Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся сотрудников подлежат передаче в архив. Перед сдачей документов их необходимо подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку. Делать это должен уполномоченный сотрудник отдела кадров.
Как оформить дела при сдаче в архив
Вам понадобится
  • - папка;
  • - все документы;
  • - карандаш;
  • - опись;
  • - сдаточная опись.
Инструкция
1
Для передачи дела уволившегося сотрудника в архив разложите документы в обратном хронологическом порядке. Это означает, что при трудоустройстве вы составляли личное дело, первым листом которого являлось заявление о приеме на работу. При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение.
2
Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов. В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника. Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д. Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника.
3
Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу. Делать это необходимо простым карандашом. Сверху подшейте опись, подпишите папку, поставьте буквенный код по начальной букве фамилии сотрудника, а также на переплете папки крупными цифрами год увольнения с вашего предприятия.
4
Учет года увольнения вы можете проводить по одному сотруднику или по нескольким, уволившимся в один год. Если вы проводите учет по нескольким сотрудникам, то сложите все папки личных дел в одну общую папку и подпишите год увольнения на переплете. В одной папке можно хранить не более 250 листов. Каждое комплексное дело формируйте не только по году увольнения, но и по алфавиту фамилий.
5
При передаче всех дел в архив составьте сдаточную опись. В первой графе укажите порядковые номера дел, во второй индексы всех дел по номенклатуре. Третья графа заполняется по наименованию заголовков, четвертая – по датам, пятая – по количеству листов, шестая – по срокам хранения, седьмую графу вы можете заполнить, если имеются примечания или дополнения.
Обратите внимание
Личные дела сотрудников хранятся в архиве в течение 75 лет с момента поступления. При необходимости из них выдаются справки для оформления пенсии, подтверждения стажа или иных сведений, но только лично уволившемуся сотруднику или по постановлению суда.

Совет 2: Как оформить резюме

Работодатель при выборе соискателей на замещение вакансии предпочитает проводить первоначальный отбор по резюме. Эта бумага представляет вас еще до собеседования, поэтому резюме должно быть составлено так, чтобы работодатель был убежден в полном соответствии ваших деловых качеств, знаний и умений требованиям свободной вакансии.
Как оформить резюме
Инструкция
1
Перед составлением резюме необходимо определить его четкую структуру. Красиво и правильно оформленный текст любого документа лучше воспринимается и анализируется. Разные блоки информации должны описывать свою конкретную тематику.
2
В начале резюме следует расположить личные данные, включающие в себя полную информацию об имени, фамилии, отчестве, возрасте соискателя. Также должны быть указаны актуальные контактные данные.
3
Наименование должности, на которую вы претендуете, должна быть указана сразу после личных данных. Здесь необходимо обратить внимание на полное совпадение наименования вакансии, которое указывается работодателем, так как ошибочное написание может оставить неправильное впечатление о резюме.
4
Далее - информация о себе как о специалисте, полностью соответствующем данной вакансии. Приведите информацию о ваших знаниях и умениях, а также основных навыках, которые являются наиболее важными для получения работы.
5
Важны информационные данные об образовании. Принято указывать учебные заведения и форму обучения в обратном порядке, начиная с последнего места учебы. Кратко сообщается о полном наименовании образовательного учреждения, о дате поступления и его окончания, а также о присвоенной квалификации.
6
Следующим пунктом необходимо расположить опыт работы. Как правило, менеджера по персоналу интересует информация о последних местах работы за период от пяти до десяти лет. При описании опыта указывать информацию необходимо конкретно и кратко, а также желательно указать, помимо выполняемых ранее обязанностей, ваши достижения.
7
Дополнительные сведения указываются в основном только в том случае, если этого требует специфика будущей работы. Такая информация может включать в себя: наличие водительского удостоверения, владение иностранными языками, опыт работы с компьютерной и оргтехникой и так далее. В дополнительных сведениях также допускается указывать краткую информацию о семейном положении, об активных увлечениях.
Обратите внимание
Для удобства ознакомления с данными соискателя рекомендуется размещение всей информации на одном печатном листе. Необходимо оформить резюме с помощью разборчивого и хорошо читаемого шрифта на белом фоне (допускаются различные светлые цвета фона). Желательно использовать форматирование текста для создания внешней его привлекательности.
Полезный совет
При отправке резюме по электронной почте правилом хорошего тона считается совпадение электронных адресов: адреса, с которого идет отправка сообщения и адреса, указанного в резюме в разделе контактных данных.

Электронное сообщение должно содержать сопроводительный текст и приложенный файл с резюме, имеющий имя в виде вашей фамилии. В сопроводительном письме можно подчеркнуть свою заинтересованность в вакансии и готовность к сотрудничеству.

При составлении резюме зайдите на сайт предполагаемого места работы и постарайтесь найти информацию о предпочтительной его форме и требованиях, предъявляемых к оформлению.

Совет 3: Как оформить документы для сдачи в архив

Оформление документов для сдачи в архив осуществляется после завершения года. Таким образом подготавливают документы к хранению в связи с установленными правилами. В зависимости от сроков хранения, а также ценности документов, дела оформляются полностью или по упрощенной системе.
офрмление документов
Инструкция
1
Составьте номенклатуру дел для документов временного хранения (до 10 лет включительно). Проверьте правильность формирования дела (нет ли там документов с постоянным сроком хранения). Дела оставьте на скоросшивателях, они должны быть систематизированы по номенклатуре дел и нумеровать их не требуется. В архив дела сдаются по номенклатуре дел.
2
Для дел долговременного хранения (свыше 10 лет)осуществляется:
1. Переплет дела ( подшиваются в твердую папку или обложку прочной ниткой в четыре прокола или могут быть переплетены).
2. Нумерация листов (осуществляется черным графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа).
3. Составление заверительной надписи (указываете сколько подшито листов, имеются ли повреждения, подписываете и ставите дату).
4. Составление внутренней описи документов (для дел с особо ценными документами, личных, судебных и следственных дел и др.). В конце описи укажите количество документов в деле и количество листов описи.
5. Оформление всех реквизитов обложки дела (наименование учреждения, структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела.
3
На документы постоянного или долговременного срока хранения составьте опись. Она должна включать в себя индивидуальный номер дела, а также раскрывать в заголовке дела его содержание и состав. В описи также обязательно должен быть указан срок хранения дела. Укажите количество дел и номер первого и последнего дела, поставьте подпись и дату. На дела по личному составу составляется отдельная опись.
4
Сдайте подготовленные дела в архив. Работник архива в вашем присутствии проверит по номенклатуре или описи количество дел, сделает заверительную надпись, отметит номера отсутствующих дел, поставит дату приема-передачи дел. Опись скрепляется подписями лиц, осуществившими прием-передачу дел.
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500