Вам понадобится
  • - подотчетные суммы,;
  • - фактически произведенные расходы;
  • - перерасход или остаток подотчетных сумм.
Инструкция
1
Выдача денег на руки подотчетному лицу (сотруднику фирмы или доверенному лицу) требует оформления авансового отчета. В нем указывают израсходованные суммы, деньги, выданные в подотчет и остаток от них. К авансовому отчету прилагают документы, которые подтверждают произведенные расходы.
2
После авансовый отчет проверяет бухгалтерия и утверждает руководить. Только после этого в бухгалтерском учете списывается выданный аванс. Лица, которые получили наличные деньги под отчет, обязаны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах на протяжении 3-х рабочих дней после возвращении из командировки.
3
На предприятии нужно, чтобы был список работников, которые могут получать деньги под отчет. Ваши сотрудники должны знать, что деньги в подотчет можно выдавать только после сдачи предыдущих сумм, а также то, что один сотрудник не может передавать полученные в подотчет деньги другому лицу. Это поможет вам избежать проблем с налоговой инспекцией.
4
Заполнение авансовых отчетов регулируется постановлением Госкомстата, где четко выписано, что составлять авансовый отчет может только подотчетное лицо, обязательно подтверждая документ своей подписью.
5
При получении товара проследите за тем, чтобы кроме товарного чека на руках у подотчетного лица были обычные накладные и счета-фактуры с выделенным НДС Они нужны для того, чтобы фирма не теряла деньги на налоговых вычетах по НДС. Обратите внимание на наличие чеков кассового аппарата с подробной расшифровкой купленного.
Не забудьте о лимите расчета наличными, за перерасходование которых можно получить штраф (15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ).
6
Часто бухгалтерам приходится в официальном учете оприходовать деньги из «черной кассы». В таком случае, лучше оставляйте у работников в подотчете небольшие суммы, а после оформляйте аванс из кассы и перерасход.