Инструкция
1
Руководитель может планировать свое время сам или полностью или частично делегировать эту функцию секретарю-референту. В любом случае, без взаимодействия с секретарем не обойтись, так как именно он занимается подготовкой и организацией встреч, материалов к совещаниям, принимает входящие звонки. Более того, секретарь обычно держит в голове все известные ему планы руководителя и старается их распределить по рабочему времени, поэтому очень важно своевременно извещать секретаря об изменениях в своих планах.
2
Но не стоит надеяться исключительно на секретаря, важно самому научиться распределять свое время так, чтобы успеть сделать все намеченное. Хорошим способом является анализ каждого прошедшего часа с выяснением, что именно было сделано, и сколько времени на это ушло. Необходимо также выделить для себя основные глобальные задачи на посту руководителя, и основное рабочее время посвящать именно их решению. В любом случае наиболее важные задачи следует решать в первую очередь, так как известно, что за первые 20% рабочего дня решается 80% текущих задач, а остальное время тратится лишь на 20% работы.
3
Не позволяйте случайным событиям перечеркнуть ваш график. Лучше заранее заложить на них некоторое время в планах, это позволит вам с большей вероятностью успеть выполнить основные задачи. Планируя встречи, мероприятия, совещания, конференции исходите из реального времени, которое они потребуют с учетом подготовки, предварительного знакомства с материалами, спонтанных обсуждений и вопросов. Старайтесь разносить такие мероприятия по времени, чтобы начало следующей встречи не упиралось в окончание предыдущей, поскольку в таком случае вы часто будете вынуждены либо опаздывать, либо комкать финал.
4
В обязанности секретаря зачастую входит предварительное планирование на день и неделю, с учетом поступивших звонков, предложений, приглашений. Желательно в конце рабочего дня обсуждать с секретарем его представление о вашем графике, внося в него коррективы. Еще лучше делать это во второй половине дня, чтобы секретарь имел возможность внести изменения, сделать звонки с предложением перенести то или иное событие. Постоянный контакт с секретарем должен войти в привычку, ведь его график напрямую зависит от вашего, а многие мероприятия требуют предварительной подготовки с его стороны.
5
Анализируйте прошедшие рабочие дни с точки зрения эффективного распределения своего времени. Возможно, вы увидите решения, которые позволят вам успеть больше, например провести несколько встреч в одном районе или объединить какие-то мероприятия. Делайте записи о состоявшихся и планируемых событиях в ежедневнике.