Трудовое законодательство РФ не требует обязательного составления штатного расписания в организации. Однако существует постановление Роскомстата о том, что организации всех форм собственности должны вести учет первичных документов по оплате труда. Прием работников (как основных, так и совместителей) должен производиться на основании штатного расписания, поскольку в составляемом трудовом договоре требуется указывать структурное подразделение, должность сотрудника. Причем наименование должности сотрудника в договоре обязательно должно совпадать с тем, которое указано в штатном расписании. Для оформления штатного расписания используется унифицированная форма первичных документов Т-3, которая содержит перечень должностей, отражает структурный состав организации и количество штатных единиц, содержит сведения об окладах сотрудников, надбавках и доплатах, месячном фонде заработной платы. Унифицированная форма документа ни в коем случае не должна сокращаться. Однако, в нее допускается вносить некоторые изменения. Например, можно сузить невостребованный раздел штатного расписания и не заполнять его в дальнейшем. Порядок расположения структурных подразделений и должностей персонала в штатном расписании должен определяться руководителем компании. Должности указываются, начиная с высших звеньев, заканчивая младшими должностями, то есть в порядке убывания. Все подразделения, должности в штатном расписании приводятся исключительно в именительном падеже. Для работников по совместительству необходимо предусматривать неполные штатные единицы, они приводятся в долях (например 0,5 или 0,25). Никогда не указывайте в штатном расписании диапазон оклада. Существует специальная графа для отражения колебаний заработной платы, она называется «надбавки». Составлять штатное расписание организации обязан экономист по труду. Если такая должность отсутствует, руководитель сам решает, кто будет заниматься данным вопросом. Это решение оформляется приказом. Штатное расписание оформляется на определенную календарную дату, вводится в действие приказом руководителя. Утверждение этого документа обычно производится ежегодно 1 января. Штатное расписание должно быть прошито, пронумеровано, иметь печать организации, подпись руководителя и бухгалтера. В течение года в штатной численности персонала организации могут происходить изменения. В этом случае их нужно оформлять приказом руководителя. Грамотно составленное штатное расписание является залогом выигрыша трудовых споров в суде.