Совет 1: Как начать ответ на письмо

К электронной почте люди привыкают быстро. За вечер можно обменяться десятком-другим сообщений, и переписка с друзьями и родственниками довольно часто напоминает устный диалог. Однако при составлении деловых писем необходимо следовать нормам этикета, а они для электронной и обычной почты примерно одинаковы.
Вам понадобится
  • - компьютер с подключением к интернету;
  • - телефонный справочник.
Инструкция
1
Сформулируйте цель вашего сообщения. Записывать ее не обязательно, но вы должны четко представлять, хотите вы добиться нового контракта, заполучить новых клиентов, привлечь на работу нового сотрудника, предъявить претензию или просто поздравить партнеров с праздником.
2
Подумайте, кто именно должен получить ваше письмо. От этого во многом зависит его форма. Может быть, вам вообще не потребуется ничего писать, а достаточно будет позвонить по телефону, обсудить ситуацию на специализированном форуме или решить вопрос при личной встрече.
3
Выберите тип письма. Для потребителя это может быть предложение товара или услуги, другая информация рекламного характера. Вы можете провести анкетирование. Банки нередко напоминают клиентам о задолженности по или новых условиях кредитования. В адрес человека, которого вы бы хотели видеть в своем коллективе, можно направить информацию о вакансиях и уведомление о приеме на работу. Некоторые сообщения сотрудники фирмы обязательно должны получать в письменном виде. Это информация о дисциплинарных взысканиях и предупреждение о сокращении. Партнерам обычно пишут новые предложения, претензии и извинения.
4
Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты, поэтому лучше сразу разработать формы. Заполненный бланк можно отправить по электронной почте в качестве вложения или распечатать и послать по обычной почте простым или заказным письмом. Вверху должен стоять название вашего предприятия, а еще лучше - логотип. Чуть ниже располагаются дата и номер, а если нужно - то и ссылки на сетевые ресурсы (например, если на официальном сайте выложены условия контракта или конкурсная документация). Лучше отвести графу и для темы письма. Выделите ее жирным шрифтом. Это даст возможность вашему адресату быстрее сориентироваться в документах, которые ежедневно поступают ему на подпись.
5
Уточните фамилию, имя, отчество и должность лица, которому предназначено письмо. Многие фирмы имеют свои сайты или хотя бы домашние странички в Интернете. Контакты там наверняка есть. Можно позвонить секретарю и выяснить, кто из сотрудников занимается тем или иным вопросом. На предприятии могут быть однофамильцы и даже сотрудники, у которых совпадают фамилия и инициалы.
6
Начните письмо с личного обращения по имени и отчеству. Уместно будет добавить к нему слово "уважаемый", даже если вы пишете письмо о дисциплинарном взыскании.Во вступительной части напомните адресату о предыдущем контакте, даже если он был достаточно давно. Не исключено, что этот сотрудник занимается многими проблемами. Необходимо дать ему возможность сориентироваться, а заодно и показать, что вы цените его время. Это может быть ссылка на контракт, подписанный такого-то числа, или сообщение, что резюме, размещенное на сайте, рассмотрено руководством. Если вы пишете ответ, укажите, какое именно действие вашего респондента послужило поводом.

Совет 2: Как начать письмо, в частности, если необходимо в чем-либо отказать

Отказывать соискателю в работе, партнеру в проведении сделки, соискателю в предоставлении кредита всегда сложнее, чем давать положительный ответ. Правильно начать письмо и составить его – возможность сохранить хорошее мнение о себе и компании, несмотря на вынужденный отказ.

  1. Начать письмо-отказ с повторения

    Одним из наиболее распространенных способов составления писем-отказов является краткое изложение в начале просьбы соискателя. Это убедит адресата, что его ходатайство не осталось без внимания: с ним ознакомились, но в силу объективных причин не смогли удовлетворить.

  2. Начать письмо-отказ с комментария

    Правильно начать письмо-отказ можно с комментария. Эту форму целесообразно применять, если заявитель направил письмо в форме претензии. В комментарии должны быть перечислены доводы заявителя, с которыми согласна вторая сторона. Причем, аргументировано. После этого можно плавно перейти к причинам, по которым претензия не может быть удовлетворена: лаконично и обобщенно. Использование обобщенной формулировки отказа смягчит его. Получатель не расценит его как индивидуальный, который распространяется исключительно на него.

  3. Какие формулировки использовать

    При составлении письма-отказа необходимо выдержать письмо в вежливом, корректном тоне. Для этого следует вводить в текст соответствующие слова и словосочетания: «к сожалению», «вынуждены отклонить», «лишены возможности» и т.д.

  4. Окончание письма должно быть обнадеживающим для получателя. Можно акцентировать внимание на перспективах: «В следующем году ожидается стабилизация экономической ситуации, которая укрепит позиции нашей компании и даст возможность приступить к реализации новых проектов. Мы будем готовы продолжить сотрудничество, что в настоящее время в силу объективных причин осуществить затруднительно».

    Главное, дать понять потребителю, клиенту, что компания заинтересована в нем и положительном решении его вопроса. Но временно не может этого сделать.

  5. Чего следует избегать

    Начало письма предполагает объяснение причин отказа. Однако пространные объяснения и извинения в данном случае неуместны. Ведь необоснованные просьбы и претензии не обязывают вторую сторону приносить извинения их автору.

  6. При составлении письма следует уходить от бюрократических клише и общих формулировок, мало касающихся сути ходатайства или заявления и по своему содержанию больше напоминающих отписку. Текст должен быть четко структурированным, аргументированным и лаконичным, касающимся конкретного вопроса. В этом случае отказ выглядит логично вытекающим из приведенных фактов. Причем, получатель принимает его менее болезненно.

    Во всех других письмах любое письмо начинается с обычного приветствия. Если же речь идет о деловой корреспонденции, то правила составления таковой следует изучить заранее.

     

Видео по теме
Видео по теме
Обратите внимание
Не забудьте о том, что деловое письмо должно быть коротким и понятным. Структурируйте его. Каждое предложение должно содержать законченную мысль. Самое важное поместите в начале и в конце основной части письма.

Не менее важно корректно закончить письмо. Если вы не очень хорошо знаете человека, к которому обращаетесь, наиболее уместным будет выразить ему уважение, после чего поставить свою подпись.
Полезный совет
Если все ваше сообщение будет находиться в теле письма, тему можно указать в специальной графе, предусмотренной интерфейсом почтового сервера или почтовым клиентом. В самом сообщении тему можно в этом случае не указывать.

Если вы пишете письмо родственнику или знакомому, с
которым общаетесь не очень часто, начните его с вашего обычного обращения с этим человеком. В этом случае возможны все варианты приветствия, принятые в вашем кругу. Выбор зависит от того, насколько близки ваши отношения. В основной части опишите, как обстоят ваши дела, при этом старайтесь писать о хорошем и плохом (если есть такая необходимость) вперемежку.
Источники:
  • Дистанционный консалтинг. Составление деловых писем
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500