Инструкция
1
Ориентируйтесь на цель переписки и придерживайтесь ее в письме. Для этого необходимо, в первую очередь, понимать, что любое общение преследует за собой необходимость информирования собеседника или его убеждения. В зависимости от той или иной ситуации, акцент может быть смещен в одну из сторон.
2
Создайте в глазах собеседника позитивный деловой имидж. Этим шагом ни в коем случае нельзя пренебрегать или относится к нему халатно, так как сформировавшееся отношение к отправителю письма после даже беглого прочтения останется в памяти у адресата надолго. На деловой имидж письма влияют шесть основных критериев, таких как: грамотный выбор темы письма, время ответа на письмо, правильное персональное обращение, выражение признательности за прочтение письма, завершение письма на позитивной ноте и грамотная подпись отправителя.
3
Формируйте лояльное отношение клиента к себе или своей компании в письме. Как заявляют маркетологи, около 80% прибыли компании приносят ее постоянные клиенты, поэтому к их требованиям необходимо относиться особо трепетно. Для повышения лояльности постоянных клиентов следует контролировать в письме следующие три момента: проявлять внимание к потребностям клиента, использовать в тексте письма лексику адресата и подчиняться логике адресата. Лишь став ближе к клиенту, отправитель сможет в полной мере удовлетворить его пожелания.
4
Разделяйте письмо на смысловые компоненты. В этом случае оно будет звучать более убедительно для адресата. Всего таких компонентов три: информация о том, что предлагает отправитель, четкое сообщение о том, какую пользу получит адресат, и убедительные аргументы в доказательство главных положений письма.
5
Структурируйте предложения так, чтобы они четко отвечали нормам языка, на котором они написаны. Эта особенность написания влияет на восприятие человеком информации. Члены предложения расставляйте в простейшем принятом порядке для того или иного языка. Сами предложения должны быть лаконичными и простыми для восприятия. Ставьте между абзацами дополнительные промежутки для упрощения восприятия информации читателем.