Совет 1: Как сшить документы для архива

Правильное хранение документов – важный элемент делопроизводства. Прежде чем отправить бумаги в архив, их надо прошить. Для этого следует знать основные правила архивной обработки дел.
Вам понадобится
  • - шило;
  • - игла;
  • - суровая нить;
  • - клей.
Инструкция
1
Пронумеруйте все листы, используя черный графитовый карандаш. Номер ставится в верхнем правом углу. Сложите документы в порядке хронологии, начиная с самых старых. Если есть конверты с вложенными документами, то надо пронумеровать конверт, а потом каждый документ в нем.
2
Уберите все скрепки и иные металлические детали. Если документ не имеет поля для подшивки, приклейте к нему бумажную полоску. Приготовьте все бумаги к прошивке, сделав наметки для четырех проколов и поместив их в картонную обложку.
3
Пачки документов необходимо зажать струбциной, проколоть при помощи шила или просверлить специальным устройством для прошивки документов. Не снимая струбцины, прошейте бумаги при помощи длинной иглы, используя суровую нить, шпагат или ленту.
4
Для правильной прошивки необходимо продеть с тыльной стороны иглу в то отверстие, которое идет вторым по счету, провести иглу по тыльной стороне и вернуться опять ко второму отверстию. После этого иглу надо вывести на лицевую сторону и прошить второе отверстие, но уже сверху. Нить вытаскивается с тыльной стороны, и два ее конца закрепляются так, чтобы нитяные хвостики можно было заклеить бумагой (калькой).
5
На бумаге, наклеенной на нити, ставится печать организации, а также расписываются должностные лица (директор, главный бухгалтер). На картонную обложку наклеивается опись документов, которые подшиты в пачке. В ней следует указать наименование организации и ее структурного подразделения, поставить дату, указать срок хранения документов и архивный шифр, если он принят в вашей организации.

Совет 2: Как подшивать документы в архив

Важная документация - договора, счета-фактуры, акты - должна храниться в компании долго. Для некоторых ценных бумаг этот срок составляет пять или даже десять лет. Чтобы документы не помялись и не потерялись, их нужно правильно подшивать и архивировать.
Вам понадобится
  • - папки - скоросшиватели;
  • - прозрачные файлы - кармашки.
Инструкция
1
Чтобы подшить договор, дождитесь, пока он будет завизирован у всех заинтересованных лиц. Получите подписи генеральных директоров обоих сторон и проставьте печати. После этого снимите копии документа и раздайте их всем, кто имеет к нему отношение.
2
Дайте договору номер. Он должен содержать цифры и буквы. Например, 123-АБ. Поставьте число подписания документа.
3
Заведите журнал учета договоров. Вносите туда номер документа, дату подписания и юридическое лицо, к которому он относится. Номера должны идти по порядку, друг за другом, в зависимости от того, когда был подписан контракт.
4
Если в компании существует несколько юридических лиц, журнал учета договоров у каждого должен быть свой. Так вы избежите путаницы.
5
Положите договор в отдельный файл. Если договора встречные, их несколько, поместите все в один карман. Так будет легче сопоставить документы и найти их в случае надобности.
6
Вставьте файл в скоросшиватель и закрепите специальными держателями. Не стоит набивать его плотно, документы помнутся. Напишите на корешке папки юридическое лицо, документы по которому хранятся в ней, а также год их подписания.
7
После истечения трех лет папки с договорами можно отправить на склад. Сложите их в картонные коробки и поместите в место, не доступное для влаги. На упаковке также укажите юридическое лицо, к которому относятся документы, и год подписания контрактов.
8
Счета-фактуры и акты подшиваются так же, как и договора. Но, вместо бумажного журнала учета документов, лучше завести электронный. Например, в программе "1С: Бухгалтерия". Скачать ее бесплатно можно здесь: http://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Это позволит вам не только вести учет всем ценным бумагам, но и производить с ними различные операции - распечатывать дополнительные экземпляры, исправлять ошибки и т.д.
Видео по теме
Обратите внимание
Устройство для прошивки документов или архивный станок используется в делопроизводстве и предназначается для быстрого и удобного прошивания больших пачек бумаг. С таким устройством можно работать прямо за столом, оно очень простое и существенно упрощает процесс архивации.
Источники:
  • какие нужны документы для архива
Поиск
ВАЖНО! Проблемы сердца сильно "помолодели". Потратьте 3 минуты на просмотр ролика. Защитите себя и близких от страшных проблем.
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500