Совет 1: Как заверить трудовую книжку

Заверенная копия трудовой книжки в один прекрасный момент может понадобиться любому: например, для получения загранпаспорта или кредита в банке. Как правильно заверить трудовую книжку и кто это должен делать?
Инструкция
1
Подлинник трудовой должен всегда храниться у работодателя – и выдать книжку «на руки (даже на 15 минут, сбегать до ксерокса) сотрудник отдела кадров вообще-то не имеет права. Поэтому, если вы работаете, то копию должен изготовить и заверить кадровик (по закону это делается в трехдневный срок, по письменному заявлению). Если вы в данный момент нигде не работаете, то для того, чтобы заверить копию трудовой книжки, необходимо обратиться к нотариусу.
2
Заверенная копия трудовой может быть сделана как с помощью ксерокса, так и распечатанной на компьютере или пишущей машинке. Но в любом случае в ней должна содержаться вся информация, которая есть в подлиннике (включая дату выдачи, номер и т.д.). Поэтому копии снимаются со всех страниц.
3
Как заверить копию? Одним из двух способов. Либо на каждой страницы копии ставится подпись, отметка о заверении (надпись или штамп «копия верна ) и печать организации. На последней странице, кроме того, делается запись «работает по настоящее время , после чего указывается должность и расшифровка подписи человека, выдавшего копию.
4
Вместо того, чтобы заверять каждую страницу отдельно, можно также заверить трудовую книжку «оптом . В таких случаях все листы нумеруются, прошиваются, и на последней странице делается запись «Прошито, пронумеровано, N страниц. После чего ставится отметка о заверении копии и оттиск печати.

Совет 2: Как заверить трудовую для банка

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем – один из основных документов, который необходимо предоставить в банк при оформлении потребительского кредита. Но, к сожалению, сотрудники не каждого банка могут предоставить своим клиентам образец, согласно которому нужно заверять копию трудовой книжки.
Инструкция
1
Заверять копию трудовой книжки необходимо в отделе кадров организации. В том случае, если в фирме кадровый отдел отсутствует, заверка копии трудовой книжки осуществляется лицом ответственным за ведение персонифицированного учета работников организации. В качестве данного лица может выступать главный бухгалтер фирмы или непосредственно сам руководитель.
2
Ответственное лицо должно снять копии абсолютно со всех страниц трудовой книжки. Копия каждого разворота трудовой делается на отдельном листе формата А4. При снятии копии все записи должны быть четкими и хорошо прочитываться.
3
На каждой странице копии трудовой книжки кроме последней заверяемое лицо организации ставит печать фирмы, ниже делает надпись: "Копия верна". Затем датирует заверку копии, указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку подписи. Печать должна ставиться так, чтобы она примерно на половину располагалась на тексте снятой трудовой книжки, а вторая половина – на чистом листе.
4
Заверка копии последней страницы трудовой книжки осуществляется ответственным лицом организации по тем же самым правилам, только перед надписью: "Копия верна", специалист должен поставить дополнительную отметку: "Работает по настоящее время".
5
Копию трудовой книжки можно заверить и другим способом без заверки каждой страницы. Для этого ответственное лицо организации должно пронумеровать все листы трудовой книжки в правом нижнем углу, прошить их белыми нитками на два прокола, нитки скрепить. На последней странице сделать запись: "Прошито, пронумеровано, количество страниц". Ниже: "Копия верна". Затем дата, должность, подпись и расшифровка подписи. И скрепить записи печатью организации.
6
Заверенная данным образом копия трудовой книжки принимается любым банком, так как данный документ подтверждает постоянное место работы потенциального заемщика.

Совет 3: Как заверить трудовую книжку для банка

Часто работники сталкиваются с ситуацией, когда для одобрения кредита, получения ссуды или ипотеки представители банка требуют включить в комплект необходимых документов заверенную копию трудовой книжки. Если она находится на руках у неработающего соискателя, это не вызывает затруднений, а что же должен сделать работник, чтобы получить заверенную копию трудовой книжки, хранящейся в организации?
Инструкция
1
Обратитесь в нотариальную контору для заверения копии трудовой книжки, если она находится у вас на руках. Согласно законодательству Российской Федерации, заверенную копию нотариус выдаст не сразу. Приготовьте для нотариальной процедуры паспорт, либо иной документ, подтверждающий вашу личность. Если таких документов в наличии нет, можно использовать специально оформленную доверенность. После соблюдения всех правил (установление личности, соблюдение требований, выдвигаемых законом к заверяемому документу) нотариус сделает ксерокопию трудовой книжки и заверит ее по установленному образцу. Как правило, эта процедура занимает немного времени – от нескольких минут до часа.
Срок действия такой копии ограничен только сроком действия самой трудовой книжки. Однако не забывайте, что при смене работы или увольнении нотариально заверенная копия теряет свою силу.
2
В случае наличия трудовых отношений, оформленных согласно Трудовому Кодексу, трудовая книжка хранится в организации-работодателе, поэтому для получения копии обратитесь в отдел кадров, службу персонала, или непосредственно к начальнику.
Напишите заявление на имя руководителя о необходимости получить заверенную копию трудовой книжки для предоставления данных в банк. Учтите, что на проведение процедуры кадровик имеет три рабочих дня.
3
Получите копию трудовой книжки в отделе кадров. Удостоверьтесь, что копия содержит все необходимые реквизиты. На каждом листе внизу страницы должны располагаться:
- печать организации;

- надпись «Копия верна»;

- ФИО, должность и роспись лица, уполномоченного заверять копию;

- дата заверения.
На последней странице, кроме вышеперечисленных записей, обязательно должны присутствовать:
- запись «Работает по настоящее время в должности…»

- печать, ФИО и должность заверителя, его подпись и дата.
Срок действия такой копии – 1 месяц с даты заверения, а при смене места работы или при появлениях дополнительных записей в трудовой книжке документ становится недействительным.
Видео по теме

Совет 4: Как заверить копию трудовой для банка

Зачастую работники обращаются в отдел кадров с просьбами заверить копию трудовой книжки для предоставления в банк при оформлении кредита. Если вы являетесь ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек в организации, и такая обязанность возложена на вас по приказу, заверить копию трудовой книжки придется именно вам.
Инструкция
1
Попросите работника, обратившегося к вам с просьбой заверить копию трудовой для банка, написать заявление на выдачу заверенной копии трудовой книжки. Выполнить его просьбу вам необходимо в срок не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника с таким заявлением.
2
Сделайте ксерокопии всех заполненных листов трудовой книжки, включая ее первую страницу с указанием фамилии, имени и отчества ее владельца. На копии последней страницы поставьте ручкой надпись «Работает по настоящее время в должности...», укажите свою должность, распишитесь, расшифруйте подпись, проставьте дату заверения копии и печать отдела кадров.
3
Заверьте копии всех листов трудовой книжки, проставив на каждой странице в левом нижнем углу штамп с надписью «Верно» (при отсутствии у вас такого штампа эту надпись можно сделать от руки). Ниже проставьте свою должность, подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
4
Сложите листы копий трудовой книжки работника по порядку. Пронумеруйте страницы, проставив номера ручкой в правом нижнем углу. Прошнуруйте сложенные листы. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления концов нитки приклейте бумажку с надписью «Пронумеровано и прошнуровано (количество) страниц», поставьте дату, укажите вашу должность, инициалы и проставьте свою подпись. Скрепите прошивку листов печатью отдела кадров.
Видео по теме
Источники:
  • Как правильно заверить копию трудовой книжки
  • как правильно заверять копии трудовой

Совет 5: Как выдать на руки трудовую книжку

Когда работник просит выдать на руки оригинал трудовой книжки, сотрудник кадровой службы может попасть в затруднительную ситуацию. Выдавать или не выдавать? А если выдавать, то как это оформить, и кто будет нести ответственность в случае утери документа?
Инструкция
1
В соответствии с установленными законом правилами, выдача трудовых книжек на руки работникам не разрешена. Сотрудник может получить свою трудовую книжку только в двух случаях: в день увольнения или при переводе на другую работу в другую организацию.
2
Ответственность за ведение и сохранность трудовых книжек полностью возложена на работодателя: он обязан вносить в них записи в соответствии с действующими правилами, создать подходящие условия хранения (в сейфе), вести Книгу учета трудовых книжек и так далее.
3
Статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации устанавливает, что работодатель обязан выдать по письменному заявлению работника заверенную копию (или выписку) трудовой книжки не позднее трех дней с момента подачи заявления.
4
В большинстве случаев сторонним организациям бывает достаточно ксерокопии, снятой с трудовой книжки, но возникают ситуации, когда они могут требовать предъявления оригинала (часто такой конфликт возникает при оформлении документов в Пенсионном Фонде). Если выдать работнику его трудовую книжку под расписку, ответственность все равно останется лежать на работодателе.
5
В данном случае рекомендуется направить оригинал трудовой книжки непосредственно в Пенсионный фонд (а не передавать ее через работника). При этом необходимо взять у сотрудника фонда расписку, подтверждающую факт передачи ему трудовой книжки работника.
6
В определенных ситуациях стороннюю организацию может устроить ксерокопия трудовой книжки, заверенная не работодателем, а нотариусом. Сотрудник кадровой службы может оговорить с работником условия, при которых организация оплатит услуги нотариуса по заверению, а работник потом компенсирует стоимость этих услуг. Но даже в этом случае заверять копию трудовой книжки (то есть присутствовать в нотариальной конторе) должен не работник, а сотрудник отдела кадров.
Как выдавать трудовую книжку
Связанная статья
Как выдавать трудовую книжку
Источники:
  • выдать трудовую книжку на руки работнику

Совет 6: Как делать трудовую книжку

Трудовая книжка - крайне важный документ для любого работающего человека. В трудовой книжке содержатся все основные данные о трудовом стаже человека, впоследствии используемые для начисления пенсии.
Инструкция
1
Оформить свою первую трудовую книжку самостоятельно не получится, ее делает работодатель при приеме на работу. Согласно закону, на оформление трудовой книжки предоставляется до 5 рабочих дней, на протяжении этого времени работник может расторгнуть трудовой договор. В случае увольнения работник получает свою трудовую книжку на руки.
2
В этом документе фиксируется официальный стаж работы, занимаемая должность человека и срок нахождения на ней, а также все возможные перемещения работника по карьерной лестнице внутри компании, повышение или понижение в должности. В трудовую книжку записывается информация об образовании человека и его специальности. Все записи вносятся исключительно полностью, сокращения не допустимы.
3
При возможной потери трудовой книжки следует немедленно обратиться в последнюю организацию, где вы официально работали, и предоставить туда письменное заявление. В последующие две недели работодатель должен выдать вам на руки дубликат трудовой книжки, где будут содержаться все данные об официальном опыте работы, а также возможных награждениях. Для оформления дубликата после утери трудовой книжки необходимо будет предоставить ряд подтверждающих оригинальных документов, таких как приказы о приеме на работу и увольнении, трудовые договоры и прочие.
4
После достижения человеком пенсионного возраста трудовая книжка может быть предоставлена работником в пенсионный фонд РФ. После расчета трудового стажа человека, начисляется соответствующая пенсия.
Обратите внимание
В дубликат трудовой книжки вносится исключительно общий стаж работы человека, любые переводы внутри компании и названия занимаемых должностей не фиксируются.
Полезный совет
Всегда внимательно проверяйте абсолютно все записи в трудовой книжке: правильное название организаций, должностей и сроков работы. Из-за любых неточностей пенсионный фонд может признать запись недействительной.

Совет 7: Как заверить копию трудовой книжки верно

При обращении в некоторые инстанции и учреждения от человека требуется подтверждение его занятости, в частности, копия трудовой книжки, которая должна быть заверена соответствующим образом. Она необходима при оформлении кредита, получении субсидии на коммунальные платежи, подаче документов в совет опеки по усыновлению ребенка. Чтобы быть уверенным в том, что документ будет принят, необходимо правильно с юридической стороны заверить копию трудовой книжки.

Лицо, имеющее право заверять копию трудовой книжки

Согласно установленным нормативным актам копию трудовой заверяет лицо, ответственное за кадровые документы. В крупных компаниях это отдел кадров или служба управления персоналом. В малых предприятиях, у которых в штате не предусмотрены кадровые работники, их функции выполняет бухгалтер. Заверить копию трудовой книжки также может директор фирмы.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

На оформление копии трудовой книжки и выдачу ее работнику на руки отводится до 3-х дней. Если нужна полная информация о стаже и местах работы работника, то заверить копию трудовой книжки рекомендуется следующим образом:

- сделать копии всех листов трудовой, на которых имеются записи, начиная с титульной страницы с указанием личных данных и заканчивая листом, содержащим информацию о последнем месте работы;

- на всех листах, кроме последнего, кадровый работник или руководитель пишет «копия верна», ставит текущую дату и печать, указывает должность и расписывается, печать и текст должны располагаться частично на непосредственной копии документа, а частично – на чистой части листа;

- копия последней страницы трудовой книжки оформляется таким же образом, только добавляется фраза «В настоящее время работает».

Если необходимо предоставить выборочную информацию о конкретном месте работы, то работодателем выдается выписка из трудовой, которая также является юридическим документом. Для этого делается копия титульного листа и страниц, содержащих необходимые записи, которые заверяются таким же образом, как и трудовая книжка.

Какие бы записи о стаже или месте работы не были нужны, заверяться они должны работодателем или его представителем, у которого в настоящий момент трудоустроен работник и находится трудовая книжка.     

Чтобы заверить копию трудовой, и этот документ имел юридическую силу, необходимо каждый разворот книжки размещать на листе в формате А4.

Копия трудовой книжки: срок действия

Копия трудовой книжки действительна на протяжении одного месяца после ее выдачи при условии, что в документ не вносились новые записи. Если работник уволился или сменил профессию, то копия трудовой становится недействительной.

Заверить копию трудовой книжки можно в нотариальной конторе. Тогда она будет иметь срок действия без ограничений, но до внесения в документ новых данных.

Совет 8: Как заверять копию трудовой книжки

Одним из документов, необходимых для оформления в банке кредита на неотложные нужды является заверенная работодателем копия трудовой книжки, которая подтверждает наличие постоянного места работы у обратившегося клиента. Но к сожалению, далеко не в каждом банке сотрудники выдают клиентам образец, по которому надо заверять копию трудовой книжки. В результате копию трудовой приходится делать несколько раз.
Инструкция
1
Заверять копию трудовой книжки следует в отделе кадров организации-работодателя. Если же вы работаете в небольшой фирме, где отдела кадров нет, заверять копию трудовой должен человек, который осуществляет ведение персонифицированного учета сотрудников. В небольших фирмах этим может заниматься главный бухгалтер. Также копию трудовой книжки может заверить непосредственно директор организации.
2
Снимаем копии всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с первой страницы с личными данными и заканчивая страницей с указанием текущего места работы. Копии каждого разворота трудовой делаем на отдельном листе А4.
3
На всех копиях страниц трудовой книжки кроме последней ответственное лицо организации ставит печать предприятия и делает надпись: «Копия верна». Ниже ставит дату заверки копии, пишет свою должность и ставит роспись. При этом текст и печать должны наполовину располагаться на отпечатке снятой копии трудовой книжки, а второй половиной – на свободной части листа.
4
На копии последней страницы трудовой книжки ответственное лицо организации ставит те же самые отметки, что и на предыдущих страницах: надпись «Копия верна», дату заверки, свою должность и подпись, плюс дополнительно прописывает фразу: «Работает по настоящее время».
Заверенная таким образом копия трудовой книжки исключает любые неточности и двусмысленности и принимается любым банком как документ, подтверждающий наличие постоянного места работы.
Видео по теме
Источники:
  • как заверять копии документов образец

Совет 9: Как выдать трудовую книжку по заявлению

Трудовая книжка вместе с личным делом работника должны находиться на хранении у специально уполномоченного сотрудника организации или ее руководителя. Выдача книжки производится только в исключительных случаях.
Инструкция
1
Помните, что по закону запрещается выдавать трудовые книжки на руки сотрудникам. Получение документа возможно лишь в двух случаях: при увольнении сотрудника или его переводе в другую организацию. Все остальное время за ведение и сохранность трудовых книжек отвечает работодатель, который обязан заполнять их по установленным законом правилам и создавать подходящие условия для их хранения под замком.
2
Согласно статье №62 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель может выдавать сотруднику заверенную копию трудовой книжки или выписку по его письменному заявлению. Составьте заявление на имя вашего руководителя с просьбой получить копию документа. Укажите причину, по которой необходимо ее получить, например, для передачи в Пенсионный фонд или отдел УФМС. Работодатель имеет право рассмотреть заявление в течение трех дней после подачи, после чего разрешить выдачу заверенной копии или отказать в этом.
3
Если вам требуется именно оригинал трудовой книжки, например, при оформлении документов в Пенсионном фонде, просто сообщите об этом работодателю. В таких случаях он обязан сам направлять оригинал документа в нужную инстанцию. При этом сотрудники фонда или другого учреждения, получающие книжку, должны написать расписку на нее.
4
Попробуйте запросить ксерокопию трудовой книжки, но заверить ее не по месту работы, а в нотариальной конторе. Это может потребоваться при отсутствии руководителя или другого уполномоченного лица, которое должно заверить документ. Услуги нотариуса являются платными. Оплачивает их впоследствии сам сотрудник или же компания, если между ней и нотариусом заключен соответствующий договор. Обратите внимание, что заверять копию книжки у нотариуса в этом случае должен сотрудник отдела кадров, а не сам работник.
Видео по теме

Совет 10: Как заверить копию трудовой

Представьте себе ситуацию: вам срочно нужна ссуда. Все нужные справки, документы подготовлены. За копией трудовой книжки вы обратились в службу управления персоналом по месту работы. Но в банке выданную кадровиком копию не приняли, т.к. нашли неточности в оформлении. Для того, чтобы избежать подобного, нужно знать несколько основных правил заверения трудовой книжки.
Инструкция
1
В том случае, если вы временно не работаете, трудовая книжка находится у вас, ее копию можно заверить у нотариуса. Он, как специалист, в советах не нуждается. Если же вы работаете, трудовая книжка хранится по месту работы и выдачи работнику (даже по его письменному заявлению) не подлежит. Получить можно только ее копию, которая заверяется и выдается кадровой службой организации–работодателя. После получения заявления с просьбой выдать заверенную копию, ее требуется подготовить за срок не более 3-х дней. Выполнить копию можно как ручным способом (переписать или перепечатать), так и ксерокопированием (что предпочтительнее). Заверять сделанную копию можно двумя способами:
1. На каждой странице копии делается запись следующего содержания:
• верно (или копия верна);
• должность работника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек (например, специалист по управлению персоналом);
• личная подпись заверяющего лица;
расшифровка подписи;
• дата заверения.
На эту запись обязательно ставится печать предприятия или кадровой службы.2. Все листы копии можно сшить, пронумеровать, скрепленные листы заверить печатью предприятия (прошнуровано и пронумеровано определенное количество листов) и записью вышеперечисленного содержания.
2
Отдельно следует отметить, что к копии трудовой книжки, которую вы понесете в банк для получения ссуды, предъявляются дополнительные требования. Так, заверить ее нужно именно по первому варианту (каждую страницу). Здесь пример.
3
На последней странице копии после завершающей записи ставится очередной порядковый номер, заполняются графы:
• «дата» - пишется дата заверения;
• «сведения о приеме, перемещении, увольнении» - делается запись «продолжает работать по настоящее время».
Затем должность, подпись и расшифровка подписи, как было указано выше (пример заключительной записи).
Полезный совет
1. Проследите, чтобы качество ксерокопии было достаточным (все записи должны легко читаться).
2. Подпись и расшифровка подписи должны быть четкими.
Видео по теме
Обратите внимание
Нужно ли заверение трудовой книжки для загранпаспорта? Да, если Вы, на момент оформления выездных документов, трудоустроены официально, копия должна быть заверена на месте работы.  Как заверить копию трудовой книжки для загранпаспорта? Обычно этим занимается отдел кадров или бухгалтерия. Копии трудовой книжки и анкеты заверяются печатями учреждения и подписями начальства.
Полезный совет
1. Два экземпляра заявления о выдаче загранпаспорта, заверенные по последнему месту работы скачать здесь (неработающим нигде не заверять) 2. Копия всех заполненных страниц трудовой книжки, заверенные по последнему месту работы (неработающим нигде не заверять + оригинал тр. книжки) 3. Копии всех страниц российского паспорта, где есть записи и отметки.  Если Вы не работаете, то Заявление не заверяется.
Источники:
  • как правильно заверить трудовую книжку
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500