Инструкция
1
Первым этапом подготовки документов к передаче в архив является экспертиза ценности документации, целью которой является выявление документации, подлежащей уничтожению, и документации, подлежащей хранению, а также определение сроков хранения той или иной документации. После экспертизы проводится оформление дел и подготовка описей по архивируемым документам.
2
Для проведения оценочной экспертизы документации в организации выбирается экспертная комиссия, которая и проводит экспертный отбор документации на передачу в архив.
3
После выбора документации, подлежащей хранению, ее следует оформить согласно действующим правилам архивации. Существуют специализированные компании, предлагающие услуги по оформлению документов в архив, но в целом, справиться с этой задачей можно и своими силами.
4
Документы для хранения объединяются в дела, общее количество листов в одном деле не может быть более 50. Дела, предназначенные для постоянного хранения, необходимо подшивать в твердый переплет. Нумерация листов осуществляется простым карандашом, номера страниц проставляют в правом верхнем углу. В конце каждого дела, отдельным листом должна быть приложена заверительная надпись (количество листов в деле, заверенное подписью составителя).
5
На обложке дела, предназначенного для постоянного хранения, необходимо указать официальное название организации, номер данного дела в соответствии с номенклатурой организации, наименование дела, количество подшитых листов, срок, до которого необходимо хранить данное дело, либо указать, что оно подлежит постоянному хранению, номер архива, в который передается дело, номер описи и самого дела в данном архиве.
Обложка должна заполняться разборчиво с помощью светостойких чернил.