Совет 1: Как составить протокол без лишних проблем

Протоколом называется специальный организационно-распорядительный документ, который призван фиксировать весь ход обсуждения каких-либо вопросов или принятия определенных решений. Проще говоря, протокол – это документ с подробной письменной записью заседания, собрания или иного другого официального рабочего мероприятия.





Какими бывают протоколы?

Чтобы правильно составить протокол, вам необходимо знать его основные разновидности. На сегодняшний день в кадровом делопроизводстве распространены два вида протоколов – полные и краткие. Как можно догадаться из их названий, они характеризуют ход обсуждения вопросов по такому аспекту, как полнота и разносторонность освещения. В основном на предприятиях любой формы собственности используются полные протоколы. В свою очередь краткие протоколы необходимы в том случае, если секретариат компании располагает полной стенограммой мероприятия или тексты звучавших в его ходе докладов воспроизведены в письменном виде и сданы в архив.




Как правильно составить протокол заседания?


При составлении протокола необходимо указывать именно ту дату, на которое было назначено заседание или иное коллективное мероприятие. Его текст излагается исключительно от третьего лица множественного числа. При этом передавать содержание выступлений докладчиков в соответствие с общепринятыми нормами можно и от третьего лица единственного числа.

Чтобы составить протокол правильно, необходимо помнить, что он должен состоять из двух частей – вводной и основной. В первой, вводной части необходимо описать цель собрания, обозначить круг проблем, которые будут решаться его участниками. Завершается вводная часть оглашением повестки дня и почасовым его расписанием.




Как правильно составить протокол и изложить его основную часть?


Вторая, основная часть протокола любого официального мероприятия пишется по строгому шаблону. Она делится на несколько частей, которые обособляются друг от друга подзаголовками СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ и ПОСТАНОВИЛИ. Последний раздел необходимо начинать с цифр. Первая из них будет считаться официальным номером протокола, а вторая – цифровым обозначением вопроса, включенного в повестку дня.

В соответствие с общепринятыми требованиями, все вопросы повестки дня необходимо начинать с предлога «О» или «Об». Кроме этого, в повестке дня нельзя

использовать такие устойчивые выражения и формулировки, как «Текущие вопросы» и «Разное».

Если во время обсуждения у одного из его участников возникло некое

особое мнение, оно может быть внесено в итоговый

текст протокола, но только с разрешения руководителя. Также к протоколу могут быть приложены все документы, созданные в процессе его подготовки. Оформляется протокол на фирменном бланке предприятия, на котором указаны все его реквизиты.

 

Видео по теме

Совет 2 : Как составить выписку из протокола

Для предоставления в сторонние организации справочной информации, содержащейся во внутренних документах компании, используют специальную форму - выписку. По сути, это точное цитирование фрагмента текста с указанием реквизитов документа. Такая форма позволяет сохранить конфиденциальность остальной информации, которая может содержать и важные сведения, предназначенные для рассмотрения только в рамках данной организации.
Как составить выписку из протокола
Инструкция
1
Для начала учтите, что не существует унифицированной формы выписки из протокола, поэтому при её составлении ориентируйтесь на общие правила оформления деловых бумаг. При этом, помните, что есть обязательные пункты, которые должна содержать выписка. Возьмите исходный протокол, выделите их и приступите к копированию этих фрагментов в готовящийся документ.
2
В первую очередь напишите название документа "Выписка из протокола ...", разместив его в центральной верхней части листа. Здесь же должна быть кратко указана основная тема собрания или заседания. Далее копируйте из оригинала шапку с полными реквизитами. Она должна содержать наименование организации, количество присутствующих, место и дату проведения мероприятия.
3
Выделите в общей повестке дня собрания пункт, непосредственно касающийся заданного вопроса. Копируйте, не забыв включить порядковый номер, под которым он располагался в протоколе. Вставьте в ваш документ, таким образом, завершая формирование вводной части выписки.
4
Найдите в основной части документа текст, описывающий ход обсуждения данного вопроса, раздел "Слушали" и "Постановили". Этот фрагмент полностью процитируйте в выписке. Также копируйте перечень лиц, подписавших исходный протокол. Укажите занимаемые ими должности, фамилии и инициалы.
5
Обязательно заверьте составленный вами документ у секретаря, в отделе кадров или у другого, уполномоченного для таких действий лица. Проследите, чтобы, после сверки с оригиналом, он собственноручно написал на выписке слово "Верно". Поставил подпись, расшифровал её в скобках (ФИО), указал собственную должность и дату заверения документа.
Обратите внимание
Помните, что при оформлении выписки для предъявления в сторонние организации по запросу, документ необходимо будет дополнительно заверить подписью руководителя организации и печатью предприятия.
Полезный совет
Будьте внимательны при составлении выписки из протокола, используйте только точные цитаты, лучше всего полностью скопированные из оригинала. Иначе документ не будет иметь юридической силы.

Совет 3 : Как вести заседание

Заседание – это собрание узкого круга уполномоченных представителей, руководящих специалистов, рабочей группы, посвященное решению каких-либо актуальных вопросов. Это собрание в миниатюре, поэтому на заседании есть свой председатель – человек, который будет его вести.
Как вести заседание
Инструкция
1
Заседание может проводиться в плановом порядке с утвержденной регулярностью, или быть спонтанным, собранным для решения накопившихся текущих вопросов или фарс-мажорных обстоятельств. В любом случае ведет заседание должностное лицо, назначенное на этот пост официально. По сути, заседание проводится для того, чтобы дать возможность специалистам высказать свое мнение по тому или иному вопросу и принять коллегиальное решение.
2
Необходимо сообщить всем тем, кто должен присутствовать на заседании, его повестку: тему и перечень вопросов, требующих обсуждения, а также время и место проведения заседания. Это можно сделать телефонограммами или с помощью официальных уведомлений. Как правило, состав участников заседаний, уполномоченных для решения конкретных вопросов, определен. Поэтому, на заседании должен быть кворум, обеспечивающий легитимность принятых на нем решений. Перед началом заседания должен быть оформлен лист регистрации участников. Если кворум есть, то заседание можно будет начинать.
3
Ведущий заседание должен открывать его вступительным словом с указанием темы и перечислением вопросов, требующих решения, и закрывать собрание, резюмируя его итог. Его правом является предоставлять слово очередному выступающему, ставить вопросы на голосование и объявлять принятые решения. Он также обязан поддерживать порядок при проведении заседания и выносить постановления по порядку его ведения.
4
Неоспоримым правом ведущего является также прекращение записи желающих высказаться, ограничение времени их выступления и количества высказываний по одному и тому же вопросу. При нарушении порядка и регламента заседания ведущий может прервать или закрыть прения и закрыть или прервать заседание.
5
Во время заседания ведущий должен обеспечить заполнение протокола, который составляется по ходу и итогам этого управленческого действия. Протокол предназначен для документальной фиксации и оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятых решений.
Видео по теме

Совет 4 : Как составить протокол общего собрания: новые правила

С 1 сентября 2013 года вступили в законную силу общие требования к проведению и оформлению решений собраний коммерческих и некоммерческих организаций, и иных участников гражданско-правового сообщества (глава 9.1. Гражданского кодекса Российской Федерации). В связи с этим, назрела необходимость схематично описать основные действия, необходимые для составления протоколов общих собраний по новым правилам.
Как составить протокол общего собрания: новые правила
Инструкция
1
Сравниваем общие и специальные нормы действующего законодательства, применительно к типу собрания, которое должно быть проведено. Согласно пункта 1 статьи 181.1 ГК, в случае если иными нормативно-правовыми актами (например, для акционерных обществ, таковым является одноименный закон) установлены требования, отличающиеся от указанных в главе 9.1. ГК РФ, нормы специального законодательства имеют преимущественное значение перед общими нормами гражданского права.
2
Осуществляем подготовку к проведению общего собрания:
- определяем повестку дня, а также дату, место, время и форму проведения собрания;
- устанавливаем порядок ознакомления с информацией (материалами) по вопросам предстоящей повестки дня;
- извещаем акционеров (участников) о порядке проведения собрания;
- совершаем иные действия, необходимые для проведения собрания.
3
Проводим общее собрание, и оформляем его итоги в форме протокола. Данный документ, как минимум, должен соответствовать требованиям, которые установлены статьей 181.2. Гражданского кодекса Российской Федерации, а также, при необходимости, основываться на правовых нормах иных законов, которые регулируют соответствующие правоотношения.
Видео по теме
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500