Совет 1: Как отправить презентацию по электронной почте

Мультимедийная презентация – один из наилучших способов подачи материала. Нередко единственным способом доставить ее адресату является отправка по электронной почте. В зависимости от ее веса, варьируются действия, которые нужно для этого совершить.
Как отправить презентацию по электронной почте
Инструкция
1
Мультимедийная презентация – один из наилучших способов подачи материала. Нередко единственным способом доставить ее адресату является отправка по электронной почте. В зависимости от ее веса варьируются действия, которые нужно для этого совершить.
2
В случае, если размер презентации превышает максимальный размер для отправки, используйте возможности файловых обменников. Заархивируйте презентацию, установив пароль на вкладке «Дополнительно». Одним из наиболее удобных файлообменников является Ifolder. Перейдите на его главную страницу, после чего нажмите на кнопку «Обзор». Выберите архив с файлом и нажмите на ОК. Далее нажмите на кнопку «Загрузить». Дождитесь окончания загрузки файла, после чего установите еще один пароль в случае необходимости. Скопируйте ссылку для скачивания архива, затем вставьте ее в текст письма и отправьте адресату.
3
Вы также можете использовать возможности Office для сжатия материалов, используемых в презентации и последующей отправки. Это позволит уменьшить размер презентации, а также упростить ее отправку и просмотр. Запустите презентацию, после чего нажмите на вкладку «Файл», далее «Сведения» и в разделе «Размер файлов мультимедиа и производительность» нажмите на кнопку «Сжать файлы мультимедиа». Выберите нужное для вас качество из трех вариантов – «качество презентации», «качество для Интернета» и «низкое качество», в которых «низкое качество» обеспечит наилучшую степень сжатия. После этого нажмите на меню «Файл», далее «Сохранить и отправить», а после этого – «Отправить по электронной почте». Перед вами возникнет новое письмо, созданное при помощи почтового клиента, установленного на вашем компьютере.
Источники:
  • электронная почта презентация

Совет 2: Как создать электронный архив

Вопрос о необходимости создания на предприятии электронного архива становится все более актуальным. И это не случайно, ведь внедрение новых информационных технологий не только обеспечивает сохранность и достоверность документов, но и сокращает время на их поиск, а также позволяет при необходимости сразу нескольким сотрудникам получать доступ к одним и тем же данным.
Как создать электронный архив
Инструкция
1
Создание архива электронных документов включает в себя несколько этапов. Первоначально приобретите и установите лицензионное программное обеспечение на компьютерную технику компании.
2
Подготовьте документы, т.е их систематизируйте, идентифицируйте в соответствии с существующей структурой оборота документов в вашей организации. В частности, на данном этапе их нужно будет зарегистрировать, отсортировать по срокам хранения, удалить с несшитых листов скрепки и степлерные скобы.
3
Следующий шаг - оцифровка или сканирование документов. Оно проводится на техническом оборудовании, поддерживающем именно тот вид и формат документа, который используется в данной организации. На этом этапе проверьте качество воспроизведение документов, при необходимости сделайте скан повторно.
4
Далее - этап преобразования (конвертация) документов в тот формат, который отвечает концепции их хранения и производственным стандартам, а затем - этап индексации, т.е. «присвоения» каждому документу ключевых слов для последующего поиска нужной информации либо создания полнотекстовой базы данных.
5
В заключение работы по созданию электронного архива установите настройки (право доступа, право изменения документов) и проведите обучение персонала организации.
Обратите внимание
Структура электронной «памяти» включает в себя несколько систем, назначение которых - преобразование бумажных носителей информации в электронные и наоборот (система ввода/вывода), хранение данных быстрого использования и сбора данных перед записью их на носители долговременного хранения (система оперативного электронного архива), а также долгое по времени хранение объемной информации, потребность в которой не носит регулярного характера (система долгосрочного хранения). Задача еще одной составляющей архива - системы пользовательских приложений - состоит в организации доступа к документам или в файл-серверном режиме, или с помощью систем автоматизации.
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500