Совет 1: Как составить повестку дня

Повестка дня представляет собой «скелет» собрания или совещания. Именно в ней задаются главные темы для обсуждения и основные направления дискуссий. Она устанавливает порядок проведения совещания, концентрирует внимание участников на профессиональном разговоре, не позволяет обсуждению перерасти в беспорядочный обмен мнениями.
Инструкция
1
Начните подготовку повестки дня сразу же после принятия руководством решения о дате и теме совещания. По «горячим следам» вам будет легче сформулировать ее пункты. Кроме того, у вас будет достаточно времени на исправление первого варианта, если руководитель захочет внести поправки.
2
Выделите в теме собрания основные и второстепенные аспекты. Не перегружайте повестку дня мелкими вопросами, которые можно решить в рабочем порядке. Оптимальный вариант – включить 1-2 существенных пункта, в обсуждении которых заинтересована большая часть коллектива, и оставить время для оперативного решения менее важных вопросов, в том числе возникших в ходе собрания.
3
Сформулируйте пункты повестки дня. Избегайте многозначных или неясных предложений. Вопросы в повестке дня делайте максимально конкретными. Прочитав их, участник совещания должен легко понять суть проблемы и цель ее обсуждения. Если у вас возникли трудности, обратитесь за помощью к специалисту, который будет выступать с основным докладом по данной теме.
4
Каждый пункт должен начинаться с предлога «о» или «об»: «Об инициативе отдела продаж по проведению субботника» или «О перераспределении функций между отделом маркетинга и пресс-службой» и т.д. Если на обсуждение выносится какой-либо регламентирующий документ, пункт может звучать следующим образом: «Об утверждении Устава предприятия» или «О внесении изменений в должностные инструкции сотрудников секретариата» и т.д. Вопросы информационного характера, не требующие обсуждения, снабдите соответствующим пояснением в скобках или через двоеточие. Например, «О перспективных направлениях книгоиздательской деятельности: Отчет заместителя генерального директора о командировке на семинар».
5
Структурируйте повестку дня. На практике применяются два способа расположения вопросов: от наиболее важных к менее важным и от незначительных к существенным. Каждый вариант имеет свои положительные стороны. В первом случае в начале совещания рассматриваются главные вопросы. Сотрудники проявляют больше активности, усталость еще не влияет на них. Но обсуждение первого вопроса может затянуться, времени на решение мелких, но важных проблем не останется. Если же собрание начинается с менее важных пунктов, сотрудники постепенно включаются в ритм и к моменту объявления главного вопроса вполне настроены на конструктивный диалог.
6
Напечатайте повестку дня в соответствии с требованиями делопроизводства, принятыми в вашей организации. Кроме собственно вопросов для обсуждения укажите дату, время, место проведения совещания, основных докладчиков, участников и приглашенных специалистов. Утвердите документ у руководителя организации. Оригинал повестки дня вы позже приложите к протоколу заседания. На основании утвержденной повестки подготовьте информационное письмо или объявления для сотрудников.

Совет 2: Как написать повестку

Повесткой именуется извещение, составленное в краткой письменной форме. Оно, как правило, направляется гражданину и содержит в себе информацию о дате, точном адресе, сотруднике, цели посещения, перечне документов, необходимых для предъявления работнику государственного органа, направившего уведомление с целью обязательного его исполнения. Все виды повесток содержат общие данные, без заполнения которых документ не может считаться оформленным юридически правильно.
Вам понадобится
  • - паспортные данные гражданина;
  • - цель оформления повестки;
  • - бланк учреждения для составления повестки;
  • - печать или штамп учреждения.
Инструкция
1
Определите вид повестки, который зависит от деятельности, осуществляемой государственным учреждением, и сформулируйте цель, по которой гражданин будет обязан явиться в назначенный срок и по указанному адресу, имея при себе паспорт и полученный им документ.
2
Соберите необходимую информацию для написания повестки. Она должна содержать полные и точные данные фамилии, имени, отчества гражданина, адрес его прописки или регистрации. Информацию получите из имеющейся в государственном учреждении базы, доступной для его сотрудников.
3
На бланке учреждения, предназначенном для оформления повесток, укажите его номер и дату составления. Напишите, кому именно адресован документ, указав полную фамилию, имя, отчество гражданина и его адрес. Наличие правильно заполненных данных гарантирует документу юридическую силу.
4
Напишите полный адрес государственного учреждения и укажите время, по которому необходимо явиться по повестке. Внесите данные, содержащие наименование отдела, номер телефона, фамилию, имя, отчество сотрудника и его должность.
5
В специально отведенной строке повестки обозначьте причину, по которой вызван гражданин, сославшись на номер документа и его дату, согласно которому он приглашается.
6
Грамотно и доходчиво сформулируйте информацию, касающуюся последствий, которые могут возникнуть в случае неисполнения требований, указанных в повестке, сославшись на соответствующие статьи закона.
7
Обозначьте весь перечень документов, необходимых для предъявления вызванному по повестке гражданину. Помимо паспорта может понадобиться справка с места работы, трудовая книжка и т.п.
8
В конце документа укажите должность, фамилию и инициалы сотрудника, составившего его, поставьте роспись, а также штамп или печать учреждения, направившего повестку.
Обратите внимание
В случае несвоевременной явки в военкомат по повестке и отсутствия уважительной причины, с призывника взыскивается штраф, а при длительном игнорировании возможно наложение более строгого наказания вплоть до возбуждения уголовного дела.
Совет полезен?
Судебные повестки направляются адресату по почте письмом с уведомлением. Они могут также доставляться лицом, направленным судьей. В этом случае адресат собственноручно расписывается на корешке повестки, тем самым подтверждая ее получение.
Источники:
  • ФЗ от 02.10.2007г. №229-ФЗ Глава 4. Извещения и вызовы в исполнительном производстве
  • ГК РФ Глава 10. Судебные извещения и вызовы
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500