Совет 1: Как прочитать входящие письма

Сегодня сервис обмена электронными сообщениями используется повсеместно. С его помощью можно отправить послание в любую точку планеты и получить отчет о доставке всего через несколько секунд. Пусть данная технология известна не первый год, не все пользователи интернета умеют правильно работать с этим инструментом.
Вам понадобится
  • Компьютер с доступом к интернету.
Инструкция
1
Перед тем как просмотреть или прочитать входящие сообщения в вашем электронном ящике, необходимо открыть его. Для этого нужно запустить браузер и в адресной строке ввести точный адрес веб-сервера, на котором располагается ваш e-mail. В пустые поля введите свои регистрационные данные (логин и пароль). Если вы не помните точно, какие данные были вами использованы при регистрации, воспользуйтесь опцией «Восстановление пароля к учетной записи».
2
После нажатия кнопки «Войти» вы окажетесь на странице своего почтового ящика. Нажмите на папку «Входящие», чтобы просмотреть все письма в этом каталоге. Письма, которые помечены скрепкой, имеют вложения (загруженные файлы). К таким письмам стоит относиться крайне внимательно, приложения к письмам могут содержать вредоносные объекты.
3
Для просмотра письма необходимо кликнуть мышью по его заголовку. Заголовки непрочитанных писем в этой папке отображаются жирным шрифтом и находятся, как правило, сверху списка. Если открытое письмо отображается некорректно, т.е. вместо привычных кириллических букв вы видите закорючки, необходимо прокрутить текст письма до самого конца и нажать ссылку другой кодировки. Если вы попробовали все кодировки, а желаемого результата так и не получили, следовательно, отправитель письма работает с другой операционной системой или почтовой программой.
4
После прочтения текста письма, его можно удалить. Для этого нажмите соответствующую кнопку в верхней или нижней панели кнопок. Если письмо не удалить, оно останется в папке «Входящие». Большое количество прочитанных писем приводит к медленной загрузке почтового ящика, поэтому желательно периодически удалять ненужные сообщения. Важные для вас письма рекомендуется архивировать или перемещать в другой каталог, для этого действия есть специальные кнопки.

Совет 2: Как оформить входящие письма

Поступающие в организацию документы подлежат учету. Обычно регистрация входящих писем – задача канцелярии, но в небольших коллективах эту обязанность часто возлагают на секретаря. Методика оформления корреспонденции, как правило, подробно описывается во внутренней инструкции по делопроизводству. Если же она отсутствует, при обработке новых документов нужно придерживаться определенного порядка действий.
Вам понадобится
  • - журнал регистрации входящей корреспонденции;
  • - штамп «Входящее письмо».
Инструкция
1
Примите и рассортируйте поступившую корреспонденцию. Вскрывать нужно все письма, кроме имеющих особую пометку, например, «Лично руководителю» или «Конфиденциально» и т.д. Не спешите выбрасывать конверт, предварительно проверьте, указан ли в тексте обратный адрес. В регистрации не нуждаются бухгалтерские документы (счета, накладные), поздравления, рекламные материалы.
2
Внесите сведения о поступивших письмах в журнал регистрации входящей корреспонденции. Он может быть электронным или традиционным (бумажным). Заполняя электронные формы, следуйте рекомендациям разработчиков программы. Компьютерные системы облегчают канцелярский труд, помогает быстро найти нужную информацию. Однако, в них важна унификация, строгое соблюдение правил ввода сведений, иначе документ может затеряться в базе.
3
Традиционный журнал регистрации купите в типографии или оформите самостоятельно в тетради формата А4. Главное требование к нему – простота поиска, наглядность и аккуратность заполнения. Удобно вести журнал в виде таблицы со следующими графами:1. Дата регистрации. Входящие письма учитывайте в день получения и вечером передавайте на рассмотрение руководителю, если в организации не принят иной порядок;2. Регистрационный номер. Этот атрибут документа состоит из номера папки-дела «Входящие документы» (по утвержденной номенклатуре дел организации) и порядкового номера (с начала календарного года) поступившего письма. Например, «№ 01-12-273», где 01-12 – номенклатурный номер дела, 273 – уникальный номер письма. Вся поступившая корреспонденция регистрируется один раз, независимо от количества поступивших позже копий, в том числе электронных;3. Автор письма (организация, частное лицо), например, «ООО «Встреча» или «Администрация области, заместитель главы В.С.Сидоров» и т.д.;4. Тема документа. Эту графу можно заполнить сведениями из заголовка письма или кратко сформулировать основную мысль после его прочтения. Пишите так, чтобы позже вы могли легко вспомнить, о каком именно документе идет речь, и объяснить это коллегам. Например, «О заключении договора на транспортные услуги» или «О предоставлении сведений по налогу на прибыль до 12.12.2011» и т.д.;5. Исполнитель. Графу заполните после получения визы руководителя. Впишите фамилию сотрудника, который будет готовить ответ. Здесь же пометьте срок исполнения. Дату ответа на срочное письмо выделите цветным маркером или подчеркните.6. Примечания. Здесь вы можете делать отметки о выполнении поручения руководителя, или указывать наличие важных приложений к письму, или помечать количество копий, находящихся у сотрудников в работе.
4
Дополните таблицу по вашему усмотрению. Например, опасаясь за сохранность документов, выделите графу для подписи исполнителя при получении письма. Однако не перегружайте журнал и себя чрезмерно подробными записями. Всю нужную информацию содержит документ, регистрационные формы лишь помогают проследить стадию работы над ним.
5
На всех письмах проставьте специальный штамп, на котором указан вид корреспонденции – «Входящие». Оттиск должен располагаться в правом нижнем углу первой страницы документа. Следите, чтобы печатью не перекрывался текст. Порядковый номер и дату поступления впишите в строку оттиска вручную.
Полезный совет
Электронное письмо распечатайте и зарегистрируйте в обычном порядке.
Источники:
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

Совет 3: Как удалить все входящие письма

Очищать электронный почтовый ящик вручную, сообщение за сообщением - утомительная работа, особенно, если их много. Гораздо удобнее осуществить эту операцию автоматически. Веб-интерфейс практически каждой почтовой службы оснащен соответствующей функцией.
Инструкция
1
Зайдите в свой электронный почтовый ящик, используя веб-интерфейс.
2
Создайте новую папку для хранения тех сообщений, которые вам понадобятся даже после очистки. Дайте ей любое название.
3
Перейдите в папку с входящими сообщениями. Выделите на первой странице те письма, которые вам необходимо сохранить. Осуществите операцию перемещения их в новую папку.
4
Посмотрите, не оказались ли на первой странице после этого важные сообщения с последующих страниц. При необходимости, перенесите в дополнительную папку и их.
5
Поступите аналогичным образом со всеми важными сообщениями со всех страниц папки «Входящие».
6
Аналогично поступите и с важными исходящими сообщениями. Для них, чтобы не путать их с важными входящими, можно создать отдельную новую папку. На всякий случай, поищите важные письма и в папке для спама - иногда они попадают туда по ошибке.
7
Перенеся все важные сообщения (их, скорее всего, окажется сравнительно немного) в созданные вами новые папки, приступите к очистке папок для входящих и исходящих сообщений. Каждую из них очищайте следующим образом. Вначале попытайтесь найти на странице кнопку или пункт меню (в том числе, ниспадающего), позволяющий очистить папку целиком. Местоположение такого пункта зависит от того, какой вы пользуетесь почтовой службой. Если найти его не получилось, найдите поле для галочки, расположенное в самом верху страницы, над первым сообщением. Поставьте в него галочку, и выделенными окажутся все сообщения либо на странице, либо во всей папке (также зависит от почтовой службы). Удалите их. Если окажется, что удалились сообщения только на одной странице, повторяйте операцию до тех пор, пока не окажется очищенной вся папка. Даже в этом случае очистка осуществляется гораздо быстрее, чем при выделении и удалении сообщений вручную по одному.
8
Все сообщения, которые вы удалили, окажутся в папке «Удаленные». Очистите ее аналогичным образом. На вопрос о том, действительно ли вы желаете удалить сообщения безвозвратно, отвечайте положительно.
9
Из новых папок, в которые вы переместили важные сообщения, ничего не удаляйте. При желании сделайте резервную копию важных писем.
10
Выйдите из почтового ящика.
Видео по теме

Совет 4: Как архивировать письма

При возникновении необходимости очистить место в почтовом ящике вовсе не обязательно удалять имеющиеся письма. Дело в том, что существует и другой способ: вы можете просто заархивировать их.
Инструкция
1
Все этапы данной процедуры можно разобрать на примере почты Gmail. Сначала авторизуйтесь в системе (введите ваш логин и пароль). Затем перейдите в папку «Входящие». Рядом с тем сообщением, которое вы хотите переместить, поставьте флажок. Над списком всех писем вы увидите панель инструментов. На ней кликните по кнопке «Архивировать». Кстати, если вы захотите архивировать открытое в данный момент сообщение, то вам не понадобится переходить в общий список: просто нажмите на кнопку, находящуюся над самим письмом. Обратите внимание на то, что архивация означает только перемещение в папку «Вся почта», а не удаление.
2
Для просмотра заархивированных сообщений перейдите по ссылке «Вся почта» (она располагается в левой части страницы). Найти такое письмо вы потом с легкостью сможете благодаря функции поиска или присвоенному ему ярлыку.
3
Не удивляйтесь, если через какое-то время в папке «Входящие» снова окажется то сообщение, которое вы заархивировали. Причина может быть в том, что на него поступил ответ, а потому цепочка стала отображаться вновь.
4
Как уже было сказано, подобные сообщения переносятся в папку «Все письма». Однако ее объем тоже ограничен, как и объем электронного ящика. Поэтому хранить там письма можно хоть и долго, но зато не все. Если она окажется перегружена, то кое-что все-таки придется стереть. Для этого откройте нужное сообщение, установите напротив него флажок, а потом кликните «Удалить». Таким образом вы избавитесь сразу от всей цепочки писем.
5
Кроме того, вам доступно удаление отдельного сообщения. Чтобы выполнить эту процедуру, вы должны открыть цепочку писем и там выбрать нужное. Рядом с кнопкой «Ответить» вы увидите значок со стрелкой вниз. ОН находится на в правом верхнем углу специальной панели. Для завершения кликните на графу «Удалить это сообщение».
Источники:
  • Архивация писем
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше