Совет 1: Как сформировать личное дело

В кадровых службах организаций, предприятий хранится большое количество документов: приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, переводах, награждении, дополнительных денежных выплатах, увольнении и другие. Важность сохранения таких документов обусловлена необходимостью учета документов каждого конкретного работника. Задача правильно и оперативно сформировать документы в дела, возложена на кадровиков.
Инструкция
1
Формирование дел представляет собой размещение исполненных документов в дела. Документы в дела группируйте за каждый календарный год, за исключением дел, которые были сформированы изначально и не находятся в рамках одного календарного года. К таким делам можно отнести: личные дела учащихся, служащих, рабочих, судебно-следственные дела, пенсионные дела, истории болезней, а также другие учетные документы.
2
Окончательное формирование личных дел учащихся, студентов, аспирантов произведите по факту окончания учебного заведения или аспирантуры; рабочих и служащих - по факту их увольнения; истории болезней – после предоставления выписки больного; судебных дел – непосредственно после окончания судебного процесса и вынесения решения; пенсионных дел – после того, как были прекращены выплаты пенсии.
3
Личные дела работников, которые были уволены, при подготовке к архивному хранению объедините в наряды личных дел, если число листов не превышает двухсот пятидесяти. То же касается лиц, окончивших учебное заведение. Также вы можете сформировать индивидуальное личное дело как обособленную единицу хранения. Данное правило распространяется на личные дела постоянного срока хранения.
4
При формировании личных дел учтите различные сроки их хранения. Что касается дел долговременного и постоянного сроков хранения, формируйте их раздельно, а также включайте в разные описи.
5
Приказы по личному составу группируйте в дела согласно установленным срокам хранения. Внутри каждого личного дела документы заносятся в хронологической последовательности, то есть от начала к концу года, а также по дате их утверждения, составления, регистрации.
6
Дела, которые сформированы из лицевых счетов, личных карточек, трудовых книжек, а также наряды личных дел, систематизируйте строго в алфавитном порядке. При использовании такого оформления, проводите дополнительное уточнение, указывая первые три буквы в фамилии лиц, на которых заведено личное дело.

Совет 2: Как сформировать выписку

Очень часто гражданам для восстановления, оформления документов, а также для подтверждения юридически значимых фактов требуются выписки из различных документов. Это могут быть приказы, штатное расписание, домовая книга и даже история болезни. Поэтому сотрудник-документовед практически любой организации рано или поздно сталкивается с необходимостью формирования выписки.
Инструкция
1
На тип оформления выписки влияет тип документа, с которого вы копируете данные, и его давность. Дело в том, что для таких документов, как, например, выписка из трудовой книжки, предусмотрен специальный бланк и, хотя многие организации и допускают свободную форму копирования, желательно использовать стандарт.
На форму и вид выписки из домовой или похозяйственной книги будет влиять и цель совершения данного действия. Так, если вы копируете данные для оформления компенсации по коммунальным услугам, то потребуется внести данные о количестве зарегистрированных на жилплощади, а если вам нужно восстановить правоустанавливающие документы на недвижимость, то в выписке должны быть отражены даты первоначальной регистрации всех домочадцев, а также тех, кто с учета уже снят.
2
Сформулируйте вводную часть при оформлении выписки из юридического документа, например, протокола. В ней кратко изложите причины данного запроса. Вводная часть должна в себя включать повестку дня, то есть причину, по которой должно собраться заседание.
3
Затем составьте основной текст с содержанием необходимых абзацев, в котором укажите вопросы, обсуждавшиеся на заседании, кто слушал, что слушали и что постановили в результате слушания дела по повестке дня. Текст, выписываемый из протокола, должен содержать так называемую «заверительную запись». В ней обозначьте, что выписка из протокола соответствует оригиналу, укажите свою должность, дату, поставьте подпись с расшифровкой.
4
При оформлении выписки из трудовой книжки (трудового договора) необходимо иметь в наличии копию лицевой или основной части договора, где указаны название документа, фамилия, имя, отчество владельца, год рождения, образование, профессия и т.д. В остальном нужно лишь сделать копии необходимых страниц.
5
Помните, что часто выписка должна быть заверена не только руководителем организации-держателя документа, но и печатью нотариуса. Как правило, о требованиях к выписке ужно уточнять в том учреждении, куда вы готовите документ.
Видео по теме
Поиск
ВАЖНО! Проблемы сердца сильно "помолодели". Потратьте 3 минуты на просмотр ролика. Защитите себя и близких от страшных проблем.
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500