Совет 1: Как писать протокол совещания

По окончании совещания следует составить протокол, чтобы зафиксировать повестку дня совещания, принятые решения, условия, на которых они будут осуществляться и др. Протокол важно оформить сразу после совещания, а не откладывать "на потом". Хорошо, если вести протокол может профессиональный секретарь. Однако если такого нет, этим могут заниматься и иные лица, знающие определенные правила ведения протоколов совещаний.
Как писать протокол совещания
Инструкция
1
Тот, кто ведет протокол совещания, должен быть в курсе всех решений прошлых совещаний, чтобы понимать логику принимаемых решений. Если вы ведете протокол на совещании, возьмите копии протоколов нескольких предыдущих совещаний. На совещании сразу же зафиксируйте вопросы, вынесенные на повестку дня.
2
Напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня, записывайте все мысли, высказанные в ходе совещания. Это можно делать кратко, ведь протокол окончательно будет оформлен не в ходе совещания, а после него. Смысл этих записей заключается в том, что с ними вы не упустите ни одной важной высказанной мысли. Также записывайте имена тех, кто высказывается, чтобы помнить, кто что сказал и по какой теме. Из высказываний записывайте лишь факты, а не личные мнения или предположения.
3
Само оформление протокола должно происходить сразу после совещания, чтобы не были забыты важные моменты или не были утеряны записи. Протокол должен содержать краткое описание совещания в деловом стиле. Для этого используйте косвенную речь, пишите все в прошедшем времени: "И.И. Иванов отметил, что...".
4
Содержание протокола должно состоять из:
1. "шапки" с указанием цели проведения и даты совещания, иногда также с указанием времени начала совещания;
2. списков присутствующих и не присутствующих лиц;
3. краткое содержание принятых решений - с указанием инициаторов этих решений.
Обратите внимание
Название организации. Дата. Повестка. Присутствующие (кол-во или поименно). Слушали. Постановили. Слушали. Постановили. Решение.
Полезный совет
Заголовок, дата и номер протокола. Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной. Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Как составить протокол совещания
Связанная статья
Как составить протокол совещания
Источники:
  • Образец протокола заседания технического совета

Совет 2 : Как писать протокол заседания

Протокол - это документ, в котором зафиксирован ход обсуждения и принятые решения на совещаниях, собраниях или конференциях. Протоколы составляются на основании записей, которые ведутся в ходе протоколируемого мероприятия. Это может быть стенограмма, аудиозапись или черновые записи секретаря. Также используются повестка дня, тезисы выступлений, проекты решений и списки участников. По правилам, протокол оформляется в течение трех дней после проведения заседания.
Как писать протокол заседания
Инструкция
1
Первая строчка - это полное наименование предприятия, на котором велось заседание. Вторая строчка - слово "ПРОТОКОЛ" заглавными буквами. После - дата протокола (учтите, что это дата заседания, а не день оформления документа), его регистрационный номер и город составления документа. Далее пишется заголовок - в левом углу с заглавной буквы укажите согласованное в родительном падеже со словом "протокол" определение вида заседания. Например, "Заседания руководителей структурных подразделений".
2
Следующий раздел - вводная часть протокола. После заголовка с абзаца напишите "Председатель:" и укажите фамилию и инициалы, также записывается "Секретарь:" ФИО. С новой строки напечатайте "Присутствовали:" и перечислите фамилии и инициалы участников в алфавитном порядке. Если присутствуют сторонние лица (не сотрудники организации), добавьте строку "Приглашенные:" с перечислением ФИО и организаций приглашенных. Если участников больше 10, то не перечисляйте их в протоколе, а напишите после "Присутствовали:" общее число человек и фразу "список прилагается". Список является неотъемлемым приложением к протоколу. Поле запишите номерной перечень обсуждаемых вопросов с указанием фамилий докладчиков.
3
Текст основной части протокола состоит из разделов с описанием хода обсуждения по каждому пункту повестки дня. Количество разделов соответствует количеству вопросов повестки дня, каждый раздел состоит из частей "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ". Если постановление предполагает голосование, то после формулировки решения запишите "Единогласно", или, к примеру, "За - 5, против - 1, воздержались - 2". Решение формулируется в повелительном наклонении, с указанием ответственного (исполнителя) и срока выполнения.
4
После оформления протокол подписывается председателем и секретарем.

Совет 3 : Как оформить протокол совещания

Протокол совещания – это документ, в котором содержится поэтапная запись обсуждения вопросов и того, какие решения были приняты. Документ составляется в течение последующих трех дней после совещания. Основные правила оформления протокола следующие.
Как оформить протокол совещания
Инструкция
1
Документ оформляется на основе черновых рукописных записей, аудиозаписи или стенограммы, которые секретарь ведет в ходе совещания, используются также материалы, подготовленные непосредственно для заседания: тексты выступлений, проекты решений, повестка дня и списки присутствующих.
2
На первой строке протокола записывается официальное название предприятия или организации. На второй – заглавными буквами вид документа ПРОТОКОЛ. Ниже – дата совещания (не день оформления записей), номер, присвоенный при регистрации, и место составления документа. Далее в нижнем левом углу заглавными буквами делается запись о виде совещания. Не забудьте согласовать в родительном падеже со словом «протокол». Например, «совещания руководителей отделов».
3
В вводной части документа указываются следующие данные: ФИО председателя и секретаря, количество участников совещания и специально приглашенных людей, повестка совещания. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, имеющих право голоса, записываются строго по алфавиту. При указании общего количества присутствующих, без перечисления фамилий в самом протоколе, сноска на список регистрации обязательна («список прилагается»). Список должен быть в приложениях к протоколу. В последнюю очередь записывается номерной перечень вопросов, обсуждаемых на совещании, с указанием фамилий докладчиков и выступающих.
4
Основная часть данного вида документа состоит из трех структурных частей, по количеству вопросов в повестке дня. Каждая часть строится по схеме: «слушали» или «выступили», «решали», «постановили» или «решили». В них записывается ход совещания и обсуждения по каждому пункту повестки. В части «выступили» иногда записываются вопросы и ответы. Например:
«Вопрос: Если будет принято решение о реорганизации предприятия, будут ли уволены сотрудники?
Ответ: Нет» (фамилии не нужно указывать)
В раздел «постановили» записываются и результаты голосования. Либо «Единогласно», либо «за» - 10, «против» - 4, «воздержались» - 3. Текст решения записывается в форме повелительного наклонения, обязательно указывается срок исполнения и исполнитель.
5
В конце оформленного протокола ставится подпись председателя и секретаря.

Совет 4 : Как составить повестку дня

Повестка дня представляет собой «скелет» собрания или совещания. Именно в ней задаются главные темы для обсуждения и основные направления дискуссий. Она устанавливает порядок проведения совещания, концентрирует внимание участников на профессиональном разговоре, не позволяет обсуждению перерасти в беспорядочный обмен мнениями.
Как составить повестку дня
Инструкция
1
Начните подготовку повестки дня сразу же после принятия руководством решения о дате и теме совещания. По «горячим следам» вам будет легче сформулировать ее пункты. Кроме того, у вас будет достаточно времени на исправление первого варианта, если руководитель захочет внести поправки.
2
Выделите в теме собрания основные и второстепенные аспекты. Не перегружайте повестку дня мелкими вопросами, которые можно решить в рабочем порядке. Оптимальный вариант – включить 1-2 существенных пункта, в обсуждении которых заинтересована большая часть коллектива, и оставить время для оперативного решения менее важных вопросов, в том числе возникших в ходе собрания.
3
Сформулируйте пункты повестки дня. Избегайте многозначных или неясных предложений. Вопросы в повестке дня делайте максимально конкретными. Прочитав их, участник совещания должен легко понять суть проблемы и цель ее обсуждения. Если у вас возникли трудности, обратитесь за помощью к специалисту, который будет выступать с основным докладом по данной теме.
4
Каждый пункт должен начинаться с предлога «о» или «об»: «Об инициативе отдела продаж по проведению субботника» или «О перераспределении функций между отделом маркетинга и пресс-службой» и т.д. Если на обсуждение выносится какой-либо регламентирующий документ, пункт может звучать следующим образом: «Об утверждении Устава предприятия» или «О внесении изменений в должностные инструкции сотрудников секретариата» и т.д. Вопросы информационного характера, не требующие обсуждения, снабдите соответствующим пояснением в скобках или через двоеточие. Например, «О перспективных направлениях книгоиздательской деятельности: Отчет заместителя генерального директора о командировке на семинар».
5
Структурируйте повестку дня. На практике применяются два способа расположения вопросов: от наиболее важных к менее важным и от незначительных к существенным. Каждый вариант имеет свои положительные стороны. В первом случае в начале совещания рассматриваются главные вопросы. Сотрудники проявляют больше активности, усталость еще не влияет на них. Но обсуждение первого вопроса может затянуться, времени на решение мелких, но важных проблем не останется. Если же собрание начинается с менее важных пунктов, сотрудники постепенно включаются в ритм и к моменту объявления главного вопроса вполне настроены на конструктивный диалог.
6
Напечатайте повестку дня в соответствии с требованиями делопроизводства, принятыми в вашей организации. Кроме собственно вопросов для обсуждения укажите дату, время, место проведения совещания, основных докладчиков, участников и приглашенных специалистов. Утвердите документ у руководителя организации. Оригинал повестки дня вы позже приложите к протоколу заседания. На основании утвержденной повестки подготовьте информационное письмо или объявления для сотрудников.
Видео по теме

Совет 5 : Как вести протокол заседания

Заседание – очень важная и ответственная форма делового общения, это не просто встреча, на которой происходит обмен мнениями. Заседание, как правило, готовится заранее, и тема его посвящена решению одного или нескольких вопросов, которые необходимо обсудить коллегиально, чтобы исключить их двоякое толкование и придти к консенсусу. Поэтому очень важно вести протокол заседания, в котором будет зафиксирован подробно его ход и те решения, которые были приняты.
Как вести протокол заседания
Инструкция
1
Основанием для оформления протокола являются черновые записи, которые во время заседания ведет «от руки» специально назначенный для этого секретарь. В качестве основания могут также использоваться стенограмма или звукозапись заседания и те материалы, которые были подготовлены его участниками: тезисы докладов, информационные справки, проекты решения, повестка дня и список приглашенных.
2
В протоколе обязательно укажите наименование организации, номер и дату, вид документа. В конце его должны стоять подписи секретаря и участников заседания, которые этим самым подтверждают верность его содержания.
3
Текст протокола заседания должен состоять из вводной и основной частей. В вводной части укажите фамилии председателя и секретаря заседания, а также перечислите участвующих в нем должностных лиц. Если это количество больше 15, то оформляется отдельный список, на который в тексте обязательно дайте ссылку. В вводной части также перечислите полностью все пункты обсуждаемой на заседании повестки с указанием докладчика и его должности. Вопросы на повестку выносятся по степени важности, начиная с самого насущного.
4
В основной части протокола каждый вопрос освящается отдельно, по каждому существует единая схема изложения: какой вопрос слушали, кто выступал, что решили или постановили. В разделе «Слушали» укажите фамилию докладчика и дайте краткие тезисы его выступления или ссылку на его текст, ели он имеется в бумажном виде.
5
В разделе «Выступили» перечислите выступавших и изложите краткую суть их выступления, в том числе и вопросы к докладчику. В разделе «Постановили» запишите принятое по существу данного вопроса решение. Сформулируйте его кратко и четко, его суть должна не допускать трактовок и двусмысленностей. В том случае, когда вопрос ставился на голосование, отразите его результаты.
6
Подпишите протокол и проставьте дату. Его датой является дата события, которое отражено в протоколе, а не дата создания этого документа.

Совет 6 : Как вести протокол собрания

Решение любого собрания имеет юридическую силу лишь в том случае, если оформлено протоколом. Протоколы родительских собраний, собраний собственников жилья или акционеров по содержанию, конечно, отличаются, но требования к форме всегда примерно одинаковы.
Лучше сначала написать протокол на черновике

Пишите на черновике


Во время собрания не всегда удобно набирать текст на компьютере, поэтому протокол можно сначала написать на черновике. Некоторые данные можно внести до начала собрания. Сверху напишите слово «Протокол», чуть ниже – название собрания и дату. Еще ниже слева напишите слово «Присутствовали». Если предполагается, что решение должно приниматься квалифицированным или простым большинством голосов от списочного состава, укажите, сколько человек должно было присутствовать. Это важно, например, если речь идет о собрании собственников жилья, которые должны принять решение о способе управления домом, сборе денег на капитальный ремонт и т.д. Еще ниже впишите повестку дня. Если предполагается обсудить проблемы, о которых вы пока не знаете, внесите пункт «Разное». В некоторых случаях следует указать регламент.

После начала собрания


Впишите, сколько человек присутствует и сколько должно быть. Под повесткой дня напишите слово «Слушали» и поставьте двоеточие. По пунктам выпишите вопросы, фамилии докладчиков и краткое содержание выступлений. Можно попросить докладчиков заранее представить тексты выступлений. Занесите в протокол вопросы, которые задавали каждому докладчику, и ответы. Что касается решений, то их можно заносить после каждого вопроса или единым блоком в нижней части протокола. Обязательно укажите, сколько человек проголосовало «за», «против», сколько было воздержавшихся. Под решениями напишите фамилии председателя и секретаря, поставьте дату. В некоторых случаях требуется указать фамилии всех членов президиума.

Наберите текст на компьютере


При наборе на компьютере секретарь обычно редактирует текст. Постарайтесь отредактировать его так, чтобы не нарушить смысл. Это особенно касается решений. Единой формы оформления протоколов нет, но обычно применяются следующие правила:
- текст набирается 14 кеглем через один или полтора интервала;
- выравнивание основного текста – по двум сторонам;
- выравнивание заголовка – по центру, количества присутствующих – по правому краю;
- абзацы начинаются с красной строки.
Наберите текст, не забудьте оставить место для подписей председателя и секретаря, а также поставить расшифровки подписей. Внизу поставьте дату. Распечатайте протокол и дайте его подписать председателю и секретарю. Есть случаи, когда собрание поводится заочно. Тексты выступлений в этом случае не пишутся. В остальном протокол оформляется точно так же.

Совет 7 : Как подготовить совещание

Бытует мнение, что совещание – это мероприятие, которое может быть подготовлено стихийно. На самом деле такая форма делового взаимодействия требует серьезной административной подготовки.
Как подготовить совещание

Тема встречи

Повод для совещания должен быть сформулирован его инициатором. Далеко не всегда в этом качестве выступает самый главный по статусу участник совещания. Исходя из того, что совещания могут быть внутрикорпоративными и с привлечением широкого круга приглашенных, важно определить тему таким образом, чтобы она смогла привлечь всех нужных для диалога персон.

Как правило, технически формулированием темы занимается административный персонал или непосредственно секретарь совещания. Из заданной темы вытекает повестка дня совещания. Этот документ включает в себя все вопросы, которые планируются к обсуждению. По предварительной договоренности за каждым вопросом закрепляется докладчик, которому отводится регламент выступления без учета прений. Срок обсуждения фиксируется в повестке дня отдельно.

Для улучшенного понимания вопросов не лишним будет приготовить раздаточный материал, который включает короткие справки, статистические данные или любые другие информационные сведения. Такие материалы секретарь готовит с каждым выступающим отдельно.

Заключительным этапом документальной подготовки является разработка проектов решений по каждому вопросу. Этот документ представляет собой предлагаемые докладчиками решения по результатам обсуждения. В них фиксируются конечные предложения, с которыми выступают докладчики. Если участники не соглашаются с вариантом в проекте решения, документ корректируется секретарем.

Приглашенные лица

Повестка дня во многом определяет примерный перечень лиц, которых необходимо пригласить для решения поднимаемых вопросов. Так, продуктивным путем является приглашение лиц, имеющих противоположную точку зрения с докладчиком. В этом случае, совещание служит «круглым столом» для сторон спорной ситуации.

Информирование участников совещания проводится любым доступным способом – телефонный звонок, электронная почта или личное приглашение. Весь пакет документов должен быть передан заблаговременно всем участвующим лицам, чтобы те имели возможность заранее ознакомиться с материалами.

Проведение совещания

В работе совещания должен принимать участие секретарь. Его задача – составить протокол по итогам обсуждения. В составлении документа важна не стенографическая точность фиксации дискуссии, а отражение ключевых выступлений и конкретных предложений.

Чтобы исключить возможные разночтения, ход совещания лучше записать на диктофон. О моменте начала записи должны быть проинформированы все его участники.

Видео по теме

Совет 8 : Как составить протокол совещания

Результаты совещаний требуют документальной фиксации в форме протоколов. При составлении этого документа важно отразить основную суть обсуждения, представив всю дискуссию в максимально сжатом виде.
Как составить протокол совещания

Протокол составляется после совещания секретарем заседания, который должен либо делать пометки в ходе дискуссии, либо вести диктофонную запись. Второй вариант наиболее оптимален для разрешения возможных споров.


Визуально документ состоит из следующих частей:



  1. общие сведения;

  2. повестка дня заседания;

  3. обсуждение и принятые решения.


Общие сведения


В этот блок информации входит заголовок, место проведения (город, дата, время заседания), список присутствующих лиц. Заголовком служит наименование совещания. Например, совещание рабочей группы по кадровым вопросам. В блоке дата и время указываются сведения о непосредственно проведенном совещании, а не о дате подписания протокола.


Если совещание проводится постоянно действующей структурой (комиссией, рабочей группой и пр.), то в общих сведениях указывается ФИО постоянного председателя и секретаря заседания.


При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. Этот блок информации начинается со слова «Присутствуют». В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы – с правом голоса и без права принимать участие в голосовании.


Повестка дня заседания


Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например – при срочных совещаниях. В этом блоке перечисляются вопросы совещания без указания выступающих и регламента докладов. Даже если совещание созывается для обсуждения одного вопроса, он выносится не в заголовок документа, а оформляется в виде повестки дня.


В зависимости от регламента выступления, представленная повестка дня может быть утверждена автоматически либо вынесена председателем на голосование. В этом случае, обсуждение начинается с вопроса об утверждении повестки дня совещания. Если возражений нет, то в протоколе такое решение оформляется следующим образом: «Вопрос о согласовании повестки дня вынесен на голосование». Далее приводятся результаты голосования в виде: «Голосовали: за – (количество голосов), против – нет, воздержался – нет».


Обсуждение и принятия решений


Самый большой блок вопросов отводится для отражения хода дискуссии. Каждый вопрос повестки выносится в отдельный блок, начинающийся с формулировки из повестки дня. За этим следует ход доклада, который оформляется в следующем виде: «Слушали: (ФИО докладчика)». Опытные протоколисты рекомендуют не стенографировать выступления, а оставлять общий смысл, который может быть выражен в нескольких предложениях. Если важно сохранить смысл большей части доклада, то можно привести тезисы выступления или выдержки из презентации в приложении к протоколу, сделав на него ссылку в тексте документа.


То же касается отражения хода дискуссии. Если несколько выступающих придерживаются одной и той же точки зрения, то их выступления допускается оформить в следующем виде: «Выступили (ФИО выступивших), которые поддержали мнение докладчика».


В результате каждого вопроса должно быть сформулировано решение. Оно должно быть заготовлено предварительно в проекте решений или сформулировано самими участниками совещания в ходе обсуждения. Решения оформляются в виде конкретных формулировок, которые должны быть представлены однозначно и точно. Решениями по сугубо информационным выступлениям может быть принятие к сведению участниками заседания.


Если совещание предусматривает голосование, в протоколе после каждого вопроса должны быть приведены его результаты: «Решение принято единогласно», «Решение принято большинством голосов», «Решение не принято».Аналогичные пометки должны быть внесены в случаях, если вопросы снимаются с обсуждения, переносятся на другое совещание или не рассматриваются из-за отсутствия докладчика.


В завершении протокол подписывается председательствующим и секретарем и, при необходимости, заверяется печатью организации, созвавшей совещание. 

Видео по теме
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500