Частный офис или государственная организация, сталкиваясь с необходимостью переезда, вынуждены решать проблемы с перемещением огромного количества накопившейся за время работы мебели, оборудования и техники. Крайне важно, что бы все предметы были перемещены аккуратно, без повреждений. Поэтому необходимо правильно организовать переезд офиса.
Офисный переезд потребует какого-то времени, поэтому займитесь этим заблаговременно, выделите на всю подготовку примерно месяц. На какие моменты стоит обратить особое внимание?
✔ Если компания немаленькая и имеет большой по численности штат, целесообразно заранее подготовить план управления столь ответственным мероприятием. Необходимо обозначить первоочередные задачи, определить бюджет, назначить ответственных сотрудников по всем пунктам, и главное — назначить координатора всего процесса переезда. Именно он возьмет под контроль основные и второстепенные задачи. Обязательно оповестите клиентов о том, что у вас планируется переезд в новый офис.
✔ Следующим этапом идёт подписание договора с выбранной вами мувинговой компанией. Кроме погрузочно-разгрузочных работ и перевоза имущества в пункт назначения, в договор могут быть внесены дополнительные пункты. Например разборка и сборка мебели, расстановка её в новом помещении, подключение инженерных коммуникаций и стационарной техники, уборка помещений после переезда.
✔ Составить полный перечень имущества, участвующего в переезде. Он однозначно понадобится при привлечении профессионалов из компании-перевозчика и поможет избежать путаницы при самостоятельном офисном переезде. Избавьтесь от всего ненужного имущества - продайте, отдайте на хранение или выбросите. Ни к чему тратить средства и время на перевозку лишних вещей.
✔ Подготовить документацию, отражающую план вашего будущего помещения, размещения рабочих мест сотрудников на новом месте, где конкретно в новом офисе будет установлена мебель и компьютеры. Это существенно сэкономит ваше время.
✔ Приобрести весь необходимый упаковочный материал и картонные коробки можно в самой компании, специализирующейся на перевозках. Упаковать в коробки все личные вещи. Обязательно промаркировать стикерами. Желательно сотрудникам выдать памятку-инструкцию, как правильно это сделать.
✔ Отключить от питания компьютеры и другую огртехнику. Делается это только специалистом - системным администратором.
✔ Составить списки всех участвующих в переезде лиц. Заблаговременно для всех приготовить пропуска, если есть в них необходимость. Внести в списки весь транспорт, принимающий участие в переезде офиса. К месту погрузки/разгрузки обеспечить беспрепятственный проезд.
Переезд офиса компании достаточно серьезное мероприятие. Но, как видите, при правильном подходе и организации, все затраты можно свести к минимуму. Для этого достаточно правильно спланировать процесс, и неудобства, связанные с переездом, будут сведены к минимуму и для работников, и для клиентов компании.
