространенная в канцелярской и офисной среде процедура. Несмотря на то, что она кажется простой, существует специальный регламент, определяющий правила сшивания документов и их оформления. И эти правила следует знать, чтобы документы, отправленные на тендер или в архив, не были возвращены на дальнейшее оформление и перешивание.
Инструкция
1
Для обеспечения сохранности документов после прошивки, а также для того чтобы они хранились в правильном порядке, все листы кроме описи должны быть пронумерованы. Документы подшиваются в хронологическом или алфавитном порядке. Конверты с вложенными листами нумеруются раньше вложенных листов. Пустые листы исключаются из дела и уничтожаются, не нумеруясь.
2
Нумеруйте листы дела простым карандашом сверху вниз, оставляя номера в верхнем правом углу каждого листа, не затрагивая текст. Фотографии и графические материалы нумеруйте на обратной стороне в левом верхнем углу.
3
Если в документах встречаются какие-то карты, склеенные из нескольких листов, нумеруйте их как один лист, указывая число листов в склейке. В конце нумерации составьте заверительную надпись на отдельном листе. Укажите в ней количество листов и особенности отдельных документов, а также их физическое состояние.
4
Кроме того, для подшитого комплекта документов нужно составить опись. Не нумеруйте листы описи. В описи напишите название документа, впишите дату составления описи, аннотацию, определяющую назначение комплекта документов, а также перечислите все документы, учитывая количество листов. В конце описи впишите имя, фамилию и отчество составителя.
5
Обложка каждого дела должна иметь размеры 229х324 мм. На первом и последнем листе дела наклейте перед прошивкой полосы тонкого картона. Через эти полосы пропускается шнур. Для оформления дела используйте силикатный клей.
6
На левом крае полей, не затрагивая текстовое поле, сделайте три отверстия шилом или дыроколом симметрично по всей высоте листа, на расстоянии 3 см друг от друга. Для прошивки используйте прошивные нитки или банковский шпагат, а также прошивочную иглу.
7
Прошивайте документ два раза, чтобы обеспечить прочность комплекта. Из центрального отверстия на обороте последнего листа вытяните концы нитки и свяжите их узлом. Наклейте на дело наклейку с заверительной надписью, опечатав его и закрыв узел.
8
Оставьте свободными концы нитей. На заверительной наклейке должна быть четкая и различимая подпись руководителя, а также печать организации.
Видео по теме
Источники:
  • как сшить документ фото

Совет 4: Как сшивать папки

Когда в организации накапливается документация, требующая кратковременного или длительного хранения, необходимо систематизировать ее и сшить папки с мягким или твердым переплетом. В каждом конкретном случае могут быть свои требования к оформлению архива и последовательности работы, так как строгих законодательных стандартов в этой области не существует. Однако определены основные принципы, которых обычно придерживаются опытные делопроизводители.
Вам понадобится
  • - черный графитовый карандаш;
  • - канцелярское шило (или прибор УПД);
  • - струбцина;
  • - прошивочная игла;
  • - шнур или капроновая нить;
  • - ножницы;
  • - лист белой бумаги;
  • - канцелярский клей;
  • - обложка.
Инструкция
1
После экспертизы ценности документации пронумеруйте ее, поставив черным графитовым карандашом порядковый номер (в порядке хронологии) в верхнем правом углу каждого листа. Начинайте с первого разворота; титульную опись содержащихся документов и последний лист нумеровать не нужно. Следите за тем, чтобы цифры не зашли на текст.
2
Сделайте две пары отверстий специальным канцелярским шилом в середине левого поля каждого документа. Чтобы пачка бумаг не распалась, закрепите ее в струбцине. Как правило, делопроизводители размещают дыры по вертикальной линии, оставляя между каждой расстояние не менее 3 см. Если поле у листа узкое, можно приклеить к кромке белую полоску.
3
Воспользуйтесь специальным станком для прошивки документации (УПД). Это значительно сократит вашу работу, так как с помощью этого приспособления можно единовременно пробить стопку документов толщиной в 10 см. Внимательно прочитайте инструкцию и работайте осторожно – сверло сильно нагревается.
4
Начинайте сшивать папку с помощью специального банковского шпагата или прочных капроновых ниток и прошивочной иглы. Прошейте архив два раза для надежной фиксации. Свободные «хвосты» шнура (около 5-6 см) протащите через срединное отверстие на изнаночной стороне «книги» и сделайте крепкий узел.
5
Вырежьте из белой плотной бумаги круг (диаметром около 4 см) и заклейте им узелок. Клей используйте обычный канцелярский. Печатью захватите наклейку, под ней поставьте заверительную подпись и дату. Если папка была уже прошнурована без заверительной страницы, то ее допустимо вклеить на изнанку обложки.
6
Наденьте прошнурованную папку в специальную обложку или переплетите документы с помощью станка. Для долговременного архива рекомендуется подобрать твердую обложку, в остальных случаях годится и картонная «одежка» или из плотной мелованной бумаги. В любом случае это должно быть изделие деловой полиграфии, оформленное в соответствии с корпоративным стилем.
Обратите внимание
Перед тем как сшить папку, уберите с каждого листа все крепежные элементы: скобки, скрепки и булавки! Иначе вы повредите важные документы при шнуровке и переплете.
Полезный совет
Если листы документов больше формата А-4, сшейте их за один край и пронумеруйте в развернутом виде как обычно. У самостоятельных иллюстраций (диаграмм, чертежей и прочего) ставится цифру на обороте в верхнем уголке слева. Мелкие же документы рекомендуется вкладывать в прозрачный файл или конверт, после чего подшивать совместно с другими страницами папки.
Источники:
  • Архивная обработка дел (прошивка документов)

Совет 5: Как сшивать бухгалтерские документы

Первичные бухгалтерские документы организации являются источником подтверждения правильности исчисления налогов, платежей сотрудникам и других финансовых расчетов. От правильности их хранения в архивах зависит скорость получения информации при надобности.
Вам понадобится
  • - иголка;
  • - нитки;
  • - шило;
  • - печать организации.
Инструкция
1
Сшивать бухгалтерские документы нужно такими способами, чтобы исключить утерю, подлог или замену документов. Четких инструкций по данной процедуре не существует, каждая организация сшивает так, как считает нужным. Но все таки для правильного архивного хранения бухгалтерских документов, можно руководствоваться ГОСТом 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
2
Перед прошивкой с документов нужно удалить булавки и любые металлические скрепления. На левом поле документа делайте 5 отверстий дыроколом или шилом. Располагаться они должны по вертикали, строго у левого края листа для сохранения читаемости текста и возможности перелистывания страниц. Документы поместите в твердую обложку из картона.
3
Прошивайте документы шпагатом или толстыми нитками на 2 раза для надежности с помощью прошивочной иглы. Оставшиеся концы ниток нужно вытащить на обратной стороне документов, оставив 5-6 см, и завязать узлом.
4
Сверху на узел из нитки наклеивайте квадрат из тонкой папиросной бумаги 5х6 см. Концы нити должны остаться видны. Толстую бумагу лучше не использовать, т.к. должен быть виден завязанный узел. Для склеивания используйте силикатный или канцелярский клей.
5
Сверху на наклеенный квадрат ставится печать организации таким образом, чтобы она захватывала часть листа документа. На наклейке также ставится подпись руководителя организации или уполномоченного лица. Подпись должна быть отчетливо видна и различима, ставится только после высыхания клея.
6
Сохранность заверенной наклейки, оттиска печати и прошивочной нити, служит гарантом неприкосновенности ваших бухгалтерских документов.
Видео по теме

Совет 6: Как правильно и чем прошивать документы

Бухгалтерские документы и кассовые, протоколы и уставы, книги учета необходимо распечатывать и хранить на бумажных носителях. При этом их необходимо сшивать, чтобы в документах не перепутались страницы, не были утеряны или изъяты. С этой целью их прошивают. Суровыми нитками. Если прошивается документ или книга, дополнительно нить заклеивается наклейкой и заверяется печатью.

Подготовка к прошиванию и сшивание документов



Приготовьте листы документов или книги для прошивания. Подготовьте иголку и суровые нитки. Могут понадобиться дырокол, клей канцелярский, наклейка (бумага 4 на 6 см) и печать. Далее подготовьте документы, которые будут подшиваться. Разложите правильно листы, проверьте, в нужном ли порядке они сложены. Если сшиваются несколько листков, достаточно прокалывать иглой. Проведите строго вертикальную линию на месте прошивки, симметрично по центру отметьте 3 точки, между которыми строго по 3 см, и можете подшивать. Если документ особо важный, можно сделать пять отверстий для прошивки с интервалом по 3 см. Можно сделать отверстия дыроколом.

Для бухгалтерских документов, которые надо подшивать толстыми пачками, можно применить два варианта. Прокалывать частями и продвигать по нитке. Или делать прокол толстым длинным гвоздем и молотком. Прежде чем прошивать журнал учета чего-либо, пронумеруйте страницы от обложки до обложки. Далее воспользуйтесь гвоздем и молотком для прокалывания дырок. Или проколите шилом.


Чем и как сшивать документы




Прошивать документы в несколько листов можно обычными нитками, но лучше выбрать нитки прошивные (суровая нить). Пачки банковских документов лучше прошивать банковским шпагатом. Журналы – нитью суровой, ведь журнал скреплен сам по себе, а нить нужна для гарантии, что листы не будут вырваны.
Книга учета доходов и расходов должна быть пронумерована и прошита. На последней странице указываются данные по книге и ставятся подписи и печати (при наличии) предпринимателя и представителя налоговой.



Лучше прошивать документы два раза для надежности. Правильный вариант прошивки, когда начинается нить с тыльной стороны документа и туда же выводится остаток нити после прошивки. Сколько сантиметров нити оставлять на тыльной стороне? Сантиметров 5-7. Тогда удобно нить завязать узелком. Концы ниток должны быть примерно равными для последующей заклейки.


Оформление сшитого документа




Куда девать бухгалтерские документы после сшивания? Можно отправлять в шкаф или в архив. Работа с ними по прошивке завершена. А документы важные, к примеру, протоколы, надо подготавливать дальше. Для этого готовится наклейка из тонкой бумаги. Заранее распечатывается на ней текст следующего содержания: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью N листов». N – количество листов, указывается прописью и цифрами. Далее идет должность руководителя, наименование организации, собственно подпись и печать. Текст, понятное дело, печатается заранее, а подпись и печать ставится позже.
Книга учетов и доходов, которая велась в электронном виде, распечатывается по окончании отчетного периода, распечатки сшиваются и заверяются предпринимателем и представителем налогового органа.



Наклейка располагается на тыльной стороне документа так, чтобы ею были закрыты узелок из ниток и часть ниток. Кончики ниток выводятся за пределы наклейки и проклеиваются канцелярским клеем по всей поверхности наклейки. Только теперь можно подписывать руководителем и ставить печать. Такой же процедуре с наклейкой подвергаются журналы.
Источники:
  • как прошить ниткой документы

Совет 7: Как прошивать дела

Во многих организациях существуют строгие требования к систематизации документов и созданию архивов. Необходимо обеспечить сохранность дел и изолировать их от посторонних взглядов. Любой делопроизводитель компании обязан уметь прошивать дела, и делать это кропотливо и чрезвычайно аккуратно.
Вам понадобится
  • - Должностная инструкция
  • - Канцелярское шило или переплетный станок
  • - Шпагат или прочная нить
  • - Прошивочная игла
  • - Канцелярский клей
  • - Белая бумага
  • - Ножницы
  • - Линейка
  • - Ручка
  • - Печать (при необходимости сургуч)
Инструкция
1
Прошивать дела нужно в соответствии со своей должностной инструкцией. В любом случае, эта работа во всех компаниях проводится по общим принципам. Сначала вам нужно пронумеровать каждый документ по порядку. Не забудьте удалить с бумаг все скрепки, металлические скобки и булавки.
2
Начните шить дело так, чтобы листы потом можно было свободно прочитывать. Для этого проделайте канцелярским шилом четыре отверстия по вертикали в центре левого поля документов. Расстояние между дырками должны быть не меньше трех сантиметров. Удобно использовать специальный настольный станок для прошивки и переплета документов формата А-4. С его помощью сформировать нужные папки не составит труда – он может сразу просверлить стопку бумаги толщиной до 10 см.
3
Используйте для шнурования документов специальную прошивочную иглу, а также банковский шпагат или же прочные капроновые нити. В крайнем случае, можно в несколько раз сложить обычные нитки. Обычно документы прошивают два раза подряд, чтобы листы надежнее крепились. Это особенно важно, если дело готовится к вечному архиву.
4
Оставьте свободные концы у нити или шпагата около 6 см. Их нужно будет протащить через центральное отверстие на изнанке последнего документа и крепко завязать узлом.
5
Заклейте канцелярским клеем узелок и кончики ниток кружком (диаметром около 4 см) или же квадратом (размером 4 на 5 см). Фигуру необходимо вырезать из плотной бумаги белого цвета.
6
Поставьте печать таким образом, чтобы она частично зашла на бумажную наклейку, а одним краем - на последний лист сшитого дела. Можно также залить это место сургучом.
7
Дождитесь полного высыхания клея. Потом непосредственно под поставленной печатью укажите количество подшитых листов в деле и поставьте подпись должностного лица. Добавьте заверительную надпись и укажите дату заверения. Так же подшиваются копии документов из несколько листов, при этом необходимо поставить печать с подписью, датой и надписью «Копия верна».
8
Переплетите дело, предназначенное для временного хранения, в мягкую обложку, а документы для долговечного архива – в твердую. Укажите на сшитом деле крайние даты.
Обратите внимание
Осторожно работайте со сверлом переплетного станка – во время эксплуатации оно сильно нагревается, и вы рискуете обжечься.
Источники:
  • Как прошить документы

Совет 8: Как сшить сапожки для собаки

Обувь для собак – это вовсе не предмет роскоши и прихоть сумасшедших хозяев. В жизни животного может возникнуть немало ситуаций, когда сапоги просто необходимы для защиты лап. Животное может пораниться, заболеть, да и суровая зима совсем не благоприятствует для прогулок босиком. Необязательно покупать обувь в магазине, где цены чрезвычайно высоки, вы можете сами сшить сапоги для домашнего любимца.
Вам понадобится
  • - сантиметр;
  • - нитки;
  • - материал для голенища;
  • - войлок;
  • - булавки;
  • - иголки;
  • - материал для подошвы;
  • - резинки.
Инструкция
1
Определите размер лапы собаки. Это можно сделать, обведя конечность карандашом на листке бумаги. Затем замерьте полученный шаблон сантиметром. Обязательно нужно определять размер у обеих пар лап, поскольку передние чуть больше задних. Измерьте также высоту от ступни до запястного сустава и ширину голенища.
2
Постройте выкройки. Для ступни подойдет шаблон, с помощью которого вы измеряли ступню, только добавьте еще 1 см для припуска. Выкройка для голенища делается следующим образом: нарисуйте прямоугольник, равный высоте длине лапы до запястного сустава, а в ширину – размеру голенища. Обязательно добавьте 1 см на припуск (для крупных собак 2 см). Отметьте расположение суставов. Если фиксировать обувь вы будете с помощью резинки, то добавьте к выкройке длину кулиски (она равна ширине резинки + 1 см).
3
Вырежьте выкройки и приметайте к ткани легкими стежками или прикрепите булавками. Теперь по выкройке раскроите заготовки для пошива сапог.
4
Сшейте подошву. В качестве основного слоя возьмите прочный прорезиненный материал, к нему пришейте войлок, а внутреннюю часть подошвы выполните из мягкого трикотажного материала, чтобы лапам было комфортно. Чтобы избежать промокания подошвы в дождливую погоду, покройте края клеем и прикрепите целлофан. Украсить подошву можно крупными стежками из разноцветных ниток.
5
Сформируйте голенище. Если вы планируете использовать сапоги в прохладное время года, то используйте 2 слоя материи. Внутрь вшейте мягкий материал и покройте его сверху тканью, не пропускающей влагу. К верху голенища пришейте кулиски и вставьте резинки для фиксации. Чтобы защитить пальцы и пятки от ушибов, обшейте эти места на сапогах твердым материалом.
Обратите внимание
Внутреннюю часть сапога желательно делать без швов, чтобы не раздражать лапы животного.
Полезный совет
Вы можете украсить сапоги по своему усмотрению, например необычной вышивкой или изящным бантом, покрывающим фиксатор.
Обратите внимание
Устройство для прошивки документов или архивный станок используется в делопроизводстве и предназначается для быстрого и удобного прошивания больших пачек бумаг. С таким устройством можно работать прямо за столом, оно очень простое и существенно упрощает процесс архивации.
Источники:
  • какие нужны документы для архива
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше