Совет 1: Как отправить презентацию по электронной почте

Мультимедийная презентация – один из наилучших способов подачи материала. Нередко единственным способом доставить ее адресату является отправка по электронной почте. В зависимости от ее веса, варьируются действия, которые нужно для этого совершить.
Инструкция
1
Мультимедийная презентация – один из наилучших способов подачи материала. Нередко единственным способом доставить ее адресату является отправка по электронной почте. В зависимости от ее веса варьируются действия, которые нужно для этого совершить.
2
В случае, если размер презентации превышает максимальный размер для отправки, используйте возможности файловых обменников. Заархивируйте презентацию, установив пароль на вкладке «Дополнительно». Одним из наиболее удобных файлообменников является Ifolder. Перейдите на его главную страницу, после чего нажмите на кнопку «Обзор». Выберите архив с файлом и нажмите на ОК. Далее нажмите на кнопку «Загрузить». Дождитесь окончания загрузки файла, после чего установите еще один пароль в случае необходимости. Скопируйте ссылку для скачивания архива, затем вставьте ее в текст письма и отправьте адресату.
3
Вы также можете использовать возможности Office для сжатия материалов, используемых в презентации и последующей отправки. Это позволит уменьшить размер презентации, а также упростить ее отправку и просмотр. Запустите презентацию, после чего нажмите на вкладку «Файл», далее «Сведения» и в разделе «Размер файлов мультимедиа и производительность» нажмите на кнопку «Сжать файлы мультимедиа». Выберите нужное для вас качество из трех вариантов – «качество презентации», «качество для Интернета» и «низкое качество», в которых «низкое качество» обеспечит наилучшую степень сжатия. После этого нажмите на меню «Файл», далее «Сохранить и отправить», а после этого – «Отправить по электронной почте». Перед вами возникнет новое письмо, созданное при помощи почтового клиента, установленного на вашем компьютере.

Совет 2: Как защищать презентацию

Защита презентации должна состоять из двух важных частей – это демонстрация слайдов и сопровождение их вашим выступлением. Помните о том, что выступающий должен играть ведущую роль, а слайды предназначены лишь для поддержки его выступления. Пренебрежение эти принципом приведет к тому, что зрители не оценят защиту вашей презентации. Итак, для того чтобы успешно справиться с защитой презентации, вы должны следовать определенным правилам.
Инструкция
1
Стройте ваше выступление на аргументах, но не на слайдах. Даже в том случае, если ваша презентация грамотно составлена, то есть визуальные элементы хорошо сочетаются с текстом, все равно не стоит вести вашу защиту строго по тексту презентации. Вы должны сопровождать презентацию собственными аргументами, тезисами и выводами, которые не противоречат с содержанием работы. Никогда не говорите «перейдем на страницу 7», вместо этого используйте: «Эта проблема решена на странице 7».
2
Готовьтесь к выступлению. Важно, чтобы ваше выступление было прорепетировано несколько раз, а также отхронометрировано. Не стоит готовиться в последнюю ночь, аудитория с легкостью это заметит, ведь далеко не каждый человек сможет компенсировать неподготовленность искренностью и отличной импровизацией.
3
Не стоит забывать о том, что аудитория – это живые люди. За время, на которое рассчитана презентация, презентер должен заставить аудиторию поверить ему. Если вы не сможете понравиться зрителям, то все затраченное время прошло зря.
4
Даже если вы сами не уверены в том, о чем рассказываете, никогда не показывайте этого аудитории во время защиты презентации. В вашем голосе должна присутствовать убежденность в том, что вы делаете.
5
Никто не защищен от неожиданностей. Тщательно проверяйте ноутбук, заряд аккумулятора, работоспособность проектора. Лучше всего заранее придти на встречу и качественно подготовиться.
Видео по теме

Совет 3: Как уменьшить размер презентации

При создании презентации практически каждый человек не думает об итоговом размере окончательного варианта. Вследствие этого приходится заново перебирать картинки из презентации с целью уменьшения их формата. Можно прибегнуть и к другим методам, но, как правило, именно изображения занимают большую часть дискового пространства в презентации.
Вам понадобится
  • Программное обеспечение Microsoft PowerPoint.
Инструкция
1
В последних версиях данной программы есть функция автоматического сжатия изображений. Эта функция дает всего лишь небольшое сжатие. Если человек делает презентацию в более ранней версии PowerPoint, такой функции там нет, скорее всего, он не будет устанавливать новую версию только ради уменьшения веса картинок. Выполнить сжатие можно следующим образом: нажмите меню «Файл», в открывшемся списке выберите пункт «Сохранить как». В открывшемся окне нажмите кнопку «Сервис», затем поставьте отметку напротив пункта «Сжать рисунки».
2
Можно воспользоваться сторонними утилитами для сжатия объема презентации, например, NXPowerLite. Данное программное обеспечение работает со всеми платформами операционных систем, а также поддерживает файлы презентаций любых версий, включая самые последние. Т.к. программа многофункциональна, она является платной утилитой. Но если вам надо использовать эту программу всего лишь два-три десятка раз, можно воспользоваться пробным периодом.
3
Запустите программу, выберите язык интерфейса, к сожалению, русской локализации нет, поэтому выберите English. Затем перейдите к настройкам программы. В блоке степень сжатия желательно установить значение на Custom compression. Здесь можно поставить отметку напротив пунктов Allow image cropping (отрезает изображения, выходящие за рамку экрана), Allow image resizing (уменьшает размеры картинок под формат экрана) и Allow JPEG compression (сжимает все jpeg-изображения).
4
Также эта программа позволяет перекодировать все встроенные в презентацию модули, заменяя их аналогичными изображениями. После такого кодирования модули будет невозможно отредактировать. При максимально выставленных настройках компрессии, сжатие файла презентации может достигать 55%, а это больше, чем половина.
5
После выставления всех настроек остается запустить программу и спустя некоторое время на экране появится небольшое окно с сообщением о завершении операции уменьшения презентации. В этом окошке будут указаны размеры файла до и после выполнения оптимизации, а также степень компрессии.
Видео по теме
Источники:
  • как уменьшить powerpoint

Совет 4: Как отправить текст по электронной почте

Электронные письма доходят до адресата за считанные минуты. Именно поэтому их так удобно использовать для личной и деловой переписки. Если вам нужно отправить кому-то текстовой документ, вы можете прикрепить его к письму в качестве вложения или целиком скопировать текст документа в буфер обмена и вставить его в форму для отправки письма.
Инструкция
1
Учтите, что программное обеспечение, которое установлено на компьютере получателя, может отличаться от вашего. Даже одна и та же программа, например, Microsoft Word, имеет много версий. Если у адресата вашего письма стоит устаревшая версия программы или, наоборот, гораздо более новая, чем у вас, текстовый документ, который вы создадите, у получателя просто не откроется или откроется некорректно. Чтобы избежать этого, заранее уточните, в каком формате лучше выслать документ.
2
Используйте, если это необходимо, программы-конверторы, которые помогут вам перевести документ именно в тот формат, который требуется получателю. Например, конвертировать любой текст в формат PDF, который очень часто используется при пересылке электронных документов, вам поможет бесплатная программа PDF24 Editor, скачать которую можно отсюда: http://en.pdf24.org/. Если вы не хотите или не можете устанавливать на компьютер новые программы, воспользуйтесь любым бесплатным онлайн-сервисом. Например, http://convertfileonline.com/.
3
Откройте свой ящик непосредственно на сайте почтового сервиса или запустите программу-клиент, которой вы обычно пользуетесь. Перейдите в меню «Написать письмо». Укажите электронный адрес получателя (получателей). Задайте тему письма — логичнее всего использовать название отправляемого текста.
4
Нажмите на кнопку «Прикрепить файл» и выберите на своем компьютере текстовый документ, который вам необходимо отправить. Подождите, пока файл загрузится. Если необходимо, добавьте еще документы. В тексте письма можете сделать небольшую пояснительную запись. Например: «В ответ на ваш запрос отправляю вам действующий прайс-лист на услуги нашей компании в формате PDF».
5
Если текст небольшой, вы можете просто вставить его в форму для отправки письма. Для этого откройте документ в редакторе и выберите опцию «Выделить все». В большинстве программ-редакторов это можно сделать, нажав комбинацию клавиш Ctrl+A. Скопируйте выделение в буфер обмена — используйте комбинацию Ctrl+C или контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши. Поместите курсор в поле для ввода текста в форме электронного письма и нажмите комбинацию Ctrl+V или щелкните правой кнопкой мыши и выберите в появившемся меню пункт «Вставить».
6
Используйте, если это необходимо, дополнительные функции отправки e-mail: уведомление о доставке и уведомление о прочтении письма, уведомление об отправке письма через SMS и др. Перечень дополнительных сервисов зависит от вашей почтовой службы. Как ими пользоваться, читайте в справочной системе своего почтового сервиса или программы-клиента.
7
Нажмите на кнопку «Отправить» — письмо будет отослано по указанному адресу (адресам). Просмотреть список отправленных писем вы сможете в папке «Отправленные», если иное не предусмотрено настройками вашего сервиса или почтовой программы. В случае необходимости вы сможете повторить отправку e-mail вместе с прикрепленным к нему текстовым файлом (файлами) тому же самому адресату или перенаправить его другому получателю.
Полезный совет
Объем вложений в электронную почту ограничен. Если вам нужно отправить текстовый документ размер которого превышает допустимый, например, электронную книгу, вы можете загрузить его в файловое хранилище вашего почтового сервиса и направить адресату ссылку, по которой тот сможет скачать файл. Такие бесплатные хранилища предлагают своим пользователям многие популярные почтовые службы. Например, Mail.ru и «Яндекс».
Источники:
  • как отправить на электронную почту документ

Совет 5: Как создать электронный архив

Вопрос о необходимости создания на предприятии электронного архива становится все более актуальным. И это не случайно, ведь внедрение новых информационных технологий не только обеспечивает сохранность и достоверность документов, но и сокращает время на их поиск, а также позволяет при необходимости сразу нескольким сотрудникам получать доступ к одним и тем же данным.
Инструкция
1
Создание архива электронных документов включает в себя несколько этапов. Первоначально приобретите и установите лицензионное программное обеспечение на компьютерную технику компании.
2
Подготовьте документы, т.е их систематизируйте, идентифицируйте в соответствии с существующей структурой оборота документов в вашей организации. В частности, на данном этапе их нужно будет зарегистрировать, отсортировать по срокам хранения, удалить с несшитых листов скрепки и степлерные скобы.
3
Следующий шаг - оцифровка или сканирование документов. Оно проводится на техническом оборудовании, поддерживающем именно тот вид и формат документа, который используется в данной организации. На этом этапе проверьте качество воспроизведение документов, при необходимости сделайте скан повторно.
4
Далее - этап преобразования (конвертация) документов в тот формат, который отвечает концепции их хранения и производственным стандартам, а затем - этап индексации, т.е. «присвоения» каждому документу ключевых слов для последующего поиска нужной информации либо создания полнотекстовой базы данных.
5
В заключение работы по созданию электронного архива установите настройки (право доступа, право изменения документов) и проведите обучение персонала организации.
Обратите внимание
Структура электронной «памяти» включает в себя несколько систем, назначение которых - преобразование бумажных носителей информации в электронные и наоборот (система ввода/вывода), хранение данных быстрого использования и сбора данных перед записью их на носители долговременного хранения (система оперативного электронного архива), а также долгое по времени хранение объемной информации, потребность в которой не носит регулярного характера (система долгосрочного хранения). Задача еще одной составляющей архива - системы пользовательских приложений - состоит в организации доступа к документам или в файл-серверном режиме, или с помощью систем автоматизации.
Источники:
  • электронная почта презентация
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше