Инструкция
1
Составление документа начните с уточнения его целесообразности и круга вопросов, который подлежит разрешению. Это поможет вам определиться с типом документа и его формой, во многом определяющими характер и стиль изложения его содержания.
2
Изучите законодательные правительственные и ведомственные нормативные акты, регламентирующие порядок решения таких вопросов. Это очень важный этап, показывающий вашу грамотность, и позволяющий составить документ, полностью отвечающий установленному порядку оформления и разрешения рабочих вопросов. Это так же поможет определить адресата, утверждающий и согласующий орган и обеспечит соответствие содержания данного документа и его формы компетенции данной организации.
3
Изучите тексты распорядительных и нормативных документов, чтобы составляемый документ не вступал в противоречие с ними, не дублировал их. Для этого необходимо иметь электронную базу таких документов.
4
Соберите информацию по существу решаемых вопросов, составьте проект документа. При составлении используйте трафаретные тексты и стандартные фразы и выражения, традиционно используемые в деловой документации. Изучите другие документы, которые были разработаны в вашей организации или в системе однородных предприятий и возьмите стиль их составления за основу.
5
Основной текст документа призван побудить к какому-либо действию, убедить. Он должен быть аргументирован и логичен. Формулировки должны быть строго выдержаны в юридическом отношении. На первом месте стоят требования к достоверности и объективности излагаемой информации. Текст должен быть точен и максимально информативен и лаконичен. Естественно, в нем не должно быть грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок. В том случае, если в документе вы упоминаете сведения, содержащиеся в другом источнике или документе, вы должны указать все его выходные данные.
6
Отредактируйте проект документа и согласуйте его с теми лицами, которые уполномочены на это. После этого оформите документ в соответствии с принятыми нормами и подпишите его.