Инструкция
1
Ориентируйтесь на цель переписки и придерживайтесь ее в письме. Для этого необходимо, в первую очередь, понимать, что любое общение преследует за собой необходимость информирования собеседника или его убеждения. В зависимости от той или иной ситуации, акцент может быть смещен в одну из сторон.
2
Создайте в глазах собеседника позитивный деловой имидж. Этим шагом ни в коем случае нельзя пренебрегать или относится к нему халатно, так как сформировавшееся отношение к отправителю письма после даже беглого прочтения останется в памяти у адресата надолго. На деловой имидж письма влияют шесть основных критериев, таких как: грамотный выбор темы письма, время ответа на письмо, правильное персональное обращение, выражение признательности за прочтение письма, завершение письма на позитивной ноте и грамотная подпись отправителя.
3
Формируйте лояльное отношение клиента к себе или своей компании в письме. Как заявляют маркетологи, около 80% прибыли компании приносят ее постоянные клиенты, поэтому к их требованиям необходимо относиться особо трепетно. Для повышения лояльности постоянных клиентов следует контролировать в письме следующие три момента: проявлять внимание к потребностям клиента, использовать в тексте письма лексику адресата и подчиняться логике адресата. Лишь став ближе к клиенту, отправитель сможет в полной мере удовлетворить его пожелания.
4
Разделяйте письмо на смысловые компоненты. В этом случае оно будет звучать более убедительно для адресата. Всего таких компонентов три: информация о том, что предлагает отправитель, четкое сообщение о том, какую пользу получит адресат, и убедительные аргументы в доказательство главных положений письма.
5
Структурируйте предложения так, чтобы они четко отвечали нормам языка, на котором они написаны. Эта особенность написания влияет на восприятие человеком информации. Члены предложения расставляйте в простейшем принятом порядке для того или иного языка. Сами предложения должны быть лаконичными и простыми для восприятия. Ставьте между абзацами дополнительные промежутки для упрощения восприятия информации читателем.
Видео по теме
Полезный совет
Для того чтобы корректно ответить на агрессивное письмо, необходимо разделить его на две части: бизнес составляющую и, собственно, саму гневную часть. После чего следует ответить на эти части отдельно и максимально лояльно.