Архив PR-менеджера

Пресс-досье собирается по всем важным информационным поводам, персонам и событиям, которые прямо или косвенно оказывают влияние на репутацию организации.

Оптимально вести отдельные картотеки по:

  • регулярным и разовым событиям: выставкам, семинарам, круглым столам, встречам и деловым ужинам;
  • ключевым персонам, лидерам мнений, союзникам позиции организации и ее противникам;
  • темам, регулярно освещаемым PR-службой. Важно собирать не только собственные материалы организации, но и общественную реакцию, материалы редакций, комментарии экспертов и пр;
  • отраслевым СМИ и журналистам.

Пресс-досье, как и любой архив, должен быть динамичной информационной базой, в которой регулярно обновляется информация и кропотливо собираются свежие сведения.

Техника сбора

С технической стороны, пресс-досье может иметь распечатанный вариант или электронный. Чаще всего для минимизации работы над пресс-досье допустимо иметь оба взаимодополняющих варианта архива.

В пресс-досье включаются публикации в СМИ, собственные материалы PR-службы. Для персон используются биографии, фото, персональные данные (с разрешения персоны), личные координаты для связи и телефоны помощников. Пресс-досье на события важно составить из программ мероприятия, резолюций, раздаточного материала участников и контактов организаторов.

Особое место в пресс-досье занимают сведения о СМИ и журналистах. PR-специалист должен составить подробное описание каждого профильного средства массовой информации вне зависимости от того, взаимодействует организация на данный момент с редакцией или нет. Исходные данные должны включать в себя сведения о тираже (если это печатное издание), посещаемости (для интернет-ресурсов), информации об учредителях, генеральном директоре, редакторе и отраслевых журналистах.

Даты рождения всех информационных партнеров вне зависимости от того, какую позицию они занимают в редакционной иерархии, никогда не будут лишними. Рядовому сотруднику и главе медиа-корпорации будет одинаково приятно, если PR-служба дружественной организации поздравит их небольшой открыткой или пышным букетом цветов. Сведения о журналистах лучше сводить к сфере информационной компетентности организации. Если PR-служба в свое время подготовила и передала корреспонденту аналитику по организации для подготовки материала, следует оставить отметку об этом в пресс-досье. Так при повторном контакте будет проще знать отправную точку осведомленности коллег.

Наполнение пресс-досье напрямую связано с тем, насколько PR-служба тщательно проводит анализ медиа. Как только появляется новая статья на близкую к деятельности организации PR-менеджера тему, ее необходимо включать в пресс-досье. Также следует поступать с видео-сюжетами, авторскими колонками, записями авторитетных блоггеров и др. информацией.

Доступ к пресс-досье

Если пресс-досье формируется на протяжении продолжительного времени, то нередко в нем помимо информации из открытых источников появляется, так называемый, инсайд. Инсайдерской информацией принято называть сведения, поступившие из неофициальных источников, которые еще не подтверждены публично. Официальные представители организаций могут держать такие сведения в статусе «без комментариев» достаточно долго, поэтому попав в пресс-досье PR-менеджер должен помнить о необходимости ограничить доступ к архиву для третьих лиц.

Еще одним побудительным мотивом для ограничения доступа к пресс-досье являются персональные данные, которыми зачастую дополнены сведения о персонах. Важно помнить это при обращениях других сотрудников организации, PR-специалистов других организаций и иных заинтересованных лиц. Пресс-досье разрабатывается преимущественно для внутреннего использования организации.

Этим же объясняется необходимость установки дополнительных систем безопасности для предотвращения утечки информации. Бумажные материалы важно собирать в папках, доступ к которым должен быть строго ограничен. Электронные базы данных должны быть доступны сотрудникам PR-отдела, по запросу – руководству организации, но закрыты для широкого круга корпоративной информации.