Вам понадобится
  • - документы компании;
  • - печать организации;
  • - реквизиты адресата;
  • - приложенные документы;
  • - российское законодательство;
  • - ручка;
  • - бумага формата А4.
Инструкция
1
В левом верхнем углу документ должен содержать штамп предприятия, которое составляет информационное письмо. Если такового у организации не имеется, впишите полное наименование компании в соответствии с учредительными документами, иными документами (когда составитель – государственное или муниципальное предприятие) или фамилию, имя, отчество физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность, если организационно-правовая форма фирмы – индивидуальный предприниматель. Напишите полностью адрес места нахождения организации (почтовый индекс, область, город, населенный пункт, название улицы, номер дома, корпуса, офиса) или адрес места жительства физического лица (если ОПФ фирмы-составителя – индивидуальный предприниматель). Укажите номер контактного телефона, факса (при наличии).
2
В правом верхнем углу заполните реквизиты адресата. Впишите название занимаемой должности руководителя компании, его фамилию, инициалы в дательном падеже, укажите адрес места нахождения предприятия, учреждения, места жительства физического лица (если ОПФ организации – индивидуальный предприниматель).
3
В содержании информационного письма впишите суть сообщения о каком-либо мероприятии, появлении видов выпускаемой продукции, предлагаемых услуг или другую информацию, которую вы желаете довести до сведения адресата. Укажите дату мероприятия, перечень товаров, услуг и другие данные, которые имеют отношение к сообщению в служебном письме. Сделайте ссылку на распорядительный документ организации или законопроект, если необходимо проинформировать адресата о мероприятии, которое будет проводиться в данной фирме, или, к примеру, продаже акций, доли одного из участников компании. Обычно первая часть письма состоит из причин составления документа, вторая – из выводов, предложений. Если к информационному письму прилагается перечень товаров, услуг или распорядительный документ предприятия, укажите названия документов.
4
Укажите название занимаемой должности лица, которое составляет служебное письмо, его фамилию, инициалы. Заверьте документ печатью организации. Право подписи информационного письма имеет сотрудник, от имени которого оно написано. Это может быть директор компании, или руководитель определенного структурного подразделения.