Совет 1: Как заполнять книгу приказов

Приказы являются локальными документами организации, необходимыми для решения текущих задач в деятельности организации. После издания приказы необходимо регистрировать в специальных книгах. В организации должны заполняться книги регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу.
Как заполнять книгу приказов
Вам понадобится
  • - канцелярские книги или толстые тетради.
Инструкция
1
Оформите книги регистрации приказов. Поскольку внутренние документы по текущей деятельности и личному составу должны регистрироваться отдельно, заведите несколько таких книг - для приказов по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности, по кадрам, командировкам, отпускам и т.д.). Разлинуйте на графы страницы купленных книг. Напишите в «шапке» названия столбцов: №п/п, Номер приказа, Дата, Краткое содержание, Подпись исполнителей.
2
Оформите титульные листы книг, написав наименования от руки или напечатав на компьютере(Книга регистрации приказов по _________(основной деятельности, личному составу, отпускам, командировкам и т.д. за______ год). Пронумеруйте листы книг. Прошнуруйте их, используя шило и нитки. С оборотной стороны книг наклейте бумажки с надписью: «Пронумеровано, прошнуровано __ листов». Укажите дату, свою должность, проставьте подпись и расшифровку подписи. Поставьте печать (для документов или кадровую).
3
Регистрируйте приказы в книгах по мере их поступления. Делайте записи аккуратно, по возможности не допуская исправлений. В графу «№ п/п» проставьте порядковый номер записи, в графу «номер приказа» - номер документа, в графу «Дата» - дату, указанную в приказе (а не дату регистрации). В графе «Краткое содержание» напишите, о чем приказ. В графе «Подпись исполнителя» должен расписаться сотрудник, которому предназначено выполнение приказа.
Обратите внимание
Срок хранения приказов на предприятии по основной деятельности организации и по личному составу - 75 лет, приказов по административно-хозяйственной деятельности - 5 лет.
Полезный совет
При заполнении книги оставляйте между заполненными строками 2-3 свободных - они могут пригодиться для регистрации приказов, оформляемых «задним числом» (номер приказа будет через дробь- 1/1,1/2 и т.д.).

Исправления в книге регистрации приказов лучше делать следующим способом: вырезать кусочек бумаги из последних листов (их можно не нумеровать), аккуратно заклеить неправильную запись и сделать новую.
Источники:
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации.
  • журнал приказов по основной деятельности

Совет 2 : Как учитывать приказы

Распорядительные действия работодателя, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудников, – прием на работу, увольнение, предоставление отпусков, изменение объема работ, применение взыскания или объявление благодарности – оформляются распоряжениями руководства. Для правильного ведения кадрового документооборота необходимо грамотно составлять, хранить и учитывать приказы.
Как учитывать приказы
Инструкция
1
Определите лицо в организации, которое будет нести ответственность за обращение, хранение и учет кадровых документов. Это может быть начальник отдела кадров или сотрудник службы персонала, а так же сам руководитель фирмы. Создайте приказ о возложении обязанностей на работника, отразите их в должностной инструкции, ознакомьте уполномоченное лицо с назначением.
2
Оформите книги регистрации приказов по личному составу и основной деятельности. В журнал учета распоряжений вносите следующие записи:- порядковые номера и даты отметок;
- порядковые номера приказов;
- должности и фамилии лиц, утверждающих проект;
- краткое содержание приказов.Строго соблюдайте процедуру присвоения порядкового номера каждому последующему приказу, не пропуская записи и не вставляя пропущенные номера.При внесении изменений выполняйте действия, аналогичные исправлениям в трудовых книжках: не подчищайте, не удаляйте и не закрашивайте неверные записи. Напишите «запись от __ (число, месяц, год) номер __ (порядковый номер записи) недействительна» и ниже сделайте отметку о вносимых исправлениях.
3
Определите место для хранения бланков и готовых экземпляров. Учтите, что приказы – это документы внутреннего использования, они должны храниться в недоступном для посторонних глаз месте. Для ознакомления с содержимым распоряжений приглашайте сотрудников непосредственно в службу персонала или отдел кадров, позволяйте изучать текст и ставить подписи только в присутствии лица, ответственного за ведение и хранение приказов. Как наилучшее хранилище для столь важных документов используйте сейф или несгораемый шкаф, тогда вы надежно защитите неприкосновенность распоряжений и бланков строгой отчетности.
4
В соответствии с приказами Российского архива храните приказы в организации необходимое количество лет, а по истечении срока оформите передачу дел в архив.
Видео по теме
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500