Инструкция
1
Оформите титульный лист. Отчет - более или менее свободная форма документации. Однако в некоторых случаях необходимо указать, куда вы собираетесь предоставлять этот документ. Напишите это в правом верхнем углу страницы формата А4. Примерно посередине титульного листа напишите название "Отчет", а в следующей строке - "о такой-то конференции" (концерте, выставке и т.п.). Внизу напишите место и время проведения. Отформатируйте все это по центру.
2
На первой странице самого документа напишите, сколько человек присутствовало. Посчитать их можно разными способами. Данные о количестве делегатов конференции или собрания есть в протоколе. Если речь идет о концерте или выставке, можно предложить гостям сувениры. По количеству оставшихся после события папок или ручек с логотипом вы достаточно точно посчитаете, сколько у вас было гостей. Количество участников народного гулянья или митинга можно установить лишь приблизительно.
3
Укажите цель мероприятия. Она может быть образовательной, просветительской, развлекательной и т.д. Расскажите о том, кто выступал и с какими номерами, какие задавались вопросы, как реагировала публика. Отчет о конференции напоминает протокол, но отличается более свободной формой изложения. В отчете о вернисаже или концерте напишите, чему было посвящено данное событие, кто его главный герой, с чем он выступил. Если мероприятие состояло из нескольких частей, дайте краткое содержание каждой. Конечно, нет необходимости подробно расписывать, как проходил каждый перерыв, но о том, что конференция состояла из пленарного заседания, работы секций и фуршета, упомянуть можно. Также не забудьте рассказать о том, кто, помимо художника, выступал на открытии выставки.
4
Напишите, какой реквизит вы использовали. Был ли он подготовлен вовремя, хватило ли вам выделенных денег. Не забудьте и о технических средствах. Приложите смету.
5
Дайте краткий анализ мероприятия. Все ли, что было запланировано, удалось повести? Определите, что получилось лучше всего и над чем надо бы поработать. Уточните, какие условия необходимы, чтобы в дальнейшем подобные мероприятия проводились на более высоком уровне.
6
Укажите, присутствовали ли на вашем мероприятии представители средств массовой информации и кто именно. Данные можно взять у члена оргкомитета, ответственного за работу с прессой. Если речь идет о конференции, саммите, научном семинаре и т.п., данные должны быть у ответственных за регистрацию. Можно указать, что по итогам мероприятия в таких-то СМИ вышли такие-то материалы.