Инструкция
1
Выдайте денежные средства в подотчет работнику, который отправляется в служебную поездку. Данная сумма определяется приказом о командировки и подсчитывается согласно установленным законодательством нормам. Сформируйте расходный кассовый ордер на указанную сумму и отметьте назначение средств. Отразите в бухгалтерском учете выдачу наличных на кредите счете 50 «Касса» в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
2
Попросите работника заполнить авансовый отчет по унифицированной форме АО-1, в котором он должен отразить все произведенные расходы во время служебной поездки, связанные с ее непосредственной целью и подтвержденные документально. Другими словами, если сотрудник пользовался общественным транспортом, то должен потребовать у кондуктора билет, а если покупал продукты питания, то попросить чек. При отсутствии данных документов, подотчетное лицо не имеет права требовать возмещения расходов на какие-либо произведенные затраты.
3
Рассчитайте сумму израсходованных работником средств на служебную поездку. Все расходы должны отражаться на кредите счета 71 в корреспонденции со счетом, который характеризует назначение расходов. К примеру, если покупались товары для нужд компании, то используется счет 41 «Товары»; если производились представительские затраты или затраты на питание и проживание, то счет 26 «Общехозяйственные расходы».
4
Возместите расходы, если они превысили выданную подотчетную сумму. Для этого выпишите соответствующий расходный кассовый ордер и откройте в бухгалтерии на указанную сумму проводку: кредит 50 – дебет 71. Стоит отметить, что возмещение расходов в этом случае не относиться к вознаграждению за выполненную работу, поэтому не приносит экономическою выгоды сотруднику и не облагается налогами.