Инструкция
1
Письмо-подтверждение оформляйте на фирменном бланке организации, кончено, это не обязательно, но так будет лучше. В правом верхнем углу укажите реквизиты вашей организации, ниже напишите, кому адресуется данный документ, например, генеральному директору ООО «Восток» Иванову Ивану Ивановичу.
2
Многие организации регистрируют входящие/исходящие сообщения в журналах, поэтому целесообразно проставить порядковый номер корреспонденции и дату составления. Также оставьте пустую строчку под такие же реквизиты адресата.
3
Далее в центре укажите заголовок, то есть тему письма, например, об увеличении цен на услуги. После этого пишите имя или должность человека, к которому вы обращаетесь, например, Уважаемый господин Иванов. Помните, что никакие сокращения не допускаются.
4
Затем напишите цель письма, например, "доводим до вашего сведения, что мы ознакомились с вашим прайс-листом и готовы сотрудничать в дальнейшем".
5
Далее идет основная часть письма, но она не обязательна. Здесь вы можете указать условия, например, при соглашении на сотрудничество и иную информацию.
6
Далее идет заключительная часть письма-подтверждения, содержание которой зависит от степени вашего знакомства с адресатом, это могут быть фразы: «С уважением…», «Искренне ваш…» или же «С наилучшими пожеланиями…».
7
К письму-подтверждению могут составляться приложения, например, графики, какие-либо расчеты. Это делается для того, чтобы не нагромождать письмо лишней информацией и чтобы оно было легкочитаемым. В тексте же просто необходимо ссылаться на данные источники.
8
В конце письма руководитель должен поставить роспись и печать организации. Деловое письмо отправьте по почте или передайте лично в руки. Некоторые используют для этого электронную почту, что существенно экономит время.