Совет 1: Как внести изменения в личную карточку

Личная карточка — основной учетный документ, содержащий сведения о работнике. Она оформляется кадровой службой при приеме на работу нового сотрудника. В процессе трудовой деятельности сведения о работнике могут измениться -например, в случае смены фамилии или адреса места проживания. Внесение изменения в личную карточку работника производится следующим образом.
Вам понадобится
  • - личная карточка работника;
  • - документы, подтверждающие новые сведения о работнике.
Инструкция
1
Попросите вашего сотрудника принести документы, подтверждающие изменения сведений личного характера. Если сотрудница сменила фамилию в связи с вступлением в брак, то необходимо ее свидетельство о браке и новый паспорт. При изменении адреса места прописки, адреса временной регистрации потребуется паспорт работника или справка о временной регистрации. Сделайте копии принесенных документов. Поместите ксерокопии в личное дело работника.
2
Зачеркните в личной карточке работника старые сведения одной чертой, справа или сверху аккуратно впишите новые сведения. Рядом с ними укажите реквизиты документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельства о браке, паспорта и др.). Заверьте внесенные изменения, то есть укажите свою должность, проставьте свою подпись и расшифровку подписи и дату внесения изменения.
3
Зачеркните неправильную запись в личной карточке работника аккуратно одной чертой, если вы случайно допустили ошибку при ее оформлении. Над ошибочной записью сверху или справа укажите верную информацию, рядом напишите «Исправленному верить» и заверьте исправление своей подписью.

Совет 2: Как внести изменения в юридический адрес

В любой момент организация может сменить юридический адрес. Так как он прописан в учредительных документах, за этим следует процедура государственной регистрации изменений. Часто смена юридического адреса происходит при изменении фактического местораположения лица, смене генерального директора (если юридическим адресом организации являлся адрес прописки директора), смена прописки руководителя организации.
Вам понадобится
  • - заявление по форме 13001;
  • - протокол собрания учредителей (акционеров) общества;
  • - устав;
  • - выписка из ЕГРЮЛ
  • - квитанция об оплате гос.пошлины.
Инструкция
1
Вам нужно провести собрание учредителей и принять решение о смене юридического адреса. Итогом собрания должен стать протокол в письменной форме.
2
Заполните заявление по форме 13001, вкладку о смене адреса организации. Подпись на заявлении вам необходимо заверить у нотариуса, для этого потребуется еще выписка из ЕГРЮЛ, выданная не позднее, чем месяц назад.
3
В налоговую инспекцию по месту регистрации юридического лица предоставьте пакет документов: протокол собрания, заполненное и нотариально завереное заявление, квитанцию об оплате государственной пошлины, устав, ИНН, договор аренды на помещение (свидетельство о собственности), по которому будет юридически располагаться организация.
4
При подаче документов налоговый испектор выдаст вам извещение с датой, когда вам нужно явиться за уведомление о внесении изменений в ЕГРЮЛ. Смена юридического адреса и внесение соответствующей записи в реестр длится 5 дней. Если вы не сможете в соответствующий срок получить документы, они будут отправлены на новый юридический адрес вашей организации.
5
На руки вы получите свидетельство о регистрации изменений, вносимых в учредительные документы, а также новое свидетельство о постановке на учет (ИНН). Номер ИНН не поменяется, меняется только КПП, который указывает принадлежность к определенной налоговой инспекции.
6
Если в связи со сменой адреса, ваш новый адрес попадает под наблюдение другой Налоговой инспекции, вам необходимо снять с учета организацию в старой инспекции и поставить на учет в новую. В связи с этим также возникнет необходимость извещения внебюджетных фондов (Пенсионного и ФОМС) о смене юридического адреса. Если в городе несколько территориальных отделений фондов, вы сначала должны будете снять вашу организацию с учета по прежнему адресу и только потом поставить на учет во внебюджетных фондах по новому адресу.
Обратите внимание
За несвоевременное уведомление внебюджетных фондов об изменении юридического адреса, а как следствие изменений в учредительных документах, могут быть применены штрафные санкции.
Полезный совет
После смены юридического адреса не забудьте уведомить банк, где ведутся расчетные счета вашей организации.

Совет 3: Как внести пропущенную запись в трудовую

При ведении кадрового делопроизводства на практике бывают ситуации, когда вы или сотрудник вашей организации вдруг обнаруживаете, что в трудовой книжке пропущены записи о его переводе на другие должности или о присвоении нового разряда или категории. Чтобы исправить ошибку, действуйте следующим образом.
Вам понадобится
  • - трудовая книжка работника;
  • - приказ о переводе работника на другую должность или о присвоении ему нового разряда или квалификационной категории.
Инструкция
1
Найдите кадровый приказ о переводе работника на другую должность или о присвоении ему разряда или квалификационной категории, на основании которого должна быть сделана запись в трудовую книжку. Если по каким-либо причинам в кадровых документах такой приказ отсутствует, то его необходимо оформить.
2
Внесите пропущенную запись о переводе работника или о присвоении ему нового разряда или категории под порядковым номером, следующим за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке, с указанием в графе 2 фактической даты перевода (в случае, если в трудовой книжке нет записи даты увольнения) и соответствующего приказа в графе 4 трудовой книжки. Изменение хронологического порядка записей в трудовой книжке не является нарушением Правил ведения трудовых книжек и Инструкции по их заполнению, так как в них не указано четкое требование о внесении даты записи от более ранних к более поздним.
3
Если работник увольняется, и вы уже внесли в трудовую книжку запись о его увольнении, расписались и поставили печать, то пропущенную запись о переводе оформите следующим образом. Внесите пропущенную запись в трудовую книжку работника под порядковым номером, следующим за номером имеющейся записи об увольнении, с указанием в графе 2 той же даты, какая была указана в предыдущей записи. В графе 3 при внесении сведений о переводе или присвоении разряда или квалификационной категории пропишите фактическую дату перевода, в графе 4 укажите ссылку на кадровый приказ. Снова проставьте свою должность, подпись и печать отдела кадров и ознакомьте работника с записью в трудовой книжке.
Источники:
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек
  • запись в трудовой о присвоении категории

Совет 4: Как заполнить личную карточку работника

Несмотря на то что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, на практике их продолжают активно использовать. Не является при этом исключением и унифицированная форма №Т-2 «Личная карточка работника», порядок заполнения которой мы и рассмотрим в настоящей статье.
Инструкция
1
Заполняем «шапку» унифицированной формы:
1) указываем код организации по ОКПО (данную информацию можно почерпнуть из Информационного письма об учете в Статрегистре Росстата или Уведомления из территориального органа Федеральной службы государственной статистики, выданных организации);
2) проставляем дату составления (тождественна дате приказа (распоряжения) о приеме работника на работу);
3) присваиваем работнику табельный номер (например, 01, 010, 253 и т.д.);
4) вносим информацию об ИНН, и номере страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
5) в графе «Алфавит», указываем первую букву фамилии работника;
6) в графе «Характер работы» указываем постоянно или временно принят работник;
7) в графе «Вид работы» указываем основной ли она является для работника, или же трудовую функцию в организации он осуществляет по совместительству;
8) в графе «Пол» проставляем словами пол работника: мужской или женский.
2-я страница формы №Т-2
2
Заполняем раздел 1. «ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ»:
1) проставляем номер трудового договора и дату его заключения;
2) указываем данные о ФИО работника;
3) указываем дату рождения, заполняемую двумя способами (словесно-буквенный и цифровой);
4) указываем место рождения, согласно паспорту или иному документу, удостоверяющему личность, и проставляем соответствующий код по ОКАТО);
5) указываем данные о гражданстве лица, в том числе, и путем проставления кода по ОКИН;
6) вносим информацию о степени знания лицом определенного иностранного языка («читает и переводит со словарем», «читает и может объясняться», «владеет свободно»), в том числе, и путем проставления соответствующего кода по ОКИН;
7) указываем данные об образовании работника (уровень образования, наименование учебного заведения, документ об образовании, год окончания и т.д.), в том числе с указанием всех необходимых кодов;
8) вносим данные о профессии работника, с указанием ее кода по ОКПДТР;
9) указываем стаж работника на дату заключения трудового договора, с указанием его отдельных видов;
10) указываем информацию о том, состоит ли (состоял) работник в браке или же нет, в том числе путем проставления кода ОКИН;
11) вносим данные о составе семьи (чаще всего указываются только таких лица, как: мать, отец, муж, жена, сын, дочь, родной брат или родная сестра);
12) в строгом соответствии с паспортом работника вносим необходимые данные этого документа (серия, номер, кем выдан, и когда выдан);
13) указываем адрес места жительства по паспорту и фактический, не забывая о почтовых индексах;
14) проставляем дату регистрации по месту жительства, и указываем контактный телефон, по которому можно связаться с работником.
3-я страница формы №Т-2
3
Заполняем раздел 2. «СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ», в соответствии с военным билетом (временным удостоверением, выданным взамен) или удостоверением гражданина, подлежащего призыву на военную службу:
1) проставляем категорию запаса (данный пункт не заполняется на офицеров запаса);
2) указываем воинское звание работника, или пишем словосочетание «подлежит призыву»;
3) указываем состав (профиль) – «командный», «солдаты» и т.д.;
4) проставляем полное кодовое обозначение ВУС, которое может быть цифровым или буквенно-цифровым;
5) указываем категорию годности к военной службе (от «А» до «Г»);
6) указываем наименование военного комиссариата по месту жительства;
7) в случае, если лицо состоит на общем, или специальном воинском учете, указываем об этом информацию простым карандашом.

В конце второй страницы унифицированной формы, необходима подпись сотрудника кадровой службы, с ее расшифровкой, и указанием должности, а также подпись работника, ниже которой проставляется дата заполнения.
4-я страница формы №Т-2
4
Заполняем разделы с 3 по 10 унифицированной формы, порядок внесения сведений в которые зависит от трудовой деятельности конкретного работника в определенной организации, и более подробно рассмотрен в специализированных изданиях, как, например:
«ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ: вопросы оформления». Практическое пособие. Изд.2-е – Волгоград: Консалтинговая компания «Стратегия». – 65 с.
5
В случае прекращения трудового договора, необходимо заполнить раздел 11.Основание прекращения трудового договора (увольнения), указав в нем формулировку, которая должна соответствовать формулировке основания прекращения трудового договора, содержащейся в приказе (распоряжении) о прекращении трудового договора со ссылкой на статью (пункт статьи) Трудового кодекса Российской Федерации.
Затем, проставляются сведения о дате увольнения, и приказе, на основании которого оно было произведено.
И, наконец, в самом низу страницы, опять проставляется подпись сотрудника кадровой службы, с расшифровкой подписи, и указанием должности, а также подпись работника.
Обратите внимание
Вы можете распечатать страницу личной карточки, указав в соответствующем разделе новые сведения о работнике. В этом случае на обоих страницах карточки (новой и старой) делается отметка о произведенной замене в связи с изменениями личных сведений о работнике.
Полезный совет
Если в личной карточке работника заполнен до конца какой-либо ее раздел, то оформите и распечатайте вкладной лист к ней, сделав об этом отметку в конце заполненного раздела карточки.
Источники:
  • Бланк и образец личной карточки работника формы Т-2
  • как вносить изменения в т 2
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше