Сначала ответим на вопрос, на кого ведется трудовая книжка? На основного работника, то есть если эта работа – основная (единственная) для сотрудника,  в отличие от совместителей, на которых трудовая книжка ведется только по основному месту работы (статья 66 ТК РФ).

Нелишним будет упомянуть о сроках внесения записи. Работодатель обязан внести запись о приеме на работу сотруднику, проработавшему свыше пяти дней (статья 66 ТК РФ), но не позднее недельного срока  (Постановление о трудовых книжках от 16 апреля 2003 № 225). Запись вносится на основании приказа о приеме на работу.

А теперь перейдем непосредственно к вопросу внесения записи. Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление от 10 октября 2003г. № 69) обращает наше внимание на то, что запись вносится аккуратно, шариковой или гелевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются (например, нельзя сократить  слово «приказ» до «пр.»)

Итак, сначала нужно в колонке 3, которая озаглавлена  «Сведения о работе», написать полное название юридического лица, а также сокращенное (при его наличии). Например:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)

Под этим заголовком в колонке 1 проставляем порядковый номер записи (нумерация начинается вначале трудовой книжки и продолжается далее).

После этого  в колонке 2 обозначаем дату начала работы: сначала число (две арабские цифры), затем месяц (две арабские цифры), затем год (четыре арабские цифры). Например, если сотрудник оформлен на работу 01 июня и первый рабочий день у него тоже 01 июня, то понятно, какую дату нужно отразить. Если же документы оформлены заранее (например, приказ датирован 28 мая 2015 года), а дата начала работы – 29 мая 2015 года, то в трудовой книжке мы указываем вторую дату, то есть когда работник приступил к своим трудовым обязанностям. 

Теперь на одной линии с номером и датой в колонке 3 вносим запись о приеме на работу, которая начинается со слова «Принят» или «Принята», далее указывается, куда принят сотрудник (в какое подразделение), а потом – кем (должность). Например, «Принята в бухгалтерию на должность бухгалтера» или «Принята в отдел закупок на должность менеджера». Если в штатном расписании отсутствует отдел, то сразу пишем должность.

В колонке 4 нужно отразить основание для внесения записи, то есть приказ о приеме на работу, его дату и номер. Например, «Приказ от 01.06.2015 № 125»

Ошибки в трудовой книжке не допускаются, если же случилась оплошность, требуется внести исправления специальным образом: сначала признать предыдущую запись недействительной, а потом внести новую.

По желанию работника в трудовую книжку может быть внесена информация о работе по совместительству. Такая запись производится по основному месту работы, на основании предоставленных документов с места работы по совместительству.