Совет 1: Как оформить письмо по делопроизводству

Несмотря на все большее распространение электронного документооборота, общение между предприятиями посредством электронной почты, деловая переписка не утратила своей актуальности. Более 80% деловых писем печатается на бумажном носителе и отправляется по почте или путем внутриведомственной экспедиции. Как же правильно написать письмо, чтобы оно достигло своей цели, а не было отправлено адресатом в мусорное ведро?
Инструкция
1
Приступая к написанию делового письма, возьмите бланк предприятия. Как правило, его формат определен в инструкции по делопроизводству, печатается на бумаге формата А4. Если печать будет осуществляться на готовом бланке, позаботьтесь о достаточном отступе сверху (чтобы разместились реквизиты предприятия). Оставьте поле слева – 30мм, справа и снизу – 20мм (можно меньше, но не менее 15мм).
2
Выбирая бланк, определитесь с расположением реквизитов (угловое или продольное). Если ваше письмо связано с производственно-финансовой деятельностью, несет в себе информацию, предложение к сотрудничеству, адресовано частному лицу – лучше использовать угловое расположение реквизитов (в левом верхнем углу листа).
В верхней левой части письма печатаются реквизиты адресата. Для юридического лица – это наименование организации (в именительном падеже), должность лица, которому предназначено письмо (в дательном падеже). Например, ОАО «ПавловскГранит», начальнику отдела продаж Иванову И.И.
Если письмо направляется руководителю, наименование предприятия можно не указывать, т.к. оно входит в наименование должности (например, «Директору ОАО «ПавловскГранит» Сидорову Е.Е.).
3
Письмо-поздравление, письмо-приглашение лучше будет смотреться на бланке с продольным расположением реквизитов. В шапке такого письма минимальное количество реквизитов – герб или эмблема, наименование предприятия, сокращенное наименование (только в том случае, если оно закреплено в уставе или другом управляющем документе), дата и номер. Адрес, телефоны, электронный адрес организации располагаются в нижнем колонтитуле. Содержание такого письма желательно разместить на одном листе.
4
Теперь приступайте к написанию самого письма. Наименование документа (Письмо) печатать не нужно. Шрифт выберите по своему усмотрению, если это не оговорено инструкцией по делопроизводству. Чаще всего используется шрифт Times New Roman, кегль 12 – 14.
5
Если оно предназначено конкретному лицу, обращайтесь непосредственно к нему («Уважаемый Николай Иванович!») и только на «Вы». Если нет, приступайте сразу к тексту. В случае, когда письмо короткое, измените межстрочный интервал на 1,5.
Содержание должно быть ясным, четко выражать то, что вы хотите от адресата.
6
В завершение укажите должность руководителя, подписавшего письмо, ФИО (инициалы ставьте впереди фамилии, например В.И.Петров). Ниже – свои координаты как исполнителя – фамилию, имя, отчество, телефон.

Совет 2: Как составить письмо по делопроизводству

Оформляя письмо по делопроизводству, помните, что отношение адресата к автору письма во многом зависит от того, как оно составлено и оформлено. Для того чтобы произвести хорошее впечатление, помните, что прежде всего письмо должно быть грамотно составлено с точки зрения орфографии, пунктуации и стилистики.
Вам понадобится
  • Бланк с реквизитам компании
Инструкция
1
Правильно оформите бланк. Обязательно включите в него реквизиты организации. Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:- наименование организации;- логотип организации;- код организации;- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
2
Располагайте реквизиты в углу или же продольно, растянув на всю страницу. Не забудьте указать на документе дату и его регистрационный номер.
3
Обращайтесь к адресату «Уважаемый (Петров)!» или «Уважаемый господин (Сидоров)!». Сочетайте прилагательное «уважаемый» с указанием должности или социального положения.Используйте обращение «Дорогой (дорогая)» в официальной переписке только в том случае, если если у вас с адресатом сложились доверительные отношения и только в сочетании с именем-отчеством.Корректно указывайте должность и уточняйте правильное написание фамилии, имени и отчества адресата.
4
Составляйте письмо по общепринятой схеме: начните со вступления, изложите суть в основной части и подведите итог в заключении.Во вступительной части укажите цель (причину) составления письма. Если это ответ или вы ссылаетесь на какой-то документ, то непременно укажите ссылку на него или его отдельные пункты, которые послужили основанием для написания письма. Обязательно включите в эту часть наименование вида документа, дату, его автора, регистрационный номер документа, заголовок, например: В ответ на ваше письмо/ В соответствии с вашим письмом от 19 июня 2010 г. № 554 «Об утверждении сроков согласования...».
5
В основной части изложите описание события, сложившейся ситуации, их анализ, приведите доказательства. Формулируйте основные вопросы письма четко и располагайте их в последовательности, наиболее удобной для восприятия.
6
Заканчивайте письмо выводами в виде мнений, напоминаний, просьб, предложений, отказов и т. д.
7
В конце письма укажите должность руководителя, подписавшего письмо, ФИО (инициалы ставьте впереди фамилии, например В.И. Петров). Ниже координаты исполнителя – фамилию, имя, отчество, телефон.
Обратите внимание
Этикет требует, чтобы ответ на письмо подписывало должностное лицо равного ранга.
Совет полезен?
В заключительной фразе письма выражайте надежду на плодотворное сотрудничество.
Источники:
  • Структура текста делового письма
Обратите внимание
Грамматические ошибки в письме недопустимы.
Полезный совет
Если письмо подписывает не начальник, а его заместитель, не ставьте никаких косых черт, слов, подписанных ручкой. Должность должна соответствовать подписи.


Дату и регистрационный номер ставьте от руки, т.к. письмо регистрируется только после того, как оно подписано руководителем.
Источники:
  • HR-Portal. Деловое письмо: особенности оформления.
Поиск
ВАЖНО! Проблемы сердца сильно "помолодели". Потратьте 3 минуты на просмотр ролика. Защитите себя и близких от страшных проблем.
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500