Совет 1: Письмо-подтверждение: как составлять

Некоторые организации используют в своей работе деловые письма. Одним из них является письмо-подтверждение. Оно отправляется с целью подтвердить получение каких-либо материалов, информации и иных документов. Составляется оно в письменном виде и произвольной форме. Какой же порядок составления данного письма?
Письмо-подтверждение: как составлять
Инструкция
1
Письмо-подтверждение оформляйте на фирменном бланке организации, кончено, это не обязательно, но так будет лучше. В правом верхнем углу укажите реквизиты вашей организации, ниже напишите, кому адресуется данный документ, например, генеральному директору ООО «Восток» Иванову Ивану Ивановичу.
2
Многие организации регистрируют входящие/исходящие сообщения в журналах, поэтому целесообразно проставить порядковый номер корреспонденции и дату составления. Также оставьте пустую строчку под такие же реквизиты адресата.
3
Далее в центре укажите заголовок, то есть тему письма, например, об увеличении цен на услуги. После этого пишите имя или должность человека, к которому вы обращаетесь, например, Уважаемый господин Иванов. Помните, что никакие сокращения не допускаются.
4
Затем напишите цель письма, например, "доводим до вашего сведения, что мы ознакомились с вашим прайс-листом и готовы сотрудничать в дальнейшем".
5
Далее идет основная часть письма, но она не обязательна. Здесь вы можете указать условия, например, при соглашении на сотрудничество и иную информацию.
6
Далее идет заключительная часть письма-подтверждения, содержание которой зависит от степени вашего знакомства с адресатом, это могут быть фразы: «С уважением…», «Искренне ваш…» или же «С наилучшими пожеланиями…».
7
К письму-подтверждению могут составляться приложения, например, графики, какие-либо расчеты. Это делается для того, чтобы не нагромождать письмо лишней информацией и чтобы оно было легкочитаемым. В тексте же просто необходимо ссылаться на данные источники.
8
В конце письма руководитель должен поставить роспись и печать организации. Деловое письмо отправьте по почте или передайте лично в руки. Некоторые используют для этого электронную почту, что существенно экономит время.
Видео по теме

Совет 2 : Как составить письмо-подтверждение

При получении сведений, документации, достигнутых договоренностей компания должна написать письмо-подтверждение своему партнеру. Данный документ является служебным и должен содержать обязательные реквизиты сторон, подпись руководителя организации, печать предприятия, а также исходящий номер и дату составления письма.
Как составить письмо-подтверждение
Инструкция
1
В левом верхнем углу впишите полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами или фамилию, имя, отчество физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность, если фирма является индивидуальным предпринимателем.
2
Укажите адрес компании (почтовый индекс, область, город, населенный пункт, название улицы, номер дома, корпус, офис). Напишите идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет в налоговый орган, основной государственный номер налогоплательщика, код предприятия в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций.
3
Впишите номер контактного телефона компании, адрес электронной почты. Если у организации имеется герб, поставьте его в шапке документа.
4
Впишите исходящий регистрационный номер, дату письма-подтверждения, а также входящий регистрационный номер и дату документа, ответ на который составляется вашей организацией.
5
Напишите тему служебного письма. Название письма-подтверждения не указывается.
6
В правом верхнем углу письма-подтверждения укажите наименование предприятия, фамилию, имя, отчество руководителя компании, являющейся партнером, занимаемую им должность в дательном падеже.
7
Посередине листа обратитесь к руководителю компании-адресата по имени и отчеству. К примеру, «Уважаемый Иван Иванович!».
8
В содержании письма-подтверждения укажите, какую информацию или документацию вы получили. Впишите, что вы подтверждаете данный факт. Если вам на руки поступили документы, напишите их названия.
9
Право подписи письма-подтверждения имеет директор организации, который указывает занимаемую им должность, фамилию, имя, отчество, а также ставит личную подпись, заверяет документ печатью предприятия.
Источники:
  • Письмо-подтверждение

Совет 3 : Как написать подтверждение

Письмо-подтверждение – это проявление уважения к организации, которая обратилась к вам с каким-либо предложением. Даже если вы отвечаете отказом, подтверждение того, что вопрос не остался без внимания, даст вам возможность не обидеть оппонента и при необходимости вернуться к диалогу позже.
Как написать подтверждение
Вам понадобится
  • - реквизиты вашей компании;
  • - реквизиты компании адресата.
Инструкция
1
Если вы пишете письмо-подтверждение от лица компании или организации, делайте это на фирменном бланке. В шапке документа должны быть указаны наименование вашей фирмы, ее юридический адрес, основной государственный регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, контактные телефоны, иногда указывается сайт и электронный адрес компании. Вся эта информация должны быть расположена в верхнем левом углу листа формата А4. Если письмо направляется от частного лица, напишите свои фамилию, имя, отчество, адрес постоянного места жительства и контактные данные.
2
Напротив данных отправителя, справа, напишите данные адресата: наименование организации, почтовый адрес, должность и фамилию, имя, отчество человека, которому лично должно быть вручено это письмо-подтверждение.
3
Ниже слева укажите дату составления документа и его порядковый исходящий номер. Далее посередине напишите название письма, в котором должна быть отражена его суть и содержание вопроса. Например, «Подтверждение получения приглашения на семинар».
4
Далее напишите сам текст письма. Он должен быт лаконичным, конкретным, без лишних слов и эмоций. Ваша цель просто дать понять адресату, что его предложение либо принято, либо просто не осталось без внимания. Вы не обязаны своим письмом соглашаться с предложением, но можете проявить внимание и уважение, даже если даете отказ в чем-либо, самое главное – это обратная реакция для сохранения отношений. Вы можете просто подтвердить получение приглашения на какое-либо мероприятие или получение той или иной информации. В тексте письма обращайтесь к адресату по имени отчеству.
5
Письмо должно быть распечатано в двух экземплярах и подписано руководителем организации или отправителем, если у него есть на это право. Один экземпляр остается у вас, второй направляется адресату.
Видео по теме
Источники:
  • Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500