Совет 1: Как заполнять книгу приказов

Приказы являются локальными документами организации, необходимыми для решения текущих задач в деятельности организации. После издания приказы необходимо регистрировать в специальных книгах. В организации должны заполняться книги регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу.
Вам понадобится
  • - канцелярские книги или толстые тетради.
Инструкция
1
Оформите книги регистрации приказов. Поскольку внутренние документы по текущей деятельности и личному составу должны регистрироваться отдельно, заведите несколько таких книг - для приказов по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности, по кадрам, командировкам, отпускам и т.д.). Разлинуйте на графы страницы купленных книг. Напишите в «шапке» названия столбцов: №п/п, Номер приказа, Дата, Краткое содержание, Подпись исполнителей.
2
Оформите титульные листы книг, написав наименования от руки или напечатав на компьютере(Книга регистрации приказов по _________(основной деятельности, личному составу, отпускам, командировкам и т.д. за______ год). Пронумеруйте листы книг. Прошнуруйте их, используя шило и нитки. С оборотной стороны книг наклейте бумажки с надписью: «Пронумеровано, прошнуровано __ листов». Укажите дату, свою должность, проставьте подпись и расшифровку подписи. Поставьте печать (для документов или кадровую).
3
Регистрируйте приказы в книгах по мере их поступления. Делайте записи аккуратно, по возможности не допуская исправлений. В графу «№ п/п» проставьте порядковый номер записи, в графу «номер приказа» - номер документа, в графу «Дата» - дату, указанную в приказе (а не дату регистрации). В графе «Краткое содержание» напишите, о чем приказ. В графе «Подпись исполнителя» должен расписаться сотрудник, которому предназначено выполнение приказа.

Совет 2: Как написать приказы на командировку

У крупных компаний возникает необходимость отправлять своих работников для ведения переговоров и решения других вопросов в сторонние организации, находящиеся в отдаленных городах. Директору фирмы и руководителю структурного подразделения необходимо оформить документы в командировку. Сначала пишется служебное задание, а затем издается приказ на командировку.
Вам понадобится
  • документы предприятия, данные работника, направляемого в командировку, бумага А4, компьютер, ручка.
Инструкция
1
Решение направить определенного работника в командировку принимает первое лицо компании на основании докладной записки руководителя структурного подразделения. В служебном задании прописывается цель командировки.
2
На основании служебного задания директор пишет приказ. В шапке документа необходимо указать полное наименование организации в соответствии с учредительными документами или фамилию, имя отчество физического лица для индивидуального предпринимателя. Посередине листа формата А4 печатается название документа заглавными буквами. Приказу присваивается табельный номер и дата издания, которая соответствует дате принятия решения направить сотрудника в командировку.
3
После фразы «направить в командировку» заполняются поля приказа, предназначенные для данных специалиста. Руководитель указывает фамилию, имя и отчество сотрудника, направляемого в командировку, занимаемую должность, название структурного подразделения, в котором трудится работник. Далее пишутся реквизиты организации, в которую производится командировка (страна, город, наименование предприятия).
4
По данным служебной записки пишется продолжительность нахождения специалиста в командировке, дата начала и окончания поездки (число, месяц, год).
5
В командировку сотрудник направляется в некую организацию с определенной целью, поэтому в приказе необходимо кратко прописать ее, выделить важность поездки.
6
Пребывание в командировке предприятие должно оплатить работнику, так как находиться сотрудник должен в другом городе по делам фирмы. За счет каких средств производится поездка, в приказе прописывается.
7
Данный документ издается директором организации и соответственно подписывается им же с указанием его должности, фамилии и инициалов.
8
Кадровики должны ознакомить специалиста, направляемого в командировку, с приказом. Сотрудник пишет свою фамилию, инициалы, ставит подпись и дату подписания.

Совет 3: Как заполнить приходно-расходную книгу

На каждом предприятии (а с 6 октября 2006 года это распространяется и на индивидуальных предпринимателей) должна вестись приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Ее форма утверждена постановлением Министерства труда. Заполнением книги обязано заниматься ответственное лицо, у которого эта обязанность прописана в должностной инструкции.
Вам понадобится
  • - бланк приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек;
  • - документы предприятия;
  • - штатное расписание;
  • - документы по приходу/расходу трудовых книжек;
  • - бланки трудовых книжек и вкладышей в них.
Инструкция
1
На титульном листе приходно-расходной книги укажите название вашего предприятия в соответствии с уставом, другим учредительным документом.
2
На второй странице книги впишите персональные данные сотрудника, ответственного за ее ведение, назначенного приказом руководителя (указывается номер и дата распорядительного документа), занимаемую им должность. Как правило, заполнением приходно-расходной книги занимается бухгалтер. На этой же странице пишется период, в котором ведет работник этот документ. Ведь производить его заполнение необходимо до тех пор, пока он не закончится.
3
Третья страница книги состоит из двенадцати граф. В первой графе впишите регистрационный номер выданной трудовой книжки, который присваивается ее бланкам и вкладышам в нее.
4
Следующие три графы предназначены для внесения даты прихода/расхода бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Число, месяц и год укажите арабскими цифрами.
5
В пятой графе впишите наименование контрагента, от которого производится поступление бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Необходимо учитывать, что приобретать их необходимо у официальных распространителей, чтобы в дальнейшем не возникло проблем. Иногда встречается и такое, что серия и номер трудовой книжки не существуют. Обнаружить это могут при начислении сотруднику пенсии в пенсионном фонде. Тогда книжку и произведенные в ней записи признают недействительными, а доказывать обратное работнику достаточно сложно.
6
В шестой графе напишите номер и дата документа, который является основанием получения бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Укажите его название.
7
Если вы приобрели трудовые книжки, то их серии и номера укажите в седьмой графе. Если происходит поступление вкладышей в нее, то реквизиты впишите в восьмой графе. Сумму покупки напишите в девятой графе.
8
Если вам нужно зарегистрировать расход бланков трудовых книжек, серию и номер впишите в десятой графе. Если происходит продажа книжек, то их реквизиты укажите в одиннадцатой графе. Сумму документа напишите в двенадцатой графе.
Источники:
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Совет 4: Как заполнять книгу учета бланков строгой отчетности

Для любой организации важно правильное заполнение и строгий учет всех документов. Это необходимо как для слаженной внутренней работы предприятия, так и для успешного прохождения внешних проверок. Например, если в вашей фирме используются бланки строгой отчетности, необходимо знать, как их правильно учитывать.
Вам понадобится
  • - бланки отчетности;
  • - книга учета бланков.
Инструкция
1
Узнайте, какие бумаги относятся к бланкам строгой отчетности (БСО). БСО - это такие документы, которые могут служить заменой кассового чека. К ним относятся билеты, путевки, различные квитанции и так далее. Их все необходимо использовать и учитывать по специальным правилам.
2
Изготовьте книгу для учета бланков. Она должна состоять из отдельных листов с проставленными номерами страниц. Страницы должны быть сшиты нитью, которую необходимо закрепить бумагой, приклеенной на задней стороне книги. На бумаге должна стоять печать организации, причем таким образом, чтобы вставка новых и удаление старых страниц книги было невозможно без нарушения целостности печати. Также рядом со штампом организации должно стоять имя и подпись ответственного сотрудника. Также указывается число страниц в книге учета, во избежание изъятия и замены листов с данными.
3
Правильно заполняйте книгу. В ней должны быть указаны все бланки строгой отчетности, а также их номера, серии и названия. Эти данные лучше всего заносить в виде таблицы. Существует и официально принятая форма учета, о которой можно узнать из ряда приказов Министерства финансов. Но эта форма не является обязательной для исполнения. Например, можно регистрировать количество бланков на ежедневной основе или реже, в зависимости от условий работы организации.В книге указывается количество имеющихся в наличии бланков, а также их прием и передача. Каждое подобное событие заверяется подписью сотрудника, ответственного за хранение подобной документации. С ним должно быть заключено специальное соглашение о материальной ответственности. При передаче документации составляется специальный акт, который обычно хранится вместе с книгой учета.
4
Периодически проводите учет бланков строгой отчетности, сверяясь с книгой. При инвентаризации должна быть составлена опись, которую тоже нужно хранить вместе с книгой.
Видео по теме
Источники:
  • книга бланков строгой отчетности

Совет 5: Как заполнять книгу учета движения трудовых

Трудовая книжка - это основной документ, по которому ведется учет стажа работника. Поэтому различные сотрудники организации, отвечающие за работу с персоналом, должны особо строго следить за тем, чтобы трудовые книжки были в сохранности и соответствующим образом учтены. Как же оформлять необходимый для этого документ - книгу учета трудовых книжек?
Вам понадобится
  • - книга учета;
  • - трудовые книжки;
  • - приказы о принятии на работу и об увольнении.
Инструкция
1
Сделайте книгу учета трудовых книжек. Она может быть изготовлена как типографским способом, так и самостоятельно. Для этого возьмите несколько листов, сшейте их нитью, концы которой нужно закрепить на задней стороне книги и заверить печатью организации. На листах необходимо начертить таблицу из тринадцати столбцов. На каждой странице должен стоять ее номер. Эта книга используется до тех пор, пока все строчки не будут заполнены, после чего должна быть оформлена новая.
2
Начните заполнение книги. В нее вводится вся информация, связанная с получением и выдачей трудовых книжек отделом кадров. При регистрации какого-либо действия с трудовой в первой графе укажите номер, под которым она была зарегистрирована при получении. Если кадровый отдел получает ее впервые, нужно присвоить ей этот номер.
3
Во втором, третьем и четвертом столбцах указывайте день, месяц и год оформления сотрудника на работу в организацию. Далее запишите фамилию, имя и отчество человека, которому принадлежит трудовая книжка. В следующую графу следует занести серию и номер книжки. На некоторых эта информация не указывается - в таком случае следует ограничиться прочерком.
4
В седьмой графе запишите должность человека. Она указывается как в самой трудовой книжке, так и в других документах - договоре, личной карточке сотрудника. Следующий столбец заполните названием департамента или отдела, где работает владелец книжки. Затем укажите номер документа, согласно которому трудовая книжка оформляется или возвращается владельцу, это может быть приказ о приеме на работу или об увольнении. В конце сотрудник отдела кадров должен поставить свою подпись.
5
Последующие столбцы заполняются только при необходимости. В одиннадцатой графе нужно записать стоимость трудовой книжки, если ее оплачивает работник. В графах 12 и 13 заносится информация о тех, кто увольняется - дата прекращения трудового договора и подпись бывшего сотрудника.
6
Если вы записали в книге учета что-либо неправильно, вы можете это исправить. Для этого зачеркните ошибочную информацию, запишите правильную рядом или строчкой ниже и добавьте слова «Исправленному верить» или «Запись недействительна». Исправление заверяется подписью сотрудника отдела кадров.
Источники:
  • заполнение книги учета трудовых книжек

Совет 6: Как заполнять книгу учета трудовых книжек

Кадровая служба предприятия, организации, индивидуального предпринимателя заводит работникам трудовые книжки или заполняет уже имеющиеся у работников. Чистые бланки регистрируются в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек в бухгалтерии фирмы. Кадровики должны вести книгу учета трудовых книжек и регистрировать данный документ каждого работника.
Вам понадобится
  • - трудовая книжка работника;
  • - бланки документов;
  • - печать предприятия.
Инструкция
1
При приходе нового сотрудника директор предприятия издает приказ о приеме на работу, которому присваивается номер и дата издания. Руководитель знакомит работника с приказом под роспись.
2
После издания приказа кадровый работник делает запись в трудовой книжке сотрудника. Указывает номер порядковой записи арабскими цифрами, дату приема на работу. В сведениях о работе пишет, на какую должность, в какое структурное подразделение, в какую организацию принят данный работник. Основанием записи служит приказ о приеме на работу, изданный первым лицом организации. В основаниях вписывается номер и дата издания приказа.
3
Работник сдает свою трудовую книжку на хранение работодателю. Кадровая служба регистрирует каждую сданную трудовую книжку. Для этого в книге учета трудовых книжек проставляется дата заполнения трудовой книжки, которая соответствует дате издания приказа директором предприятия. Бланк книги учета трудовых книжек утвержден постановлением Министерства Труда РФ от 10 октября 2033 г. за № 69. Кадровик пишет полностью фамилию, имя и отчество сотрудника, сдавшего трудовую книжку, указывает ее серию и номер, которые вписаны на титульном листе трудовой книжки. В соответствии с записью в данном документе сведений о работе сотрудника кадровик пишет должность, на которую принят сотрудник, название структурного подразделения и полное наименование предприятия. В соответствующей графе указывается номер и дата издания приказа о приеме на работу.
4
Работник предприятия, у которого в ответственном хранении находятся трудовые книжки, пишет расписку о получении данной трудовой книжки. При увольнении сотрудник должен написать расписку о получении своей трудовой книжки на руки, кадровик указывает дату получения книжки, которая соответствует дате увольнения работника с предприятия.

Совет 7: Как заполнять книгу учета доходов и расходов индивидуального предпринимателя

Для предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утверждена новая форма книги учета доходов и расходов. Документ является приложением к приказу № 154н Министерства финансов РФ от 31.12.2008г. Он состоит из титульного листа, первого раздела, в котором отражаются финансовые результаты деятельности предпринимателя за каждый квартал отчетного года, второго и третьего разделов.
Вам понадобится
  • - бланк книги учета доходов и расходов;
  • - паспорт индивидуального предпринимателя, ИНН;
  • - приходные и расходные документы;
  • - налоговое законодательство;
  • - калькулятор.
Инструкция
1
На титульном листе книги доходов и расходов напишите год, за который заполняется документ. Укажите дату составления книги. Впишите персональные данные физического лица в соответствии с паспортом. Напишите идентификационный номер налогоплательщика.
2
Напишите наименование выбранного объекта налогообложения, руководствуясь статьей 346 Налогового кодекса РФ. Полностью впишите адрес прописки индивидуального предпринимателя. Укажите название банка, в котором у вас открыт расчетный счет, напишите номер счета.
3
Затем в первом разделе книги учета доходов и расходов заполните поквартально таблицы. Укажите дату, номер первичного приходного или расходного документа, опишите содержание операции. Впишите суммы доходов и расходов в четвертую и шестую графу. Учтите, что нужно писать отдельной графой суммы доходов и расходов, которые облагаются налогом на прибыль.
4
Подсчитайте суммы доходов и расходов за первый, второй, третий и четвертый квартал, затем исчислите итоги за полугодие, девять месяцев, год.
5
К первому разделу книги заполняется бухгалтерская справка, где указываются итоговые суммы доходов и расходов, а также разница между исчисленным и уплаченным налогом за предыдущий год. Рассчитайте убыток путем суммирования расходов за отчетный период и полученной разницей за истекший год. Из результата вычтите доходы.
6
Из общей суммы доходов вычтите расходы и разницу за предыдущий год между исчисленным и уплаченным налогом. Полученный результат – итог по доходам за текущий отчетный период.
7
Во втором разделе книги укажите расходы на приобретение (сооружение) основных средств, нематериальных активов. В соответствии с документацией на эти затраты впишите первоначальную стоимость, амортизацию, срок полезного использования и так далее. Рассчитайте сумму, которую следует учесть в текущем отчетном году.
8
В третьем разделе вписываются суммы убытков, уменьшающих налоговую базу по прибыли. Соответственно, вы можете часть из них перенести на следующие периоды, а в текущем году учесть убытки за предыдущие периоды, так как налоговая инспекция списывает их постепенно.
Видео по теме
Источники:
  • правила и порядок оформления новой книги учета доходов и расходов при УСН

Совет 8: Как заполнять личную карточку

Форма личной карточки работника Т-2 является унифицированной, заполняется работником кадровой службы при приеме на работу. Последующие записи вносятся в течение трудовой деятельности. В определенных случаях, записи удостоверяются работником. По сути, форма Т-2 является основой личного дела работника.
Инструкция
1
Заполнение личной карточки производится на основании первичных документов: приказ о приеме на работу, документ об образовании, паспорт, военный билет, трудовая книжка.
2
В личной карточке указываются сведения и коды организации: ОКАТО, ОКИН, ОКУД, ОКПО.
3
Некоторые данные не подтверждаются документами, а указываются со слов работника: сведения о фактическом месте жительства, сведения о родственниках, степень владения иностранным языком.
4
Прием на работу, переводы, изменение сведений о работнике удостоверяются его подписью.
5
Исправления вносятся путем зачеркивания предыдущей записи, новая запись располагается сверху или рядом.
6
В карточку вносят сведения о всех предоставленных отпусках: основной, дополнительный, период за который предоставляется отпуск, количество дней, даты начала и окончания.
7
В отдельном разделе указываются сведения о воинском учете на основании воинского билета или удостоверения призывника. Работник отдела кадров удостоверяет эту часть карточки своей подписью, тем самым подтверждая верность сведений.
8
Заполнение формы Т-2 оканчивается записью об увольнении: дате, основании, реквизитах приказа. Такая запись также удостоверяется работником и кадровиком.
Видео по теме
Обратите внимание
Личные карточки работников, в том числе уволенных, подлежат хранению в течение 75 лет.
Полезный совет
Первоначальное заполнение возможно в электронном виде, но после ее оформления нужно ее распечатать и ознакомить с ней работника.
Источники:
  • Постановление Госкомстата РФ №1 от 15.01.2004г.

Совет 9: Как заполнять журнал путевых листов

Владельцы или собственники транспортных средств обязаны оформлять первичные учетные документы, подтверждающие оказание услуг в сфере транспорта. Для этих целей разработаны и утверждены формы путевых листов, которые подлежат регистрации в соответствующем журнале.
Инструкция
1
Законодательством установлена унифицированная форма журнала учета движения путевых листов №8, которая предоставляет возможность организациям и индивидуальным предпринимателям контролировать процесс их выдачи и возврата. Формы первичной документации, которые разработаны и утверждены Правительством РФ, применяются организациями и индивидуальными предпринимателями в обязательном порядке. Указанная форма вводится в действие приказом руководителя.
2
Разместите на обложке журнала учета движения путевых листов следующую информацию: наименование организации/индивидуального предпринимателя, ОГРН, код организации по ОКПО, код по ОКУД, название «Журнал учета движения путевых листов», укажите период осуществления регистрации. Оборотную сторону журнала скрепите печатью и подписью руководителя.
3
Оформите листы журнала в единообразной форме, в виде таблиц из граф, имеющих такие названия: номер путевого листа, марка транспортного средства, государственный номер, Ф.И.О. водителя, дата выезда/заезда, показания спидометра, принятые меры. Каждую графу заполняйте надлежащим образом и раскрывайте информацию, заявленную в ее названии.
4
Укажите в журнале лиц, ответственных за его ведение и правильность оформления. Данные лица для подтверждения возложенных на них полномочий должны расписаться в соответствующей графе.
5
Регистрируйте в журнале путевые листы независимо оттого, на какой срок они выданы. Если путевой лист имеет действие в течение продолжительного периода, укажите об этом в примечании.
6
Журнал учета движения путевых листов, при правильном оформлении, будет являться источником информации в вопросах контроля над работой водителя, исчислении его заработной платы и расчетов за осуществленные перевозки.
Источники:
  • журнал учета путевых листов
Обратите внимание
Срок хранения приказов на предприятии по основной деятельности организации и по личному составу - 75 лет, приказов по административно-хозяйственной деятельности - 5 лет.
Полезный совет
При заполнении книги оставляйте между заполненными строками 2-3 свободных - они могут пригодиться для регистрации приказов, оформляемых «задним числом» (номер приказа будет через дробь- 1/1,1/2 и т.д.).

Исправления в книге регистрации приказов лучше делать следующим способом: вырезать кусочек бумаги из последних листов (их можно не нумеровать), аккуратно заклеить неправильную запись и сделать новую.
Источники:
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации.
  • журнал приказов по основной деятельности
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500