Инструкция
1
Все документы, которые поступили в организацию, необходимо зарегистрировать в тот же день вне зависимости от того, каким путем они попали туда (по электронной почте, с курьером, по факсу и т. д.). Электронные письма нужно распечатать, телефонограммы — записать.
2
В графе №1 журнала указывают дату поступления каждого документа. В графе №2 - его регистрационный номер. Номер присваивают по порядку поступления, причем каждый календарный год начинают с единицы. Затем каждый доставленный документ проверяют: правильно ли его доставили, в целости ли упаковка. Если на ней нет пометки «лично», конверт или пакет вскрывают и проверяют содержимое. Если есть опись — сверяют с ней. Если не хватает каких-то указанных документов — нужно составить соответствующий акт, а в журнале входящей корреспонденции поставить пометку в разделе «Примечания». Количество листов с приложениями указывают в графе №3.
3
Вид корреспонденции вписывают в графу №4. Это может быть запрос, акт сверки, письмо, справка, телеграмма, уведомление и т. п. В следующих двух графах указывают отправителя и исходящий номер письма.
4
Краткое содержание отправления необходимо указать в графе №7. Например, «О предоставлении справки по задолженности Иванова А.А. банку» или «Заявление о перерасчете зарплаты Сидоровой В.В.».
5
Затем корреспонденцию раздают адресатам, а после получения резолюции ее вписывают в графу №8, указав в двух последующих исполнителя и срок исполнения документа. В «Примечаниях» указывают, что документ исполнен и куда он подшит.