Совет 1: Как оформить письмо-просьбу

Письмо-просьба является довольно распространенной формой деловой переписки. Причин обращения множество: это и согласование или побуждение к действию, и получение информации, услуг или товаров. Письмо может быть адресовано как конкретному лицу, так и всей организации.
Инструкция
1
Контактная информацияЕсли письмо пишется от имени организации, то лучше использовать фирменный бланк. В любом случае, в письме-просьбе должны быть указаны: контактная информация отправителя и, если письмо от лица фирмы, то ее название, род деятельности и реквизиты.
2
Вводная частьНачинать письмо со слова «Прошу» нетактично. Сначала следует поместить вводную часть. Там излагается суть дела, мотивы и цели данного обращения.Причиной обращения может стать: некая заинтересованность, неполучение чего-либо, результаты переговоров и т.д. Целью обращения обычно является согласование вопросов или выполнение распоряжения начальства. Основанием для написания письмо могут служить: постановления правительства, устные или письменные договоренности и т.п.
3
ПросьбаДалее идет суть просьбы. Излагая ее, следует подчеркнуть степень заинтересованности в исполнении.
Ключевым словом должно быть производное от глагола «просить». Это будет выглядеть корректней, нежели требование. Но слов о просьбе может и не быть, если например, употреблено выражение: «Мы надеемся, что Вы предоставите нам возможность…».Изложить просьбу можно от первого лица единственного числа («Прошу…»), первого лица множественного числа («Просим…»), третьего лица единственного числа («Администрация просит…») и третьего лица множественного числа («Дирекция и администрация просят…»).В письме-просьбе может содержаться как одна, так и несколько просьб. Начинать излагать следующую просьбу лучше с таких слов, как «Одновременно прошу», «Также прошу» и т.п.

Совет 2: Как оформить обращение

Различные жизненные ситуации нередко вызывают потребность написать обращения в разные инстанции. Заявления, жалобы, предложения к руководству организаций или должностным лицам на практике нередко доказывают свою эффективность, помогая реализовывать права граждан, их инициативы. Готовить письма-обращения нужно вдумчиво и обстоятельно.
Инструкция
1
Обращения, оформленные в письменной форме, могут быть индивидуальными и коллективными (от имени двух и более человек). При оформлении письменного обращения выберите форму, адекватную сути вашего запроса. Если ваша цель - реализация определенных интересов, прав и свобод человека, защищенных законом, выбирайте заявление.
2
Обращение в виде жалобы оформляется, если возникла нужда восстановить те ваши законные права, что нарушены действиями (бездействием) юридических и физических лиц.
3
Форму обращения в виде предложения используйте, если хотите дать рекомендации по улучшению деятельности той или иной организации, предприятия, совершенствованию работы должностных лиц. Цель таких обращений - содействие решению актуальных вопросов экономической, социально-культурной, политической и других сфер повседневной общественной жизни.
4
Изучите Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», где изложены все подробности регулирования этого процесса при работе с государственными органами и органами местного самоуправления. Знание документа поможет вам действовать в правовом поле грамотно и результативно, убережет от переписки-волокиты.
5
Перед окончательным оформлением обращения проверьте правильность адресования, логику и последовательность изложения, верность ссылок на нормативные акты, точность написания всех фамилий, полноту наличия приложений, если таковые предусмотрены вашим письмом.
6
Помните, ваше обращение обязательно должно быть зарегистрировано тем или иным должностным лицом. Рассматривать и передавать на исполнение незарегистрированные письменные обращения нельзя.
7
Если вы обратились с обращением в секретариат, по вашей просьбе может быть выдана расписка о приеме обращения (с датой, указанием на количество принятых листов и ссылкой на телефон для справок).
8
Не забывайте о контроле за рассмотрением своего обращения. Если вопрос, заданный в вашем письме (жалобе, заявлении, предложении), - вне компетенции организации, куда оно направлено, обращение в течение пяти дней должно быть переправлено по назначению - с уведомлением об этом вас как заявителя.
9
При оформлении обращения обратите внимание на стиль письма. Он должен быть деловым: лаконичным, точным и ясным в изложении. Нейтральный тон - норма делового стиля.Используйте устойчивые обороты - языковые формулы. Они обеспечат однозначность понимания текста. Избавьтесь в письме от неоправданных повторов и ненужных подробностей. Не злоупотребляйте архаизмами. Например, не следует писать «вышеозначенный», «вышепоименованный»: правильно - «названный», «указанный».
10
При составлении обращения используйте конструкции из полузнаменательных глаголов и отглагольных существительных (не посодействовать, а оказать содействие; не поддержать, а оказать поддержку; не убрать, а произвести уборку; не помочь, а оказать помощь и т.д.).
Видео по теме
Обратите внимание
Возьмите на заметку: ответственный исполнитель по вашему обращению вправе пригласить вас для личной беседы, запросить от вас дополнительные сведения.
Обращения, в которых содержатся слова и выражения, оскорбляющие честь и достоинство тех или иных лиц, не рассматриваются. В отдельных случаях такие письменные материалы направляются в правоохранительные органы.
Совет полезен?
Не будут приняты к рассмотрению те обращения, где нет подписи (подписей) заявителя и адреса для ответа.
В большинстве случаев не даются ответы на письма, которые по сути обращениями не являются (поздравления, соболезнования, т.н. письма «для сведения» и др.).
Видео по теме
Полезный совет
Не стоит заранее благодарить адресата. В случае отказа обе стороны окажутся в неловком положении.

Но обязательно поблагодарите в случае выполнения просьбы.
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500