Совет 1: Что такое факсимильная подпись

Термин fac simile - с латинского обозначает «сделать подобное». Факсимильная подпись представляет собой клише в виде печати или штампа, на котором с максимальной степенью достоверности в зеркальном отображении вырезана собственноручная подпись лица, которое, согласно регламенту предприятия или организации, подписывает документы.
Что такое факсимильная подпись

Для чего нужна факсимильная подпись


Механический аналог собственноручной подписи руководителя или другого ответственного должностного лица – факсимильная подпись – используется в делопроизводстве многих предприятий и организаций. Она может потребоваться в случае отсутствия самого владельца подписи при необходимости оформления какого-то срочного документа, и, кроме того, ею может пользоваться и сам владелец, которому на подпись приносят целые кипы бумаг. Тем не менее в силу ряда причин, широкое использование факсимильной подписи в финансовых, экономических, юридических и налоговых правоотношениях достаточно рискованно.

Случаи, когда факсимильная печать руководителя попадала в руки недобросовестных сотрудников, частое явление, поэтому в 2004 г. письмом Министерства по налогам и Сборам №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» было четко определены случаи, когда ее использование строго запрещено. Согласно этому письму, факсимильная подпись не ставится и не считается действительной на разного рода доверенностях, счетах-фактурах, платежных и иных финансовых документах. В письме оговорены и случаи, когда использование факсимиле считается допустимым.
Если в организации предусмотрено использование факсимиле, необходимо назначить ответственного за ее хранение сотрудника и закрепить эту обязанность в его должностной инструкции.


Когда факсимильную подпись можно использовать


Факсимильный оттиск подписи можно использовать в гражданско-правовых отношениях, в этом случае ее использование регламентируется п.2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. В нем оговаривается, что условием правомочности такой подписи может быть, кроме случаев, предусмотренных законом, простое соглашение сторон. Это означает, что когда при заключении сделки планируется использование факсимиле, стороны должны также заключить дополнительное соглашение об этом.
В соглашении, предусматривающем возможность использования факсимильных подписей, необходимо обязательно оговорить срок его действия.


Это соглашение может касаться только одной конкретной сделки или оговаривать все последующие сделки, которые организация планирует заключить с данным контрагентом. Обязательно в этом соглашении должны быть перечислены типы документов, на которые распространяются его нормы. В дополнение к соглашению руководитель организации должен позаботиться о строгом учете и контроле над этим факсимильным штампом. Своим приказом он назначает лиц, имеющих право пользоваться факсимильной подписью, оговаривает виды документации, где она может использоваться, и приводит перечень мероприятий и мер, обеспечивающих ее сохранность.

Совет 2 : Роспись, подпись, факсимиле: чем они различаются и когда бывают нужны

Подпись на документах может быть выполнена несколькими способами. Ее оформление зависит от вида документа и определяется государственными стандартами на управленческую документацию и федеральными законами.
Роспись, подпись, факсимиле: чем они различаются и когда бывают нужны

Слова «подпись» и «роспись» - это паронимы, то есть, однокоренные слова, близкие по звучанию. Подпись - это собственноручное написание фамилии, личный знак для заверения документа, он индивидуален, как отпечаток пальца. Без подписи документ считается недействительным. Роспись же - это орнаментальная либо сюжетная живопись, украшающая стены, посуду, ткани и так далее. Например, роспись «под хохлому». Выражение «под роспись» в законодательстве применяется в значении глагола «расписываться». Факсимиле (fac simile - сделай подобное) - это печать, клише, при помощи которого воспроизводится собственноручная подпись человека, подписывающего множество документов. Ей заверяют большие объемы тех бумаг, которые не подразумевают материальной ответственности - грамоты, письма. Факсимиле востребована в компаниях с большим документооборотом, где руководитель не в состоянии проставить личную подпись на всех бумагах. Согласно Гражданскому кодексу РФ, факсимильные документы обладают юридической силой. Факсимиле не рекомендуется использовать на официальных документах. На некоторых документах строгой отчетности ставить клише запрещено законодательно. Подпись человек ставит под документом лично. А факсимиле может поставить любое, уполномоченное на такое действие лицо. Порядок хранения и использования клише в организации обычно прописывается в локальном акте - положении, инструкции. Там указывается перечень бумаг, на которых можно проставлять факсимиле и определяется лицо или группа лиц, в обязанности которых входит обеспечение сохранности клише и его использование. Кроме того, прописывается несение ответственности за нарушение данного порядка. С развитием электронных технологий, появилась электронная подпись. Цифровой документ, подписанный такой подписью, признается в тех случаях, когда не требуется составления документа на бумажном носителе. Вопросы применения электронной подписи регулируются ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Источники:
  • Факсимильная подпись

Совет 3 : Имеет ли силу договор, подписанный факсимиле, юридическую силу

Должностным лицам, ответственным за составление договоров, следует обращать внимание на особенности применения факсимильной подписи. Игнорирование требований закона в этой области вполне может привести к судебным издержкам и крупным финансовым потерям.
Имеет ли силу договор, подписанный факсимиле, юридическую силу

Что такое факсимильная подпись

Факсимиле – это штамп, который точно воспроизводит собственноручную подпись человека. Обычно он служит для удостоверения полномочий должностного лица. Такое искусственное воспроизведение подписи гражданское законодательство России признает полным аналогом собственноручной подписи. Однако точный смысл понятия «факсимиле» в законодательстве не прописан.

Факсимильная подпись вполне может применяться при оформлении отдельных документов – наравне с собственноручной подписью. В некоторых случаях применение факсимиле прямо предусмотрено законом. Но число таких ситуаций невелико. Поэтому на практике нередко возникает вопрос: когда использование такого вида удостоверяющей подписи допустимо, а в каких случаях от применения факсимиле лучше воздержаться?

Юридическая сила факсимильной подписи

По общему правилу факсимильную подпись должностное лицо вправе использовать, если это непосредственно предусмотрено законом или отдельным соглашением сторон сделки. Но если речь идет об оформлении документов налогового или бухгалтерского учета, требуются «живые» подписи уполномоченных на то лиц.

Вот пример. Налоговое законодательство России не предусматривает использование счетов-фактур, которые скреплены факсимильной подписью. Это считается нарушением установленного порядка оформления таких документов. Счет-фактура, подписанный факсимиле, не может быть основанием для принятия сумм налога к вычету.

Иное дело – гражданско-правовые сделки. При их совершении использовать один из видов копий подписи можно. Но это должно быть предусмотрено законом или вписано в соглашение сторон.

Сам порядок применения факсимиле в законодательстве не указан. По этой причине составленное сторонами соглашение является той основой, на которой достигается договоренность о праве использовать факсимильную подпись при заключении договора.

Соглашение о порядке использования копии подписи может быть оформлено отдельным документом. Разрешается также включить такое условие в текст основного договорного документа. Чтобы факсимильная подпись получила юридическую силу, нужно перечислить документы, которые стороны считают возможным подписать посредством факсимиле. Заверенные означенным способом договоры суд примет в качестве письменного доказательства.

Возможен вариант, когда в основном договоре не прописана возможность применения факсимиле, но фирма оформила к этому документу дополнительное соглашение и заверила его копией подписи. Суд вполне может вынести решение о несоблюдении в данном случае письменной формы дополнительного соглашения. Оно не будет считаться заключенным.

Совет 4 : Имеет ли факсимиле юридическую силу

Факсимиле – это подпись, которая ставится не собственноручно, а с помощью специальной печати. С точки зрения закона, использовать ее можно, но не всегда.
Имеет ли факсимиле юридическую силу

Законодательство прописывает возможность использования факсимиле как копирование подписи. Случаев не так уж и много, они регламентированы Гражданским кодексом Российской Федерации. Договор об использовании факсимильной подписи может быть заключен и обеими сторонами сделки, в основном это касается гражданско-правовых сделок. Правда, для этого необходимо подписать дополнительные бумаги, в которых будет прописано условие использования факсимиле. Естественно, на таком документе должны стоять «живые» подписи, а не штампы с аналогами. Также возможность использования факсимиле может быть прописана в основном договоре.

Нарушение закона

Согласитесь, это очень удобно. Не всегда начальник может быть на месте, и его подпись без проблем может поставить доверенное лицо, имеющее доступ к печати. Но в определенных случаях факсимиле вовсе не допустимо. Оно не только не будет иметь юридическую силу, но и будет противоречить букве закона, а значит, нарушать его. Это касается бухгалтерских и налоговых документов, другими словами, всех бумаг, которые связаны с финансами. К ним относятся и платежные документы, доверенности, которыми предусмотрены финансовые последствия. Так, например, в законодательстве о бухгалтерском учете указаны реквизиты, необходимые при заполнении документа. Среди них прописана и собственноручная подпись, что прямо предполагает неправомерность использования факсимиле. В налоговом законодательстве использование факсимиле также не прописано отдельно. Налоговики не признают законность и счетов-фактур, подписанных факсимиле. На этом документе должны стоять подписи руководителя организации и бухгалтера, и только «живые». Так что, если законом или сторонами использование факсимиле не было предусмотрено, в случае судебных споров документ, подписанный таким способом, рассматриваться как законный не будет. Сделка просто будет считаться не заключенной.

Электронная подпись

Единственным исключением, когда можно применить копию подписи, является налоговая декларация. Ее можно заверить электронной подписью. Однако электронная подпись – это особый аналог «живой» подписи. И факсимиле в таком случае использовать все равно нельзя.

Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500