Совет 1: Как отправить факс

Отправка документа по факсу может вызвать затруднение у человека, который не знаком с данной процедурой. Однако ничего сложно в этом нет, для того чтобы отправить документ по факсимильной связи достаточно выполнить алгоритм из нескольких действий, которые не требуют много времени и быстро запоминаются.
Как отправить факс
Инструкция
1
Для начала необходимо подготовить документ, который нужно отправить по факсу. Распечатывается текст документа, как правило, на листе формата А4, но определенные модели факсимильных аппаратов поддерживают и минимальный размер документа – 128 мм на 128 мм. Обычно в аппараты, поддерживающие этот формат, встроены регуляторы размера документа. Итак, после того как документ в необходимом формате распечатан, внимательно осмотрите его. Качество печати текста должно быть достаточно хорошим, чтобы у вашего адресата не возникло проблем с разбором текста. Если после печати на документе смазались чернила, то лучше воспользоваться услугами принтера еще раз.
2
Чтобы вставить документ, подготовленный к отправке, в факс, откройте лоток подачи документа. В большинстве моделей он находится в задней части аппарата. Вставлять бумагу нужно лицевой стороной вниз. При необходимости отправления нескольких листов в зависимости от модели факса последовательность действий может разниться. Есть факсимильные аппараты, поддерживающие массовую отправку – это значит, что в лоток подачи документа можно вставить, как правило, до 10 страниц. Если же аппарат не поддерживает этой операции, то листы придется вставлять поочередно. После того, как документ вставлен в факс, должен прозвучать однократный сигнал и произойти захват документа.
3
Наберите номер своего адресата. Когда на том конце возьмут трубку, представьтесь и попросите принять факс. Чаще всего общепринятым словом для отправления факса является слово «Стартуем», затем вы и ваш адресат нажимаете на кнопку «Старт», и факс начинает отправляться. Пока факс не отправится до конца, не кладите трубку. Если же у адресата факс работает в автоматическом режиме, то наберите его номер, дождитесь тонального сигнала факса, затем нажмите «Старт».
4
После того, как документ отправлен, нажмите кнопку «Связь», либо перезвоните на другой номер, если у получателя стоит автомат, и поинтересуйтесь успешно ли прошел факс, не смазался ли текст. В случае получения адресатом документа в плохом качестве - повторите операцию сначала.
Полезный совет
Не вставляйте в факс для отправки документы, скрепленные скобами или скрепками, это может повредить работу аппарата.
Источники:
  • как работает факс

Совет 2 : Как передать факс

Отправка документа по факсимильной связи может вызвать затруднение у новичка. Но ничего сложного в этой процедуре нет, требуется лишь элементарная последовательность действий.
Как передать факс
Вам понадобится
  • - телефонная связь;
  • - факсимильный аппарат;
  • - документ для отправки или его копия.
Инструкция
1
Вставьте отправляемый документ в аппарат текстом вниз. Большинство аппаратов могут принять документ, уложенный стопкой страниц в порядке возрастания их нумерации, целиком и отправить их поочередно. Но есть и такие, куда придется вставлять страницу за страницей.
2
Снимите трубку и наберите номер получателя. Если тот занят, сбросьте звонок и через некоторое время перезвоните снова.
При ответе поздоровайтесь с собеседником, представьтесь (не обязательно полностью, достаточно названия компании, в некоторых случаях представляться не обязательно) и попросите собеседника принять факс. Не будет лишним назвать также количество страниц.
Услышав подтверждение («стартую» или иное), нажмите на кнопку «Старт».
Если в трубке слышен характерный звук после нескольких гудков, значит, факс стоит на автомате и вы можете стартовать.
3
Дождитесь, пока все страницы пройдут через аппарат. Если передаче прервется досрочно, повторите звонок и возобновите ее.
По завершении передачи факс издаст характерный звук. Если аппарат получателя не стоит на автомате, не будет лишним снять трубку и спросить, прошел ли документ, сколько страниц получено и читается ли текст или виден ли рисунок.
В иной случае не будет лишним перезвонить по тому же или иному, если знаете, номеру и уточнить эту информацию.
Видео по теме
Полезный совет
При передаче официальных документов лучше вставлять в аппарат не оригинал, а светокопию.
Если вы отправляете документ, в котором больше одной страницы, при подготовке к отсылке по возможности пронумеруйте их во избежание путаницы.

Совет 3 : Как вставить бумагу

Для печати на офисных и домашних принтерах используется бумага различного формата. В большинстве случаев это формат А4 с размером 210мм*297мм. Ее стандартная плотность составляет 80 грамм на кв. метр. Бумага такой плотности подходит для любой оргтехники.
Как вставить бумагу
Вам понадобится
  • Персональный компьютер, печатное устройство (принтер), листы А4.
Инструкция
1
Подключите принтер. Устройство необходимо подключать сначала к персональному компьютеру, а затем включать в сеть. В противном случае, порты ввода-вывода информации у компьютера и принтера могут сгореть.
2
Распечатайте пачку бумаги А4. Извлеките необходимое количество листов.
3
Вложите бумагу в лоток печатного устройства. Обязательно убедитесь, что листы ровные во избежание замятий во время печати.
4
Сдвиньте боковые фиксаторы, учитывая, что они не должны слишком плотно сжимать бумагу – это также может привести к ее замятию.
5
Откройте текстовый документ, который необходимо напечатать. Перед тем, как напечатать документ полностью, нажмите в настройках печати кнопку Напечатать пробную страницу. Если пробная страница напечатана верно, бумага установлена правильно.
6
Отправьте документ на печать. Для этого щелкните на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Печать. Также можно открыть текстовый документ и нажать кнопку Печать в текстовом редакторе.
Обратите внимание
Не рекомендуется использовать для печати писчую бумагу.
Полезный совет
Чтобы напечатать несколько копий документа, нужно задать соответствующие параметры в настойках печати принтера.
Источники:
  • Информация о классификации и свойствах офисной бумаги.

Совет 4 : Как поменять бумагу в факсе

Без факсимильного аппарата не обходится ни один офис, потому что это средство передачи информации отлично выручает, когда происходят перебои с интернетом, да и просто он удобен для передачи различных данных. Работник офиса должен уметь быстро и правильно заправить бумагу в факс, если она неожиданно заканчивается.
Как поменять бумагу в факсе
Вам понадобится
  • - факсимильный аппарат;
  • - бумага для факса.
Инструкция
1
Убедитесь в том, что бумага действительно закончилась, а не застряла. Для этого посмотрите на дисплей сообщений - на нем должна быть соответствующая надпись, например, "paper off" или код ошибки, расшифровка которого указана в инструкции по эксплуатации.
2
Откройте крышку факса, нажав на соответствующую кнопку сбоку. Она откроется автоматически. Внутри, как правило, расположена инструкция по смене бумаги в виде рисунков.
3
Итак, открыв крышку, выньте картон или пластмассовые трубочки, на которых держался предыдущий рулон и распакуйте новый при помощи ножниц. Часто факсовую бумагу сверху заматывают слоем упаковочной бумаги, которая склеивается, чтобы рулон не размотался. Но бывает и так, что кончик самого рулона обмазывают клеем. В этом случае, чтобы предотвратить попадание клея в факсимильный аппарат, после вскрытия отрежьте ножницами примерно 15 сантиметров. Всегда используйте специальную факсовую термобумагу, соответствующую параметрам вашего факса. Выяснить, какая бумага подходит именно вашему аппарату можно в инструкции по его эксплуатации.
4
Отмотайте сантиметров 15-20 и поместите бумагу в специальное углубление для бумаги на место старого рулона таким образом, чтобы отмотанный кончик выходил за пределы аппарата и рулон лежал на отматываемой бумаге. Не надо допускать, чтобы бумага была слишком натянута или слишком ослаблена.
5
Захлопните крышку, надавив на нее с обеих сторон. При этом вы должны услышать щелчок. Нажмите на кнопку старт и подождите несколько секунд, пока факс распознает новый рулон и выдаст сообщение о готовности к работе. Если такого сообщение не появилось, значит бумага вставлена неправильно. В этом случае снова откройте крышку и проделайте все манипуляции заново.
Источники:
  • как заправить факс

Совет 5 : Как отсылать факс

Отправить факс можно как через факсимильный аппарат, так и через специальные онлайн сервисы или клиентские программы, которые нужно устанавливать на компьютер. Выбор способа зависит от ситуации, но ничего сложного в любом из способов нет.
Как отсылать факс
Вам понадобится
  • - компьютер;
  • - интернет;
  • - факсимальный аппарат.
Инструкция
1
Для того чтобы отправить факс через факсимильный аппарат необходимо сделать следующее: вставьте листы, которые вы собираетесь отправить, в предназначенное для этого отделение. Листы кладутся лицевой стороной вниз. Затем снимите трубку на аппарате и наберите номер получателя. Дождитесь нестандартного, пищащего гудка. Если трубку поднимет секретарь, попросите перевести на факс и тоже дождитесь гудка, свидетельствующего о приеме факса. Нажмите кнопку "FAX" или "START". В большинстве моделей это большая круглая зеленая кнопка. Листы начнут проходить через аппарат. Дождитесь, пока пройдут все. Затем позвоните отправителю и уточните, что факс получен. Такой способ самый легкий, но он предполагает наличие факсимильного аппарата под рукой, что не всегда возможно.
2
Другой способ - послать факс через интернет. Для этого вы должны перевести отправляемый документ в формат PDF. Существует множество программ, которые позволяют это сделать, в их числе bullzip. Найдите программу в поисковике и установите на компьютер. Затем воспользуйтесь онлайн сервисом, которые позволяют провести отправку факса через интернет. Это не бесплатно. В числе сайтов, оказывающих такую услугу http://www.faxnet.ru/. Зарегистрируйтесь, пополните счет и следуйте указанной инструкции. Принцип может быть разным на разных сайтах, нужно либо загрузить документ, либо отправить его по электронной почте на указанный адрес.
3
Третий возможный способ - скачайте или купите программу, которая устанавливается на компьютере и позволяет отправлять факсы, например, Venta4Net или FaxManager. Преимущество в том, что оплата производится единоразово, что более разумно для компании. Учтите, что для правильной работы таких программ иногда требуется модем, который подключен к телефонной линии.

Совет 6 : Как отправлять и получать факс

Несмотря на то, что современная офисная техника стремительно развивается, факс-машины по-прежнему остаются востребованными по всему миру. Люди пользуются факсом, признавая этот способ передачи информации одним из самых простых и надежных. Однако, далеко не все знают, как правильно отправить и принять факс.
Как отправлять и получать факс
Вам понадобится
  • -факс;
  • -работающая телефонная линия;
  • -бумага формата А4.
Инструкция
1
Включите факс. Подождите, пока он придет в рабочее состояние и включится режим «stand by». Возьмите лист формата А4. Найдите прорезь для бумаги, в большинстве аппаратов она находится в крышке, и вставьте бумагу до щелчка. Удостоверьтесь, что лист вставлен правильно, в противном случае некорректная работа факса гарантирована.
2
Подготовьте необходимый телефонный номер. Не забудьте уточнить код страны, если отправляете факс за границу, а также код города. Поднимите трубку и наберите номер.
3
Дождитесь ответа на другом конце провода. Представьтесь и попросите принять факс. Эта процедура может не понадобиться, если на том конце провода факс включен по умолчанию. Нажмите кнопку «Старт» на аппарате. Вставленный лист бумаги должен медленно поползти внутрь факса. Если в процессе отправки произошла поломка или техническая накладка, то бумага остановится в аппарате. На дисплее появится сообщение о возможной ошибке.
4
Если позвонили и попросили принять факс, поднимите трубку. Как только на том конце линии скажут «примите факс», нажмите кнопку «старт». Теперь ждите. Если бумага вышла из аппарата, то факс прошел нормально. Обратите внимание, совершенно не обязательно прерывать разговор во время передачи или приема факса. Более того, если передача была важная и необходимо удостовериться, что все дошло хорошо, не кладите трубку и ожидайте, пока факс принимающей стороны не осуществит прием и не переключится в аудиорежим.
Видео по теме
Обратите внимание
Будьте аккуратными и вовремя меняйте картриджи с чернилами. Функционирование факса с неправильно установленными или высохшими чернилами приведет к поломке факса.
Полезный совет
Аккуратно обращайтесь с бумагой. Контролируйте размер листа и его состояние. Мятая бумага или случайно вставленные пара листов вместо одного приведут к бумажному «джему». Бумага застрянет в факс-машине и, возможно, придется вызывать специалиста по ремонту.

Совет 7 : Как отправить факс, если нет аппарата

Отсутствие факсимильного аппарата вовсе не является препятствием для отправки сообщения по этому каналу связи. Если у вас имеется обычный персональный компьютер, для обмена факсимильными сообщениями вам понадобится лишь небольшая приставка - факс-модем.
Как отправить факс, если нет аппарата
Инструкция
1
Приобретите аналоговый модем, имеющий функцию работы с факсимильными сообщениями. Учтите, что тот ADSL-модем, который у вас наверняка уже имеется, для данной цели не подойдет. С целью приобретения факс-модема необходимо обращаться не в компьютерные магазины (там таких модемов нет, поскольку они сняты с производства), а на рынки, интернет-аукционы, и т.п.
2
Выбирая такой модем, руководствуйтесь двумя критериями. Во-первых, кодирование принимаемых и передаваемых данных в нем должно осуществляться не программно, а аппаратно. Во-вторых, обязательно убедитесь в том, что функция эмуляции факсимильного аппарата в нем действительно есть. Внутренний модем с интерфейсом ISA приобретайте лишь в том случае, если материнская плата вашей машины оборудована соответствующим слотом.
3
Правильно подключите модем к телефонной линии. Никакой сплиттер для этого не требуется, прибор достаточно присоединить параллельно линии. Если же у вас уже есть ADSL-модем, а значит, и сплиттер, аналоговый модем подключите параллельно любому из телефонных аппаратов. Во время подключения держите трубку на одном из параллельных телефонов снятым, чтобы не получить удар током при случайном входящем звонке.
4
Подключите модем к компьютеру, или, если он внутренний, установите его в слот материнской платы. Машину перед этим необходимо выключить. К внешнему модему подключите блок питания. На компьютер установите ПО, необходимое для приема и передачи факсов. Программы соответствующего назначения существуют для Linux, Windows и даже DOS. Например: HylaFax, Scan and Fax, Ecofax.
5
Дальнейшие действия по передаче факса зависят от того, какая используется программа. Некоторые из них требуют предварительного преобразования документа в графический формат, например, TIFF. Запустив программу, введите номер телефона и выберите файл, который необходимо передать. Затем нажмите кнопку, запускающую передачу, либо, в зависимости от программы, выберите в ее меню соответствующий пункт. Помните, что большинство таких программ позволяет не только принимать, но и передавать факсы.

Совет 8 : Как заправить бумагу в принтер

Принтер – это устройство, предназначенное для переноса на бумажный носитель документов, хранящихся в электронном виде. Чтобы осуществить вывод документа на печать, оборудование должно быть корректно подключено, исправно работать, а на компьютере должен быть установлен подходящий драйвер. И, конечно же, необходимо заправить бумагу в принтер.
Как заправить бумагу в принтер
Инструкция
1
Процесс заправки бумаги в принтер не связан с большими трудностями. Обычно лоток для бумаги открыт, и пользователь свободно может видеть область, в которую необходимо поместить бумагу. Тем не менее, необходимо соблюдать некоторые правила.
2
Используйте бумагу, подходящую для оргтехники по размеру и по качеству. Лоток для бумаги в принтерах строго ограниченного размера. В нем можно разместить листы меньшего формата, а вот большего – уже нет (если только предварительно их не разрезать).
3
А от качества бумаги зависит то, как долго проработает ваш принтер. Следите за плотностью бумаги: слишком тонкий лист может порваться при попытке распечатать на нем документ, а слишком толстый – не сможет быть захвачен принтером и пропущен через печатающий элемент. Используйте бумагу, предназначенную специально для оргтехники, не экспериментируйте.
4
Если вы берете новую пачку бумаги, избавьтесь от упаковочного материала, прежде чем заправлять ее в принтер. Отделите небольшую кипу листов, немного «распушите» ее, чтобы страницы не были слипшимися, поместите бумагу в лоток таким образом, чтобы она свободно там размещалась. Придвиньте внешний ограничитель, который зафиксирует бумагу в лотке, к пачке бумаги.
5
Не пытайтесь разместить в лотке принтера сразу всю пачку, находившуюся в упаковке, оставьте небольшое пространство между верхним листом бумаги и корпусом печатающего оборудования. Если вы берете бумагу, которая ранее уже использовалась (черновики), убедитесь, что на листах не осталось канцелярских скрепок, скоб для степлера или других посторонних элементов. Попав в корпус принтера, они могут повредить печатающие элементы.
6
Следите за тем, чтобы листы бумаги не были порваны, скомканы, сжаты или деформированы любым другим образом. Оторвавшиеся куски бумаги также могут засорить принтер, а неровные листы – застрять в барабане или между другими деталями оборудования.
7
Если лоток для бумаги в вашем принтере вмонтирован в корпус, найдите значок, на котором изображено, с какой именно стороны лоток открывается. Выдвиньте лоток и заправьте его бумагой так же, как описано выше: с учетом того, чтобы осталось немного места между верхним листом и корпусом принтера.
Видео по теме
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500