Как составить график отпусков

В конце календарного года перед работодателем встает вопрос – как составить график отпусков так, чтобы учесть интересы производства, требования законодательства и пожелания сотрудников. Этот документ должен отражать время и продолжительность отпусков всех сотрудников данного предприятия. Отсутствие графика может повлечь за собой штраф согласно ТК РФ.

Наличие утвержденного графика отпусков позволит избежать споров с сотрудниками по поводу ухода на отдых и предупредит нарушения нормальной работы фирмы.

Порядок составления графика отпусков

Чтобы правильно составить график отпусков следует учесть несколько моментов:

1. Разработка проекта графика.

Определяется длительность и количество отпусков сотрудников согласно ТК и особенностям производственного процесса, учитываются пожелания работников.

Учитывается стаж работы на предприятии, недогулянные прошлогодние дни, дополнительные отгулы отдельным категориям работников.

Определяется очередность отпусков – берутся во внимание права льготников, совместителей (отпуск должен совпадать с основным), пожелания работников, которые не использовали часть отпуска с прошлого года, очередность ухода в популярное время (кто был в отпуске летом, получает отпуск зимой в следующем году и т.д.), чтобы соблюсти «равенство» всех сотрудников.

Как правило, количество сотрудников, которое одновременно может уйти в отпуск, вычисляется как отношение общей численности работников к 12 месяцам в году. При этом рекомендуется соблюсти еще несколько советов:

• не уходят одновременно руководитель и заместитель;


• накопившийся большой отпуск разбивается на части;


• не уходят одновременно специалист и его ИО;


• в подразделении должно всегда быть несколько работников;


• отпуск можно разбить на 2 части – в популярное и непопулярное время года.

Для составления графика важно определить, в какие периоды будет происходить расширение или наоборот, сокращение производства, сезонность наличия денежных средств, чтобы правильно его скорректировать.

2. Заполнение формы № Т-7.

Это стандартная форма, разработанная для графиков отпусков, заполненная руководителем кадрового отдела и утвержденная руководителем предприятия. За исполнением графика следят сотрудники кадровой службы.

3. Все работники предприятия должны быть ознакомлены с документом под подпись для избегания недоразумений и конфликтов.

4. Можно внести изменения в график по различным причинам – взаимное согласие работников на обмен датами, нежелание уйти по графику, форс-мажорные ситуации на предприятии, увольнение или прием на работу сотрудников. Все эти изменения должны быть отражены в документе.