Универсальный передаточный документ (УПД) был разработан еще в 2011 году, но стал активно использоваться только в 2013, когда вступил в правовую силу ФЗ № 412. Он регулирует отношения бизнес партнеров, юридических лиц и налоговой службой. Изначально документ имел статус единого отгрузочного, то есть им можно было заменить счет-фактуру, но уже к концу 2013 года ФНС был предложен проект о возможности использования УПД как отчетного, для предъявления в налоговую службу. Допустимо формировать и отправлять УПД как в письменном, так и в электронном формате.

Что такое УПД

Форма УПД составлена таким образом, что позволяет одновременно внести данные двух документов, без потери каких-либо позиций и информации. УПД наделен функциями документа первичного учета и включает в себя реквизиты счета фактуры. В его основе лежит форма счета-фактуры, дополненная позициями из ДПУ (документа первичного учета). Форма бланка утверждена специальным постановлением № 1137 правительства РФ. Согласно ему, УПД содержит:

  • данные (элементы), которые вносятся в накладную на товар,
  • разделы и графы накладной товарно-транспортного типа,
  • пункты и позиции из фактуры на отпуск товаров,
  • полноценный акт о приеме или передаче средств.

УПД регулярно корректируется, в него вносятся изменения, соответствующие изменениям в практике и правилах ведения бизнеса, отчетности. Должностные лица, формирующие УПД, обязаны следить за его изменениями и строго следовать им. Последние корректировки датируются июлем и октябрем 2017 года, и включают внесение идентификаторов договора (контракта, соглашения), добавление графы для отражения кода товара, таможенной декларации. Внесенные изменения фиксируются в виде дополнения к постановлению или самостоятельного постановления. Последние – это постановления № 625 и 981 правительства РФ.

Назначение и основные функции документа

УПД могут применять по прямому его назначению – для передачи товаров (ценностей) или отчетности – и крупные компании любого типа, и частные, индивидуальные предприниматели, независимо от того, в каком режиме осуществляется их налогообложение. Даже те, кто по каким-либо причинам освобожден от НДС, может пользоваться УПД, как первичным документом в следующих случаях:

  • при оформлении поставок и подрядных работ,
  • фиксации оказанных и полученных услуг,
  • оформляя сделки передачи прав собственности на любой тип имущества,
  • при учете посреднических операций и услуг.

Законодательство предусматривает и разрешает применение УПД в 2-х случаях (вариантах) – как счет-фактуру и документ, фиксирующий передачу чего-либо, только как документ, отражающий перемещение ценностей.

Если практикуется второй статус использования УПД, то указывать в нем данные счета-фактуры не нужно, так как он является лишь подтверждением передачи активов. Счет-фактура, если в ней возникла необходимость, может быть оформлена отдельным бланком, в виде приложения к УПД.

Выбранные формы и тип оформления УПД (бумажный или электронный) обязательно отражаются документально в бухгалтерской и налоговой политике предприятия.

Когда и кому можно использовать УПД

Полный перечень случаев, когда может быть использован Универсальный Передаточный Документ, опубликован в официальном письме налоговой службы России, датированным октябрем 2013 года. К примеру, в перечень хозяйственного применения, были включены:

  • безтранспортировочная отгрузка товаров или ценностей непосредственно их покупателю или его доверенному представителю,
  • отгрузка товаров с их последующей перевозкой и передачей покупателю,
  • фиксация выполненных работ и сдача объекта заказчику,
  • передача прав собственности на движимое и недвижимое имущество,
  • передача ценностей (товаров) по комиссионному или агентскому договору.

Письмом налоговой службы от января 2014 года были утверждены дополнительные возможности и функции УПД – отсутствие ограничений на области применения документа, возможность фиксации с его помощью операций не только с российскими, но и с зарубежными контрагентами, не имеющими территориальной привязки (регистрации) на территории РФ. ТО есть налогоплательщики и торговые агенты, бухгалтеры вправе вносить в документ дополнительные, необходимы для фиксации всех нюансов сделки, реквизиты и данные, применять форму для отражения операций с иностранными партнерами.

Правила заполнения документа

Прежде чем начать заполнять УПД, необходимо присвоить ему статус – 1 или 2. Этот реквизит носит информационный характер, и. фактически, определяет правила, по которым формируется документ. УПД со статусом 1 – это и счет-фактура, и акт (передаточный документ), которые обязательно нумеруются. УПД с реквизитом 2 – передаточный (первичный) документ, в котором необязательно заполнять графы, характерные только для фактуры. Они также нумеруются, в соответствие с порядком составленных первичных актов.

Образцы заполнения УПД обоих статусов специалисты предприятий могут взять на официальном сайте ФНС или в местном представительстве учреждения. Кроме этого, на тематических интернет-ресурсах бухгалтерского или налогового есть подробные инструкции по заполнению УПД, в которые включены:

  • правила определения статуса,
  • должность лица, уполномоченного составлять и визировать документ,
  • порядок отображения товаров или услуг,
  • данные о товаре, которые должны быть указаны, перечень документов на него и их тип,
  • правила определения экономического субъекта в УПД,
  • специфика отображения данных об участниках сделки, ранее подписанных соглашениях между ними.

Составленные документы, независимо от статуса, фиксируются или дублируются в хозяйственных и учетных документах предприятия.

Исправление ошибок в УПД

При составлении любого документ, в том числе и УПД, могут быть внесены не все данные или допущены ошибки. ФНС дает рекомендации не только по принципу формирования отчетности этого типа, но и по тому, как исправлять ошибки или устранять недочеты.

Порядок внесения изменений зависит от статуса документа:

  • ошибка в стоимости позиций (товаров) – создается новый документ, с сохранением исходного номера, внесением даты изменения в соответствующую строку (1а),
  • ошибка в реквизитах отгрузчика или получателя товаров, номерах платежек или таможенных данных – заполнение нового бланка с сохранением номера изначального, внесением точных данных,
  • ошибка в первичном документе без влияния на счет-фактуру – зачеркнуть одной чертой, чтобы исходные данные читались, и указать сверху новую сумму 9стоимость) с пометкой «исправлено и подписью,
  • если одна из указанных операций (УПД статуса 2) освобождена от уплаты налога – исправить исходный вариант и составить счет-фактуру, как дополнение.

Внесение исправлений не требует составления нового УПД и внесения его в учетные документы предприятия.

Корректировка УПД

В некоторых случаях требуется корректировка УПД, а не исправление ошибочно внесенных данных. К примеру, составляется счет-фактура на поставку или получение определенного вида товаров (услуг), но по получении оказывается, что количество не соответствует реально полученному количеству. Корректировка объема (стоимости груза в целом) допускается как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения. Согласно положению об исчислении НДС (статья 172 налогового кодекса, пункт 10), подобные факторы влияют на финансовое положение как продавца (поставщика) услуг или товаров, так и на финансовое положение их получателя (покупателя), и должны быть отражены в документах.

В подобной ситуации применяются не допустимые законодательством способы исправления ошибок в УПД, а его корректировка. Составляется документ-поправка (корректировочная счет-фактура), который является дополнением к УПД, и служит подтверждением реально полученного объема товаров или услуг, и используется в расчете налогообложения, налоговых вычетов.

Если УПД составляется в электронном виде, то между партнерами должна быть договоренность по способу его передачи и формату. Оба контрагента обязаны создавать единый формат УПД, передавать его только тем путем, который был оговорен заранее. Это позволит избежать разногласий, исключить ошибки и дальнейшую правку документа, составление дополнительных первичных актов и фактур, проводить оплату своевременно и в полном объеме.