Совет 1: Как организовать внутренний контроль на предприятии

Вопрос о том, как организовать внутренний контроль на предприятии волнует тех руководителей, которые используют современные методы повышения эффективности производства. Это необходимая составляющая системы менеджмента качества, ориентированная на создание устойчивого положения предприятия на рынке, его признания субъектами рынка и общественностью. Внутренний контроль способствует оперативной адаптации систем производства и управления предприятия к динамично изменяющейся внешней ситуации на рынке.
Инструкция
1
Внедряя систему внутреннего контроля на предприятии, предварительно проведите критический анализ и сопоставьте те цели, которые были определены для прежних условий хозяйствования, с новыми условиями рынка. Продумайте необходимые действия, стратегию и тактику. Оцените возможности существующей на текущий период организационной структуры, степень технической и программной оснащенности, ресурсное и кадровое обеспечение с учетом актуальной ситуации.
2
Разработайте и закрепите внутренними нормативными актами новую деловую концепцию компании. Проведите комплексные мероприятия по внедрению новой деловой концепции, развитию и совершенствованию организации, укреплению ее положения на рынке. В частности, разработайте положение о финансово-экономической, производственно-технологической, инновационной, учетной, снабженческой, сбытовой и кадровой политике.
3
Проанализируйте эффективность существующей управленческой структуры, скорректируйте ее. Продумайте и разработайте положение об организационной структуре. Опишите каждое ее звено с указанием административной, функциональной и методической подчиненности. Определите функции и направления деятельности каждого звена, зону их ответственности, регламенты взаимоотношений между ними. Разработайте подобные положения для всех подразделений компании и планы по организации труда для их сотрудников.
4
Разработайте и утвердите планы и структуру внутреннего документооборота, штатное расписание и должностные инструкции для каждой штатной единицы. Это позволит четко координировать функционирование и работу каждого звена внутреннего контроля предприятия.
5
Разработайте формальные типовые процедуры контроля финансовых, производственных и хозяйственных операций. Это поможет стандартизировать их и получать объективные и достоверные данные и информацию, необходимую для принятия верных управленческих решений.
6
Организуйте подразделение, которое будет осуществлять внутренний контроль. Определите методы и пути совершенствования системы внутреннего контроля с учетом меняющейся ситуации на рынке, внутренних и внешних условий ее функционирования.

Совет 2: Как организовать контроль на предприятии

В соответствии с требованиями Федерального закона «Об охране окружающей среды», предприятия-природопользователи обязаны обеспечить производственный экологический контроль, чтобы свести к минимуму ущерб, наносимый природе в результате производственной деятельности. Организовать контроль на предприятии, обеспечивающий экологическую безопасность, необходимо с применением современных измерительных средств и технологий.
Инструкция
1
На крупном предприятии подразделение, занимающееся экологическим контролем, должно быть выделено в отдельную структурную единицу. В своей работе отдел или экологическая служба должны руководствоваться общими требованиями к порядку организации производственного экологического контроля, которые изложены в федеральном законе. Работа службы регламентируется Водным Кодексом РФ и федеральными законами «Об отходах производства и потребления» и «Об охране атмосферного воздуха».
2
Разработайте и утвердите положение об экологической службе, паспорт лаборатории. Приобретите все необходимые средства измерения и оформите свидетельства об их поверке органами государственной метрологической службы. Разработайте паспорта на государственные стандартные образцы состава и свойств объектов экологического контроля. Систематизируйте и организуйте хранение результатов внутреннего и внешнего контроля качества выполняемых в лаборатории измерений.
3
Необходимо разработать внутренние нормативные акты и формы, по которым будут заполняться результаты измерений и взятия проб, журналы их регистрации. Воспользуйтесь уже имеющимися методиками измерений или разработайте и аттестуйте новые методики и технологии получения контрольных проб.
4
В том случае, если материально-техническая и кадровая база вашего предприятия не позволяет обеспечить проведение полноценных лабораторных испытаний и исследований, заключите договор с любой другой лабораторией, аккредитованной на проведение контрольных измерений и экологических анализов.
5
Назначьте ответственных за контроль приказом по предприятию и обеспечьте регулярное проведение заборов и взятия проб непосредственно на источниках загрязнения и в определенных точках вокруг предприятия. Составьте план-график лабораторного контроля и определите перечень веществ, подлежащих анализу. Существуют утвержденные методики, в которых оговаривается необходимая и достаточная для мониторинга окружающей среды периодичность измерений. Изучите их и воспользуйтесь этими данными при составлении планов-графиков.
Источники:
  • Федеральный закон «Об охране атмосферного воздуха».

Совет 3: Как организовать систему внутреннего контроля

Система внутреннего контроля предприятия формируется из трех составляющих: контрольной среды, учетной системы и контрольных процедур. Наличие этой системы позволяет добиться слаженной работы организации и улучшения ее финансовых показателей. Создание руководством контрольной среды подразумевает организацию структуры и стиля управления предприятия, распределение полномочий и управленческий учет.
Инструкция
1
Формируйте добросовестное отношение у работников к выполняемым функциям на собственном примере. Разрабатывайте «кодексы чести». Демонстрируйте работникам свою профессиональную компетентность.
2
Создайте четкую систему подчиненности, каждый сотрудник должен знать свои полномочия и своего непосредственного начальника. Помимо этого, донесите до каждого сотрудника, за что он несет ответственность и каковы критерии оценки результатов его труда. Введите систему отчетности сотрудников за проделанную работу.
3
При формировании учетной системы обеспечьте руководителей структурных подразделений информацией о внутрипроизводственном планировании, т.е. кто и в какие сроки выполняет ту или иную задачу. Ориентируйтесь на показатели прибыли и издержек. При этом рост прибыли любого из подразделения не должен вести к снижениям показателей финансовой эффективности всего предприятия. Прибыль каждого структурного подразделения просчитывайте объективно, независимо от финансового роста всей организации.
4
Контрольные процедуры создаются для эффективного функционирования системы внутренней отчетности. Проводите регулярные проверки структурных подразделений на предмет выполнения ими поставленных задач и корректности отчетов их выполнения. При проведении контроля рассматривайте все аспекты деятельности подразделения или отдельного сотрудника. Создайте нормативные акты, согласно которым нарушения поставленных задач будут ставить в невыгодное финансовое положение как руководителя отделения, так и отдельно взятого сотрудника. Т.е., разработайте систему депремирования.
5
При проведении контрольных процедур не стремитесь к тотальному контролю за стандартными текущими мероприятиями, это отвлекает специалистов от решения проблем, которые могут повлиять на финансовое состояние организации.
Видео по теме

Совет 4: Как организовать юридический отдел

Юридический отдел является, наряду с бухгалтерией, основным отделом, обеспечивающим грамотное правовое сопровождение всей деятельности компании – как внешней, так и внутренней. Через него, в идеале, должен проходить весь документооборот и, в обязательном порядке, приказы и распоряжения, которые издает руководство предприятия.
Инструкция
1
Учтите, что основной задачей, на решение которой будет направлена деятельность отдела, является создание, правильное построение и отладка системы работы с договорами, разработка грамотных типовых договорных форм, учитывающих реалии деятельности данной компании, а также ее партнеров, поставщиков и потребителей продукции, товаров или услуг. Кроме того, задачей отдела является постоянное регулирование отношений между работниками и работодателем, разработка уставных документов, коллективного и трудовых договоров, оперативное внесение в них изменений и корректировок.
2
Задачей юридического отдела также является создание системы документооборота и обучение сотрудников канцелярии или других лиц, назначенных ответственности за него, правильной работе с корреспонденцией. В его функции также входит обучение всех причастных лиц основам юридической грамотности в тех пределах, которые ограничиваются выполнениями ими своих должностных обязанностей. Также юристы разрабатывают должностные инструкции и отвечают за их актуальность и обновление.
3
Особое внимание обратите на создание договорной системы и условия хранения договоров. Логично, если все они в оригиналах будут храниться именно в юридическом отделе. Вам необходимо продумать систему, которая позволит всем заинтересованным должностным лицам своевременно знакомиться с ними и получать копии договоров, необходимых им для работы.
4
Организовывая юридический отдел на данном предприятии, ознакомьтесь со спецификой бизнес-процессов, технологий и методов. Проанализируйте ее с точки зрения возможных спорных вопросов, выставления претензий. Изучите опыт деятельности юристов тех предприятий, которые работают в данной отрасли.
5
Обдумайте методы контроля и распределите компетенцию и ответственность руководителя, лиц, его замещающих и основных отделов: бухгалтерии, секретариата, отдела кадров, начальников отделов, исполнительного персонала. Проведите аудит и проверьте работоспособность внедренной вами системы, корректность ее функционирования, работоспособность и эффективность взаимодействия всех подсистем. Выявите и устраните обнаруженные недостатки.
Совет полезен?
Такой подход к организации юридического отдела будет способствовать повышению эффективности деятельности вашего предприятия, укреплению его деловых связей и положения на рынке. Так вы обеспечите безопасность его работы и избежите материальных потерь, связанных с судебными тяжбами.

Совет 5: Что такое контроль как функция менеджмента

Руководству любого предприятия приходится учитывать в своей деятельности множество факторов, как внешних, так и внутренних. Не все планы выполняются так, как были задуманы. Сотрудники, решая поставленные задачи, могут допускать непреднамеренные ошибки или самоустраняться от возложенных на них обязанностей. Именно поэтому менеджеру ежедневно приходится выполнять контрольные функции.

Для чего нужен контроль



Деятельность организации, будь то бизнес-структура или государственное учреждение, все время протекает в меняющихся условиях. Одна из функций аппарата управления состоит в том, чтобы учитывать такие изменения и вносить коррективы в производственные процессы. При этом менеджеру необходимо должным образом организовать персонал и мотивировать его на выполнение текущих и перспективных задач.

Регулярный и плановый контроль над деятельностью подчиненных – неотъемлемая функция менеджмента. Таким способом можно своевременно выявить недочеты в работе сотрудников, обнаружить ошибки и просчеты. Не все сбои в работе предприятия происходят из-за ошибочных действий персонала. Иногда промахи совершают сами управленцы, например, искажая смысл исходящих свыше распоряжений.

Контроль с позиции менеджмента представляет собой четкую и продуманную систему мероприятий по проверке правильности исполнения указаний и распоряжений руководства. Это понятие включает в себя также наблюдение за неукоснительным выполнением работниками своих функциональных обязанностей. В организации, где значительную часть работы выполняют люди, а не машины и механизмы, контроль прямым образом связан с понятием власти и административным регулированием деятельности.

Контроль как функция менеджмента



Задача системы контроля – установление некоторых стандартов, которыми работники обязаны руководствоваться в своей деятельности. Чтобы контроль был эффективным, необходимы ориентиры, по которым менеджер сможет оценить результативность деятельности каждого сотрудника. Разница между стандартом и достигнутыми показателями должна стать основанием для внесения поправок в рабочие процессы.

Контрольные функции в менеджменте вступают в силу уже на этапе планирования деятельности организации. Составляя планы работы подразделений, руководители должны предусмотреть в них проверочные мероприятия, указав сроки их проведения и лицо, ответственное за выполнение. Плановый характер контроля дает возможность вести проверку деятельности не от случая к случаю, а системным образом.

Конечная цель контроля заключается в том, чтобы достичь такого положения дел, при котором управление организацией будет нацелено на максимально эффективное выполнение производственных показателей. Планируя контрольные мероприятия, менеджер должен принять во внимание психологические особенности отдельных сотрудников и коллектива в целом. Неправильно выстроенная система проверок способна негативным образом воздействовать на персонал, может привести к снижению мотивации и росту напряженности.
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500