Вам понадобится
- Бланк письма, перечень аргументов, грамотное построение письма, владение ведением делопроизводства.
Инструкция
1
Выбор стратегии написания отказного письма – это первое. Именно от этого во многом будет зависеть весь стиль письма. Он не должен представлять крайние варианты – извинительный или агрессивный. Оба эти варианта проигрышные. Они создают нежелание продолжения общения из-за некомпетентности его отправителя.
2
Начинать письмо нужно не с извинений и не с перечисления причин отказа. Один из вариантов начала – это перечисление причин или нормативных документов, по которым вы даете отказ.
3
Приведение аргументов продумать нужно особенной тщательностью. От этого зависит не только состав информационной части. Все аргументы должны быть реальными. Лучше два раза повторить одно и то же разными словами. Не стоит использовать оценочную лексику. Это будет выглядеть предвзято
4
Стоит привести цитаты и выдержки из официальных документов. Это придаст статус обоснованности и сдержанности отказному письму.
5
Все приведенные факты должны быть подтверждены. При необходимости сказать что-то нелицеприятное стоит прибегнуть к вуалированию или некоторой подмене понятий. Любой бланк стоит заверить подписью директора предприятия и отдела.
Видео по теме
Обратите внимание
При составлении письма стоит руководствоваться юридическими документами и законодательными актами. Например, Трудовой кодекс, ГОСТы, нормы технического регулирования и квалификационный перечень. Вы можете использовать внутреннюю документацию менеджмента качества компании.
Полезный совет
Написать письмо стоит на качественном бланке, с использованием только качественной и продуманной системы аргументации. Проведение неоспоримого доказательства стоит подкрепить цитатами и обращениями к авторитетным источникам. Использовать личностные характеристики и личное мнение считается плохим тоном. Применение слишком длинных предложений и оценочной лексики будут служить доказательством некомпетентности и нерациональности.
