Совет 1: Как регистрировать входящие документы

Регистрация входящего документа – это фиксация факта получения документа в организации. Будь то бумажный документ или электронный, ему необходимо присвоить регистрационный индекс и сделать отметку о его получении в регистрационных формах. Это необходимо для контроля за исполнением документации и облегчения поиска нужной информации.
Вам понадобится
  • - компьютер с доступом в интернет;
  • - браузер.
Инструкция
1
Запустите программу «СБ Входящие документы», чтобы провести регистрацию входящего документа. Нажмите кнопку «Добавить», чтобы внести документ. Выберите команду «Новый документ», присвойте порядковый номер карточке. Заполните поле «На чье имя», по умолчанию это директор организации, если получатель документа другой, нажмите кнопку справа от поля и внесите другой элемент в справочник, например, заместитель директора. Выберите тему документа, для начала внесите ее в справочник. Щелкните по черной стрелке, в пустой строчке введите тему документа. Нажмите кнопку «Закрыть», далее выберите введенную тему в поле.
2
Присвойте документу код, чтобы дополнить регистрационный индекс, далее установите дату получения документа, ее же нужно проставить на входящем документе, далее присвойте входящий номер документа, его тоже нужно отметить на самом документе. Далее перенесите с входящего документа его дату и номер. Регистрация входящего документа от физического лица возможна, нажмите кнопку «Физическое лицо» и введите данные о нем.
3
Заполните поле «От кого», чтобы зарегистрировать входящий документ. Щелкните по черной стрелочке и добавьте в справочник отправителя, или выберите в этом поле уже существующего. Далее заполните поле «Краткое описание и резолюция». Здесь внесите суть документа, а также резолюцию руководителя (что нужно сделать, в какие сроки). Заполните поле «Кому направлен», это облегчит дальнейший контроль за исполнением документа. Внесите эту информацию из резолюции руководителя. Заполните поле «Кто подписал», добавив сначала должностное лицо в соответствующий справочник. Выберите дату контрольного срока исполнения в соответствующем поле. Это позволит программе напомнить о приближающихся сроках исполнения документа. Заполните дату исполнения документа. Загрузите документ в систему, нажав кнопку «Обзор». Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить регистрацию входящего документа.
4
Запустите альтернативную программу, чтобы зарегистрировать входящий документ. Программы для электронного документооборота подразумевают аналогичную последовательность действий с регистрацией входящих документов. Используйте такие программы, как «Делопроизводство», «Евфрат», «Дело».

Совет 2: Как регистрировать корреспонденцию

Факс с пометкой срочно – быстрее отдать шефу, электронные письма, заполнившие ящик, – разобрать, кипу писем и пару посылок, которые принес почтальон, нужно срочно «разбросать» по отделам, а еще сотрудник заявление на отпуск написал. Тут тебе и реклама, и важные бухгалтерские документы. Трудна работа секретаря! Стоит потерять одну «бумажку», как окажется, что именно от нее зависит судьба организации и ваша карьера. Чтобы всегда можно было найти тот или иной документ, нужно уметь правильно регистрировать корреспонденцию.
Вам понадобится
  • Журнал регистрации входящей корреспонденции,
  • журнал регистрации исходящей корреспонденции,
  • тетради объемом 96 листов,
  • бланки организации,
  • папки.
Инструкция
1
Регистрировать нужно всю входящую и исходящую корреспонденцию, причем, в день получения или отправки. Регистрации подлежит корреспонденция всех видов: почтовые отправления, электронные письма, факсы, врученные лично в руки послания. Важные электронные письма (входящие и исходящие) нужно распечатывать и регистрировать так же, как и остальные виды корреспонденции. Кроме того, необходимо регистрировать внутреннюю корреспонденцию: докладные записки, служебные записки, объяснительные, заявления, жалобы.
2
Для того, чтобы регистрировать корреспонденцию, заведите специальные журналы регистрации. В зависимости от объемов корреспонденции того или иного вида, вы можете завести общие журналы входящей и исходящей корреспонденции, либо дополнительно разбить их по видам. Например, сделайте журнал для регистрации входящих и исходящих электронных писем. Вне зависимости от объемов корреспонденции, удобно сделать отдельный журнал для регистрации входящих и исходящих факсов.
3
Если у вас нет специального журнала регистрации корреспонденции, отпечатанного в типографии, возьмите обычную тетрадь, и разграфите ее. В журнале регистрации входящих писем укажите номер послания, дату получения, а также вид корреспонденции, если у вас общий журнал для всех видов посланий, от электронных до факсимильных. В отдельной графе опишите кратко содержание письма. В соседнюю графу впишите резолюцию руководителя и фамилию того, кому письмо передано для исполнения. На практике, если вопрос контролируется конкретным человеком, многие письма не попадают к руководителю, а сразу передаются исполнителю, поэтому не стоит делать эту графу большой. Под фамилией исполнителя или рядом с ней желательно оставлять место для подписи, свидетельствующей о получении им документа. Если руководитель поручил секретарю проконтролировать «исполнение» документа, то в отдельной графе красными чернилами ставится пометка о контроле (буква «К» или слово «контроль»). После завершения исполнения поручения, связанного с данным документом, поставьте отметку об исполнении, а также передаче письма «в дело» (укажите номер дела и дату его формирования).
4
Журнал регистрации корреспонденции нужен и для всех исходящих посланий. В журнале регистрации исходящих писем меньше граф, чем в журнале регистрации корреспонденции входящей. Также как и в журнале регистрации входящих писем, сделайте в журнале регистрации исходящих писем графу с порядковым номером письма, графу с датой, только уже отправления, с видом отправляемой корреспонденции (если нужно), с кратким содержанием послания, фамилией составителя документа (письма), а также графу с номером дела, куда была подшита копия послания.
5
По-особому следует регистрировать корреспонденцию, которую вы отправляете по почте. Регистрация писем, отправляемых почтой, производится на бланке организации. Лучше отправлять за один раз не более 7-10 писем. От руки или на компьютере, на бланке напишите дату отправки, ниже, для каждого отправляемого по почте письма, укажите порядковый номер записи, название организации, ее место нахождения (можно указать только город или область). Справа оставьте немного места. Сюда после получения на почте чека, нужно вписать из него номера почтовых отправлений (обычно 6-8 цифр). Ниже наименования организации для каждого отправления впишите номера и даты отправляемых документов, или иные реквизиты, позволяющие их идентифицировать. На почте этот список заверяется почтовой печатью. Подшивать его можно в отдельную папку или в папку, где хранятся исходящие письма.
6
Для регистрации каждого вида внутренней корреспонденции нужен отдельный журнал. В каждом журнале указывайте номер документа, его дату, фамилию составителя, краткое содержание, резолюцию руководителя, фамилию исполнителя, отметку о контроле, а также номер дела.
Обратите внимание
У начинающих секретарей, а также у тех, кто переходит работать в новую организацию, может возникнуть вопрос о том, нужно ли регистрировать рекламные письма. В большинстве случаев, такие письма можно не регистрировать, чтобы сэкономить время, да и бумагу. Однако, на первое время, заведите тонкую тетрадку и отдельную папку, чтобы регистрировать и подшивать подобную корреспонденцию. Когда вы будете в курсе интересов сотрудников и руководителя, вам будет легче понять – стоит ли вашего внимания тот или иной документ.
Совет полезен?
Сейчас существуют системы электронного документооборота, которые позволяют экономить бумажные ресурсы, а также сокращать время поиска зарегистрированного документа. Кроме того, такие системы могут помочь немного разгрузить секретаря, так как регистрировать документы смогут все желающие сотрудники, на компьютере которых установлена данная программа. Если в вашем офисе устанавливают такую систему, позаботьтесь о том, чтобы сотрудники умели правильно регистрировать корреспонденцию, и не забывали этого делать.
Источники:
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
  • журнал входящих и исходящих документов
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500