Совет 1: Как перенести деловую встречу

Деловая жизнь предпринимателя предполагает большое количество встреч, а также переговоров. Назначая встречу, партнеры оговаривают дату, время и место ее проведения. Но в жизни могут произойти такие ситуации, когда переговоры не могут быть проведены. В этом случае нужно перенести встречу. Но сделать это нужно, соблюдая элементарные правила этикета.



Оповещение

Деловые встречи могут быть перенесены по разным причинам. К любому мероприятию нужно заранее подготовиться, например, собрать материал или получить образцы товаров. Если вы понимаете, что не успеете завершить все дела к назначенной дате, обязательно оповестите партнера об этом заранее. Для этого используйте телефон или посетите офис контрагента. Ни в коем случае не используйте электронную почту, так как не все люди ее проверяют. К тому же о переносе встречи следует сообщить в личной беседе, в противном случае вы покажете свое неуважение по отношению к партнеру. Также не стоит надеяться на Почту России, так как письмо может затеряться, или задержаться в пути. Даже если человек находится в другом городе, постарайтесь связаться с ним по телефону.

Сроки

Чем раньше вы сообщите о переносе встречи, тем лучше будет для партнера. Если человек приезжает из другого города, вы непременно должны оповестить его заранее. В этом случае есть большая вероятность того, что он успеет сдать билеты, отменить бронь в гостинице. Если же вы опоздали, постарайтесь оплатить ему дни пребывания в отеле. В крайнем случае вы можете провести переговоры, потратив свое личное время для приготовления деловой встречи.

Объяснения

Конечно, перенося встречу, вы должны объяснить партнеру, почему вы не можете провести переговоры. Совсем необязательно посвящать человека в свои проблемы. Например, если вы хотите перенести встречу из-за проблем в семье, то можете просто сказать, что возникли кое-какие семейные обстоятельства. Обязательно попросите прощение, пообещайте, что постараетесь впредь не допустить таких ситуаций.

Дата новой встречи

Тщательно продумайте дату новой деловой беседы. Ведь если вы решили перенести встречу один раз, совершить такой же поступок просто неуважительно по отношению к партнеру. Он может отказаться от дальнейшего сотрудничества с вашей компанией, решив, что вы безответственный человек.


Совет 2: Как проводить деловые беседы

Общее правило ведения деловых бесед можно сформулировать как «максимум информации за минимум времени». Обязательное условие также - демонстрация уважения к собеседнику, даже если тот мало симпатичен. Эмоции и оценочные суждения лучше оставить для себя, в разговоре же спокойно реагировать даже на неприятные моменты.
Вам понадобится
  • - знание норм вежливости и делового этикета;
  • - коммуникативные навыки.
Инструкция
1
К жанру деловой беседы следует относить любое общение с собеседником по работе, будь то коллега или представитель другой организации, с которой вы так или иначе соприкасаетесь в рамках своих служебных обязанностей, будь то личная встреча, телефонный разговор, переписка по электронной или обычной почте, связь через программы мгновенного обмена сообщениями и т. п.
В этот же разряд попадают и многие моменты, связанные с решением личных проблем: получение государственных услуг, покупка и продажа личного имущества и др.
2
Прежде чем приступать к общению, четко продумайте, какую информацию вы хотите получить или, наоборот, донести до собеседника. В зависимости от ситуации (первый контакт или очередной, у какой из сторон больше обязательств перед другой, как складывались ваши отношения раньше и пр.), продумайте, чем можете заинтересовать собеседника, расположить к себе.
С первых ваших слов, если инициатор разговора вы, тот должен представлять, с кем и по какому вопросу имеет дело.
В некоторых случаях не будет лишним осведомиться, удобно ли собеседнику говорить сейчас. В других, если ситуация располагает - подчеркнуть срочность вашего обращения.
3
Внятно донесите до собеседника необходимую информацию, при необходимости уточните, правильно ли он вас понял. В свою очередь, внимательно выслушайте другую сторону и убедитесь, что все поняли правильно. Если нужно, задайте уточняющие вопросы. Не будет лишним и у собеседника поинтересоваться, нет ли вопросов у него.
В конечном итоге вы должны друг друга понять верно.
4
Если же другая сторона откровенно неправа, нужно обязательно с максимумом корректности указать ей на это. А если вы зависите от нее больше, чем она от вас, это сделать даже еще важнее. Бояться, что это ухудшит ваше положение, не следует.
Наоборот, тех, кто знает свои права и умеет их отстоять в рамках закона и этикета, уважают. А если и недолюбливают, стараются все же не злить. А потому чем раньше вы покажете зубы, тем лучше.
5
В завершение беседы подведите ее общий итог и при необходимости договоритесь о дальнейшем взаимодействии: когда должен быть готов результат того или иного оговоренного действия, как вы свяжетесь с другой стороной, кто, что и в какие сроки должен предпринять по предмету вашего разговора.
Все взятые на себя обязательства необходимо соблюдать, а при невозможности это сделать - заблаговременно ставить о таких обстоятельствах другую сторону и инициировать обсуждение альтернатив, предложив свой вариант решения проблемы.
Видео по теме

Совет 3: Как перенести встречу

Деловую встречу назначают заранее, предварительно оговаривая дату, место и время. Если по каким-то причинам она состояться не может, необходимо предупредить всех партнеров заранее в письменной или устной форме, а также принести свои извинения и объяснить причину несостоявшейся встречи.
Вам понадобится
  • - письменное или устное уведомление.
Инструкция
1
Деловые встречи – это решение всех вопросов, проблем и построение новых планов по поводу успешного ведения бизнеса и дальнейшего взаимовыгодного сотрудничества. Совместное общение планируйте заранее, всех партнеров предупреждайте в письменной или устной форме.
2
Любые мероприятия должны быть не только запланированы, но и тщательно подготовлены. Если какие-то причины помешали вам провести встречу своевременно или вы не успели завершить подготовку, предупредите всех партнеров о переносе совместного общения в письменной или устной форме.
3
Если кто-то из партнеров находится в другом регионе и для того, чтобы своевременно прибыть на мероприятие, должен длительное время находиться в пути, предупреждение о переносе деловых переговоров пришлите заранее, дабы у вашего партнера было время отменить вылет, сдать билеты.
4
Точно также обязаны поступить ваши партнеры. Если они не могут присутствовать на официальной встрече и при этом уже успели получить письменное или устное сообщение, этикет обязывает их предупредить о своем отсутствии в письменной или устной форме.
5
Кроме уведомления об отмене мероприятия, сообщите причину, сроки и время проведения новой встречи. Принесите искренние извинения, связанные с отменой или невозможностью провести формальное общение своевременно.
6
Подготовьтесь к новой встрече более основательно. Устраните все причины, которые могли бы вам повторно помешать провести переговоры. Перенесенное мероприятие один раз может быть вызвано стечением непредвиденных обстоятельств или другими вескими причинами. Если партнер по бизнесу систематически переносит встречи и не выполняет договорных обязательств взаимовыгодного сотрудничества, в основе которого немаловажную роль играет деловое общение, партнеры вправе задуматься о серьезности таких отношений и возможном их разрыве.
Как перенести деловую встречу
Связанная статья
Как перенести деловую встречу

Совет 4: Как отменить встречу

В мире бизнеса свои законы. В процессе бизнес-общения важно соблюдать не только правила общей культуры, но и определенные законы делового этикета. Одним из важных пунктов этого свода правил является соблюдение договоренностей по поводу переговоров и деловых встреч.
Инструкция
1
Главное правило при проведении деловых встреч - соблюдение пунктуальности. Не опаздывайте и не злоупотребляйте чужим временем. Если вы живете в большом городе, где пробки на дорогах - привычное явление, планируйте свое время таким образом, чтобы прибыть на место встречи раньше собеседника. Если не успеваете, позвоните и поинтересуйтесь, сможет ли человек вас подождать. Если нет - извинитесь и перенесите встречу.
2
Если вас пригласили на деловую встречу в другую организацию, а ваш собеседник оказался занят - сядьте и ждите его. Не отвлекайте других сотрудников разговорами и не смотрите демонстративно на часы. Если по прошествии 20 минут ваш собеседник не освободился, поинтересуйтесь, сколько вам еще ждать. Когда вы не располагаете лишним временем, то прямо скажите секретарю, что переносите переговоры. Дату согласуйте с помощником вашего собеседника или попросите позже связаться с вами для уточнения дня и времени переговоров.
3
Не стоит приходить на встречу из последних сил, если вы заболели. От таких переговоров будет мало толку, а еще вы можете заразить своего собеседника. Как только вы поняли, что не сможете приехать на деловую встречу из-за своих проблем со здоровьем, сразу же поставьте в известность собеседника. Не оставляйте это на последний момент в надежде, что поправитесь. Цените чужое время также, как свое.
4
На встрече вам могут быть необходимы какие-либо документы, данные или отчеты. Нужно готовить их заранее, от этого нередко зависит итог переговоров. Если вы поняли, что вам не хватает данных и требуется дополнительное время для их подготовки, позвоните и перенесите встречу. Честно объясните собеседнику причину переноса, не ссылайтесь на занятость. Лучше более тщательно подготовиться, чем провести бесполезные переговоры, потратив свое и чужое время.
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше