Совет 1: Как оформить личное дело

Личное дело представляет собой совокупность документов, которые содержат сведения о работнике с момента подписании приказа о приеме на работу до даты издания приказа об увольнении. В нашей стране в обязательном порядке предусмотрено ведение личных дел только для государственных служащих. Однако большинство предприятий и организаций предпочитают систематизировать и учитывать данные о сотрудниках.
Как оформить личное дело
Инструкция
1
В личном деле, как правило, содержатся следующие сведения о работнике: личный листок по учету кадров, копии документов об образовании, копия приказа и заявление о приеме на работу, трудовой договор, изменения и дополнения к нему, документы об аттестации и повышении квалификации, а также иные документы, которые необходимы кадровой службе (копия свидетельства о заключении брака, о рождении детей, паспорта, военного билета и т.д.).
2
Личное дело каждого сотрудника оформляется в отдельную папку с картонной обложкой – скоросшиватель. На ней проставляется реквизиты: фамилия, имя, отчество работника, дата открытия дела. После увольнения сотрудника личное дело закрывается. Документы в обязательном порядке подлежат к сдаче в архив.
3
Закрытые личные дела нумеруются, составляется внутренняя опись документов дела. Документы в папке собираются в хронологическом порядке – с момента поступления работника до даты увольнения. В такой же очередности составляется внутренняя опись. Нумерация листов описи отдельная от нумерации документов личного дела.
4
Личные дела сотрудников выдаются только руководителю или другим лицам по распоряжению руководителя, а также самому работнику. Информация, хранящаяся в личном деле, является конфиденциальной, а значит, не подлежит разглашению посторонним людям. Запрещается вносить изменения в предыдущие документы личного дела, а также извлекать их.
5
В отделе кадров хранятся дела только ныне работающих сотрудников. Документы уволенных работников передаются в архив. Там они хранятся 75 лет, а личные дела руководителей, управляющих, а также лиц, имеющих награды и степени, бессрочно.
Видео по теме

Совет 2 : Как оформить личное дело на работника

Личное дело сотрудника - это информация, которая отражают все стадии отношений работника и организации. Оно формируется (ведется и оформляется) кадровым органом или специальным уполномоченным должностным лицом. Оформлять личное дело необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
Как оформить личное дело на работника
Вам понадобится
  • Папка "Личное дело";
  • Документы (либо их копии) работника;
  • Ручка;
  • Дырокол.
Инструкция
1
Личное дело заводят после издания приказа о назначении работника на должность.
2
В состав личного дела входят: внутренняя опись документов; анкета и личный листок по учету кадров; резюме;
копии документов об образовании (и все квалификационные свидетельства); удостоверения личности; справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей); соглашение о материальной ответственности; копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.; трудовой договор (контракт); данные переаттестаций; характеристики.
Все эти документы (или их копии) необходимо подшить в одну папку.
3
Во внутренней описи необходимо перечислить все документы, которые подшиты в личное дело. Документы подшивают в хронологическом порядке по мере поступления. В графе "Примечание" внутренней описи указывается об изъятии документов или о замене подлинников копиями. Внутреннюю опись подписывает тот сотрудник, который ее составлял, с указание фамилии, имени, отчества и даты составления.
4
Записи, которые вносятся в личное дело, пишутся перьевой либо шариковой ручкой черного, синего либо фиолетового цветов, исправления не допустимы.
5
Листы личного дела работника и его внутренней описи нумеруются отдельно.
6
При закрытии личного дела, к нему нужно подшить заявление и приказ об увольнении работника.
7
Хранят личные дела в сейфе организации или предприятия. Их выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации.
8
Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Совет 3 : Как заполнять личные дела

Для ведения персональных данных сотрудников некоторые работодатели используют так называемые личные дела. Согласно статье 85 Трудового кодекса, кадровые работники должны получать, хранить и комбинировать сведения на каждого работника. Для этого и целесообразно использовать такие личные дела. Какой же порядок их оформления?
Как заполнять личные дела
Инструкция
1
Сначала следует уточнить, что ведение личных дел не является обязательным документом для организаций, но если же вы приняли решение об его применении, придется руководствоваться правилами делопроизводства.
2
При приеме сотрудника на работу руководитель издает приказ (распоряжение) по форме № Т-1. На основании этого документа сформируйте личную карточку нового сотрудника (форма № Т-2).
3
Для заполнения данной формы вам понадобятся следующие документы: паспорт, трудовая книжка, свидетельство о постановке на учет (ИНН), страховое свидетельство, военный билет (если он имеется), аттестат или диплом и другие документы, например, для водителя – водительское удостоверение, для поварамедицинская книжка и т.д.
4
Со всех вышеперечисленных документов снимите копии и подшейте их в личное дело в хронологическом порядке. Этот архив хранится в отделе кадров или в бухгалтерии, любые изменения вносит лишь ответственные лица. Но учтите, что трудовая книжка в личное дело не входит, ее нужно хранить отдельно в сейфе или под замком. Ответственные лица за сохранность этих документов назначаются отдельным приказом.
5
Все документы перечислите в описи, изменение вносите в специальную графу «Приложения». Также в ней содержатся порядковые номера документов, количество листов каждого из них и дата приема.
6
Некоторые документы личного дела заполняются сотрудником, например, анкета, автобиография, письменные объяснения и какие-либо заявления. Помните, что архив не передается самому сотрудника и даже при необходимости сотрудник может посмотреть личное дело лишь в присутствии ответственного лица.
7
После того, как дело сформировано, оформите титульный лист. Для этого в центре посередине напишите порядковый номер данного архива, наименование организации, должность сотрудника, а также его ФИО.

Совет 4 : Как подшивать документы в архив

Важная документация - договора, счета-фактуры, акты - должна храниться в компании долго. Для некоторых ценных бумаг этот срок составляет пять или даже десять лет. Чтобы документы не помялись и не потерялись, их нужно правильно подшивать и архивировать.
Как подшивать документы в архив
Вам понадобится
  • - папки - скоросшиватели;
  • - прозрачные файлы - кармашки.
Инструкция
1
Чтобы подшить договор, дождитесь, пока он будет завизирован у всех заинтересованных лиц. Получите подписи генеральных директоров обоих сторон и проставьте печати. После этого снимите копии документа и раздайте их всем, кто имеет к нему отношение.
2
Дайте договору номер. Он должен содержать цифры и буквы. Например, 123-АБ. Поставьте число подписания документа.
3
Заведите журнал учета договоров. Вносите туда номер документа, дату подписания и юридическое лицо, к которому он относится. Номера должны идти по порядку, друг за другом, в зависимости от того, когда был подписан контракт.
4
Если в компании существует несколько юридических лиц, журнал учета договоров у каждого должен быть свой. Так вы избежите путаницы.
5
Положите договор в отдельный файл. Если договора встречные, их несколько, поместите все в один карман. Так будет легче сопоставить документы и найти их в случае надобности.
6
Вставьте файл в скоросшиватель и закрепите специальными держателями. Не стоит набивать его плотно, документы помнутся. Напишите на корешке папки юридическое лицо, документы по которому хранятся в ней, а также год их подписания.
7
После истечения трех лет папки с договорами можно отправить на склад. Сложите их в картонные коробки и поместите в место, не доступное для влаги. На упаковке также укажите юридическое лицо, к которому относятся документы, и год подписания контрактов.
8
Счета-фактуры и акты подшиваются так же, как и договора. Но, вместо бумажного журнала учета документов, лучше завести электронный. Например, в программе "1С: Бухгалтерия". Скачать ее бесплатно можно здесь: http://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Это позволит вам не только вести учет всем ценным бумагам, но и производить с ними различные операции - распечатывать дополнительные экземпляры, исправлять ошибки и т.д.
Видео по теме

Совет 5 : Как оформить обложку дела

Согласно действующему законодательству РФ, личное дело заводится не на всех работников. Это требование обязательно только в отношении государственных служащих. Тем не менее, во многих коммерческих организациях также существует подобная практика, особенно в отношении тех работников, которые занимают ответственные должности.
Как оформить обложку дела
Инструкция
1
Личное дело работника представляет собой папку со всеми необходимыми документами (заявление о приеме на работу, анкета или личный листок по учету кадров, автобиография или резюме, копия приказа о приеме на работу, приказы о поощрениях и взысканиях и т.д.). Поэтому для его составления снимите все необходимые копии и возьмите у сотрудника оригиналы.
2
Обложка личного дела должна составляться по форме, установленной ГОСТом 17914-72. Правда в настоящее время (особенно, в коммерческих организациях) это соблюдается не всегда. Но во избежание недоразумений и проблем с контролирующими инстанциями, необходимо следить, чтобы на обложке личного дела содержался необходимый минимум информации.
3
В верхней правой части обложки укажите порядковый номер дела (обычно – табельный номер). Именно под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (журнале) учета личных дел». В этой книге должна содержаться следующая информация: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, а также дата постановки дела на учет и дата снятия дела с учета.
4
В некоторых организациях, помимо порядкового (табельного) номера дела в правом верхнем углу обложки еще заполняют графы: «Фонд №____» и «Опись №____».
5
В средней части обложки напишите полное наименование организации. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Восток». Под ним сокращенное название организации: «ООО «Восток», а еще ниже – наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник. Например: «отдел снабжения». Под этими данными указывается: «Личное дело №…» - в соответствии с табельным номером, упомянутым в верхней правой части. Сразу вслед за этим напишите фамилию, имя и отчество сотрудника в именительном падеже.
6
В правом нижнем углу обложки личного дела должны быть такие записи:
- «Дата начала»;
- «Дата окончания»;
- «На _____ листах»;
- «Хранить _______».
Обратите внимание
Срок хранения дела в каждом случае определяется действующим законодательством РФ.
Источники:
  • личное дело титульный
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500