Совет 1: Как утвердить график отпусков

В соответствии со статьей 123 ТК РФ ответственный представитель кадрового делопроизводства обязан за две недели до нового года составить и утвердить график очередных отпусков всех сотрудников предприятия. Утвердить график, значит ознакомить с ним весь работающий персонал и получить резолюцию руководителя «Утверждаю».
Вам понадобится
  • - график отпусков унифицированной формы Т-7.
Инструкция
1
Начинайте составлять график намного раньше периода, указанного в трудовом законодательстве, так как за две недели до нового года все уже должно быть готово, внесено в бланк унифицированной формы Т-7 и зарезервировано у руководителя. Если проверка Гострудинспекции обнаружит, что сроки составления графика пропущены, вы получите административный штраф.
2
Если у вас большое предприятие, отдельно составляйте график для разных структурных подразделений. При внесении в график периода очередного отпуска вы обязаны учитывать пожелания сотрудников, служебную необходимость, наличие вредных условий на производстве и другие параметры особенностей предприятия. График должен быть составлен с учетом того, что основная часть персонала выражает желание пойти в отпуск летом, но при этом вы обязаны распределить отпуск всем сотрудникам рационально, чтобы в летний период ваше предприятие не пустовало и не терпело убытки от недостатка кадров.
3
Также вы обязаны учитывать, что график отпусков – это расчет рабочего периода не за календарный год, а за рабочий период, поэтому вновь устроившемуся сотруднику вы можете предоставить отпуск и включить этот период в график только через 6 месяцев. Второй и последующий отпуск вы имеете право предоставить в любое время, но не ранее начала рабочего года. Началом рабочего года считается первый день работы после окончания новогодних каникул (статья 121 ТК РФ).
4
В составление графика может участвовать первичная или независимая профсоюзная организация и вносить свои корректировки с учетом пожеланий сотрудников.
5
Ознакомьте всех сотрудников с составленным графиком под расписку. Представьте документ руководителю предприятия. Получите под графиком число, подпись и резолюцию «Утверждаю».
6
Вы в любой момент можете внести в утвержденный график поправки и корректировки с учетом ситуации и изменившихся условий. Все изменения вносите в соответствующие колонки формы Т-7, и каждый раз предъявляйте документ для ознакомления и подписи руководителю предприятия.

Совет 2: Как составлять график отпусков

Согласно статье №123 Трудового кодекса Российской федерации, на предприятии необходимо составление графика отпусков.



В данном кадровом документе указывают данные по распределению ежегодных отпусков всех сотрудников предприятия. Составлять его нужно каждый год, утверждает этот документ руководитель предприятия, не позднее, чем за 14 дней до наступления следующего календарного года. Если и случилось так, что график был создан после наступления нового года, то дату в нем все равно нужно поставить «задним» числом.



Правила составления графика:

 



  1. Как правило, составлять график отпусков, следует согласно структурным подразделениям предприятия

  2. Необходимо учесть пожелания сотрудников, удобное для них время отпуска а также совпадение их с производственными возможностями.

  3. Затем график согласовывается с руководителем конкретного подразделения

  4. Утверждение графика руководителем всего предприятия, при этом создание какого-то специального приказа не требуется.


составлять график отпусков лучше по предусмотренной для него единой форме № Т-7.

 



  1. В этой форме по порядку указываются все сотрудники, включая тех, кто работает по совместительству (в третьей графе)

  2. Во второй графе таблицы указываются должности сотрудников, согласно штатному расписанию

  3. В четвертой графе следует указать табельные номера работников, если таковые имеются на предприятии, если же нет – графа остается не заполненной

  4. В пятой графе нужно указать сколько календарных дней отведено для будущего отпуска. Всего за рабочий год работник имеет право взять до 28 календарных дней.

  5. В шестой графе указывается дата, с которой сотрудник идет в отпуск, дату конца отпуска вписывать не нужно. Однако, если предстоящий отпуск будет использоваться не полностью, а частично, то нужно указать временные промежутки

  6. Оставшиеся графы, шестую и седьмую заполняют в течение рабочего года. Седьмая графа будет заполнена после конца отпуска по факту, а восьмая и девятая графы заполняются, если требуется перенесения отпускного периода на другое время

  7. В последней, десятой графе, указываются любые необходимые пометки, касательно отпуска.

Видео по теме

Совет 3: Как сделать график отпусков

Каждый сотрудник, работающий в рамках трудового договора, имеет право на ежегодный опаливаемый отпуск. Согласно трудовому законодательству, каждая организация должны иметь график отпусков (форма №Т-7). Это локальный нормативный документ содержит очередность их предоставления. Ведение графика обязательно для всех компаний.
Инструкция
1
Сначала следует заметить, что график отпусков должен быть оформлен не позднее двух недель до наступления нового календарного года. Также вы должны учесть, что в данном локальном нормативном акте имеется информация не только об основных отпусках, но и дополнительных, которые предоставляются сотрудникам, работающим с вредными и опасными условиями труда.
2
Когда планируете отпуска, учитывайте, что их продолжительность должна быть не менее количества дней, установленных российским трудовым законодательствам. Так, например, несовершеннолетние имеют право на отпуск длиною в 31 день.
3
Также по желанию работника отпуск может быть разделен на части, но при этом одна из них не должна быть менее 14 дней. Отпуск может быть предоставлен после 6 месяцев непрерывного стажа.
4
Конечно, лучше предоставлять отпуск по желанию работника. Для этого попросите персонал написать заявления с желаемой датой отпуска. В том случае, если штат достаточно большой, поручите начальникам подразделений собрать сведения, а после «подбить» их в списки. Также для сбора вы можете использовать специально разработанные анкеты.
5
Запомните, что пожелания некоторых категорий работник нужно учитывать прежде всего. К ним относятся: несовершеннолетние, беременные женщины, супруги военнослужащих, совместители, ветераны и другие.
6
После того, как данные собраны, переходите к составлению формы №Т-7. Первое, что вам необходимо сделать – заполнить «шапку» документа. Для этого укажите полное наименование организации, код по ОКПО, порядковый номер документа, дату составления и год, на который составляется график.
7
Ниже вы увидите таблицу, в которой имеется 10 граф. В первой укажите наименование структурного подразделения, в котором числится сотрудник, например, транспортное. Затем напишите его должность, согласно штатному расписанию. В третьей графе укажите ФИО работника и далее - табельный номер. Информацию об отпуске внесите в графы 5-10, при этом 8-10 заполнять необязательно. В них вносится информация в случае перенесения отпуска.
8
После этого подпишите график у руководителя отдела кадров. После этого данный локальный нормативный документ утверждается руководителям организации, для этого в начале формы есть строки, где он должен поставить роспись, сделать расшифровку и указать дату утверждения (помните, что утверждать форму нужно не позднее двух недель до наступления года).
9
Вы можете ознакомить сотрудников с данным графиком, но это необязательно. Если вы все-таки решили проинформировать их, составьте к нему лист ознакомления. Помните, что вы должны сообщить работнику о начале отпуска не позднее чем за две недели до его наступления.

Совет 4: Как вести кадровую работу

Кадровая работа является комплексом организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника. Обязанности и структура отдела кадров можгут быть различными в зависимости от вида деятельности компании. Оформление кадровых документов возлагается на специалиста, уполномоченного на это руководителем или бухгалтерией.
Инструкция
1
Заведите отдельную тетрадь. В ней вы будете вести учет личного состава и документации. Вносите данные о вновь принятых, уволенных работниках, сюда же можете вложить график отпусков. Еще один журнал можно отвести под инструктаж, контроль соблюдения дисциплины труда.
2
Контролируйте мероприятия по повышению квалификации работников. Своевременно проводите аттестацию. Обязательно формируйте кадровый резерв, записывайте данные специалистов, которые к вам обращаются по поводу работы. В некоторых случаях такие данные могут очень пригодится. Соблюдайте трудовые и социальные права работников, следите, чтобы оплачивались больничные листы, декретный отпуск, основной отпуск предоставлялся в соответствии с графиком, заключаемым и утверждаемым руководством в начале года. Вовремя предупреждайте конфликты в коллективе, проверяйте нагрузку каждого работника.
3
Разработайте штатное расписание. Храните его в легкодоступном месте, чтобы при необходимости несложно было воспользоваться. В сейф уберите личные дела работников, их трудовые книжки. Попросите печать организации, на отдел кадров возлагается обязанность по выдаче справок и копий документов. Для оформления командировок понадобятся соответствующие удостоверения.
4
Подготавливайте сведения для поощрения работников, купите бланки грамот, организуйте, привлекая бухгалтерию, материальное поощрение особо отличившихся коллег. Вам будет необходимо привлекать работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
5
Выполняйте запросы о трудовом стаже работников, ведите статистику, организуйте табельный учет. Необходимо контролировать отправление данных в налоговую службу, пенсионную организацию. Обеспечивайте коллег страховыми полисами.
6
Делайте предложения руководству по совершенствованию собственной работы. В случае необходимости представляйте в установленном порядке интересы организации во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями и учреждениями. Проводите совещания и участвуйте в совещаниях, проводимых по поводу работы вашего отдела.
7
Обеспечивайте сохранность имущества, находящегося в вашем кабинете, соблюдайте правила пожарной безопасности. Заполните на каждого работника должностную инструкцию и ознакомьте коллег под роспись с содержимым документа.
Видео по теме
Источники:
  • как вести кадровый учет

Совет 5: Как вести дела по кадрам

Руководители организаций, имеющие в штате сотрудников, должны вести дела по кадрам. Согласно Трудовому кодексу, каждое предприятие обязано оформлять локальные нормативные акты. Некоторые работодатели принимают на работу сотрудников, осуществляющих учет и оформление персонала.
Инструкция
1
Вы как руководитель организации должны оформить и утвердить Правила внутреннего трудового распорядка. Здесь прописывается режим рабочего времени и время отдыха. В локальном документе указывается порядок приема и увольнения сотрудников, обязанности и ответственность сторон. При составлении документа ссылайтесь на Трудовой кодекс.
2
Оформите Положение о защите персональных данных сотрудников и работодателя. Здесь пропишите порядок получения, обработки и хранение конфиденциальной информации. В локальном акте указывается и мера ответственности каждой из сторон. При составлении ссылайтесь на главу 14 Трудового кодекса.
3
Составьте инструкцию по технике безопасности. Здесь пропишите те условия, которые относятся к должностям и характеру работы, например, при работах на кабельных опорах или для монтеров пути.
4
Еще одним обязательным документом является штатное расписание, которое имеет унифицированную форму №Т-3. Здесь укажите все структурные подразделения, должности, количество единиц в штате, размер окладов, надбавки.
5
Оформите график отпусков, составляйте его в середине декабря, то есть до наступления нового календарного года. Он имеет унифицированную форму №Т-7. Утверждается руководителем организации.
6
Если на вашем предприятии используется сменная работа, составьте график сменности. Разрабатывает и утверждает его руководитель организации за месяц до вступления нормативного документа в силу. Если в отношении сотрудников применяется сдельная оплата труда, оформите положение о нормировании труда и о нормах выработки.
7
Помимо вышеперечисленных обязательных документов вы можете оформить положение о структурных подразделениях и должностные инструкции. Утверждаются они руководителем организации и подписываются сотрудниками.
8
Существует и так называемый коллективный договор. Здесь прописываются такие условия, как формы и размер оплаты труда, продолжительность рабочего времени и отдыха, медицинское обеспечение сотрудников и другие.
9
Также вы обязаны заключать с сотрудниками трудовые договора. Оформляйте на них личные карточки и дела, которые хранятся в отделе кадров. Помимо этого составляйте распорядительные документы (приказы) на своих работников, вносите сведения в трудовые книжки.
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше