Вам понадобится
  • - авансовый отчет (форма №АО-1);
  • - подтверждающие документы.
Инструкция
1
Сначала следует заметить, что подотчет вы можете выдать любую сумму. Но учтите, что если сотрудник приобретает какой-либо товар у другой организации, размер оплаты по донному договору не может превышать 100000 рублей.
2
Сначала составьте приказ о возможности выдачи денежных средств данному сотруднику. Также вы можете указать максимальную сумму выданных средств. Напишите и период, в который данное лицо должен израсходовать выданные суммы. Приказ составьте в одном экземпляре, подпишите его и у сотрудника, что будет означать его согласие с написанной информацией.
3
Для того чтобы списать денежные средства, выданные подотчет, сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие затраты. Но учтите, что они должны быть и экономически подкреплены. Например, если это представительские расходы, то они должны быть обоснованы. Для этого составьте письменное обоснование, где укажите цели, достигнутые результаты, например, переговоров во время обеда, также можете указать и план мероприятий, и место проведения переговоров.
4
На основании чеков, счетов, квитанций и других подтверждающих документов, составьте авансовый отчет (форма №ОА-1). Помимо того, что вы укажите все данные подтверждающих документов в отчете, прикрепите их к форме. Учтите, что если вы прилагаете кассовый чек, то необходимо прикрепить и товарный, так как чаще всего в первом не указывается наименование товара.
5
Прежде чем списывать подотчетные суммы, проверьте правильность их составления, то есть покупки не должны быть осуществлены в выходные и праздничные дни. В противном случае, подотчетное лицо должно составить объяснение в письменном виде.
6
Товарные чеки, счета должны содержать расширенную информацию, например, если приобретались канцелярские товары, то они должны быть перечислены с указанием количества единиц продукции.
7
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Подпишите его у руководителя организации, бухгалтера и у подотчетного лица. На основании всех вышеперечисленных документов сделайте запись в бухгалтерском учете:
Д50 «Касса» К71 «Расчеты с подотчетными лицами».