Совет 1: Как нужно писать письмо

Письма – часть человеческой культуры. И чтобы не прослыть невежей, необходимо уметь писать письма. Даже сверхупрощенное общение по и-мейл для уважающего себя и собеседников человека отнюдь не является поводом пренебрегать некоторыми канонами эпистолярного жанра.
Вам понадобится
  • - бумага;
  • - ручка.
Инструкция
1
Пишите письма на свежую голову. Если письмо написано вечером или же в порыве сильных эмоций – не поленитесь перечесть его через несколько часов (утром), а лишь затем решите, можно ли отправлять текст адресату. Также не стоит приступать к письму, если вы неважно себя чувствуете, расстроены, не имеете достаточно времени, чтобы хорошо обдумать то, что собираетесь изложить.
2
Начните свое письмо с приветствия. Идеальным будет приветствие «Добрый день», «Здравствуйте» и тому подобное. Если письмо неофициальное или же ваше общение с его получателем носит неформальных характер, допустимо поздороваться при помощи «Привет!». После приветствия обычно следует обращение к адресату по имени: «Здравствуйте, уважаемый (достопочтенный) Семен Семенович».
3
Представьтесь. Особенно это уместно, если вы обращаетесь к официальному лицу, пишете кому-то впервые, и во многих иных случаях. Без представления можно обойтись, только если получатель – ваш закадычный приятель (родственник), с которым у вас уже давно налажена переписка.
4
Формулируйте свои мысли четко, ясно, не оставляя места двусмысленностям. Старайтесь во время написания письма ставить себя на место адресата. Не будет ли какая-то фраза сочтена оскорбительной, а какое-то предложение понято неверно?
5
Пишите грамотно. Старайтесь не допускать грамматических и орфографических ошибок. Написание незнакомых слов всегда можно проверить при помощи словаря. Помните, что безграмотность выставляет вас в не лучшем свете перед адресатом. Немногие будут всерьез принимать человека, способного сделать 2 ошибки в простом слове.
6
Закончив письмо, непременно попрощайтесь. Выразите свое почтение адресату – например, фразой «С уважением», и обязательно подпишитесь. Это такое же «золотое» правило, как мытье рук перед едой. Причем подпись, если речь идет о бумажном письме, обязана быть максимально разборчива.
7
Если вы что-то упустили из виду, то дополнить текст можно в конце письма. Только непременно поставьте перед дополнением “p.s.”, что означает «постскриптум» - «после письма».

Совет 2: Как составить служебное письмо

Служебные письма на предприятиях занимают 80% от общего документооборота входящей и исходящей корреспонденции и имеют множество разновидностей. Одним из видов служебного письма является информационное письмо, в котором одна организация сообщает другой о видах выпускаемой продукции, предлагаемых услуг и другой информации, которую следует изложить в письменном виде.
Вам понадобится
  • - документы компании;
  • - печать организации;
  • - реквизиты адресата;
  • - приложенные документы;
  • - российское законодательство;
  • - ручка;
  • - бумага формата А4.
Инструкция
1
В левом верхнем углу документ должен содержать штамп предприятия, которое составляет информационное письмо. Если такового у организации не имеется, впишите полное наименование компании в соответствии с учредительными документами, иными документами (когда составитель – государственное или муниципальное предприятие) или фамилию, имя, отчество физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность, если организационно-правовая форма фирмы – индивидуальный предприниматель. Напишите полностью адрес места нахождения организации (почтовый индекс, область, город, населенный пункт, название улицы, номер дома, корпуса, офиса) или адрес места жительства физического лица (если ОПФ фирмы-составителя – индивидуальный предприниматель). Укажите номер контактного телефона, факса (при наличии).
2
В правом верхнем углу заполните реквизиты адресата. Впишите название занимаемой должности руководителя компании, его фамилию, инициалы в дательном падеже, укажите адрес места нахождения предприятия, учреждения, места жительства физического лица (если ОПФ организации – индивидуальный предприниматель).
3
В содержании информационного письма впишите суть сообщения о каком-либо мероприятии, появлении видов выпускаемой продукции, предлагаемых услуг или другую информацию, которую вы желаете довести до сведения адресата. Укажите дату мероприятия, перечень товаров, услуг и другие данные, которые имеют отношение к сообщению в служебном письме. Сделайте ссылку на распорядительный документ организации или законопроект, если необходимо проинформировать адресата о мероприятии, которое будет проводиться в данной фирме, или, к примеру, продаже акций, доли одного из участников компании. Обычно первая часть письма состоит из причин составления документа, вторая – из выводов, предложений. Если к информационному письму прилагается перечень товаров, услуг или распорядительный документ предприятия, укажите названия документов.
4
Укажите название занимаемой должности лица, которое составляет служебное письмо, его фамилию, инициалы. Заверьте документ печатью организации. Право подписи информационного письма имеет сотрудник, от имени которого оно написано. Это может быть директор компании, или руководитель определенного структурного подразделения.
Источники:
  • Информационное письмо. Правила оформления
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500