Инструкция
1
В соответствии с установленными законом правилами, выдача трудовых книжек на руки работникам не разрешена. Сотрудник может получить свою трудовую книжку только в двух случаях: в день увольнения или при переводе на другую работу в другую организацию.
2
Ответственность за ведение и сохранность трудовых книжек полностью возложена на работодателя: он обязан вносить в них записи в соответствии с действующими правилами, создать подходящие условия хранения (в сейфе), вести Книгу учета трудовых книжек и так далее.
3
Статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации устанавливает, что работодатель обязан выдать по письменному заявлению работника заверенную копию (или выписку) трудовой книжки не позднее трех дней с момента подачи заявления.
4
В большинстве случаев сторонним организациям бывает достаточно ксерокопии, снятой с трудовой книжки, но возникают ситуации, когда они могут требовать предъявления оригинала (часто такой конфликт возникает при оформлении документов в Пенсионном Фонде). Если выдать работнику его трудовую книжку под расписку, ответственность все равно останется лежать на работодателе.
5
В данном случае рекомендуется направить оригинал трудовой книжки непосредственно в Пенсионный фонд (а не передавать ее через работника). При этом необходимо взять у сотрудника фонда расписку, подтверждающую факт передачи ему трудовой книжки работника.
6
В определенных ситуациях стороннюю организацию может устроить ксерокопия трудовой книжки, заверенная не работодателем, а нотариусом. Сотрудник кадровой службы может оговорить с работником условия, при которых организация оплатит услуги нотариуса по заверению, а работник потом компенсирует стоимость этих услуг. Но даже в этом случае заверять копию трудовой книжки (то есть присутствовать в нотариальной конторе) должен не работник, а сотрудник отдела кадров.