Инструкция
1
Конференции обычно проводятся с запланированной регулярностью. Им предшествует большая организационная работа, которая ведется специально созданным Комитетом. Он отвечает за подготовку темы, выбор докладчиков, рассылку приглашений участникам, их встречу и расселение. Комитет также решает и вопросы финансирования, найма помещения, обеспечения участников питанием. Комитет же готовит и программу проведения конференции.
2
Начать конференцию следует за час-полтора до начала заседаний и вступительного слова организаторов. За это время вам необходимо организовать встречу и регистрацию участников конференции, которые прислали заявки на участие и оплатили его в установленном порядке.
3
Регистрацию начните еще на пропускном пункте, который можно разместить в вестибюле. Участник должен предъявить паспорт и получить опознавательный бейдж - прикрепляемую к одежде табличку, на которой напечатана его фамилия, имя и отчество, указана занимаемая должность и организация, которую он представляет.
4
По этому бейджу участник конференции может до ее начала получить бухгалтерские документы, необходимые для отчетности – счета-фактуры, накладные и пр. Кроме того, следует организовать пункт, в котором он сможет отметить свое командировочное удостоверение.
5
За отдельными столами все, принимающие участие в конференции, должны получить ее материалы. Обычно это программа мероприятия с перечнем обсуждаемых вопросов, представленных докладов и указанием места и времени проведения каждого заседания. Кроме того, участникам раздаются рекламные проспекты, методические материалы и литература по обсуждаемому вопросу.
6
После регистрации и получения материалов, в назначенный по программе проведения конференции час, начинается первое заседание. Как правило, его открывает представитель организатора конференции, который произносит приветственное слово участником и вкратце знакомит их с порядком проведения заседаний и работы секций.