Совет 1: Как написать гарантийное письмо на оплату

При заключении сделки купли-продажи или договора об оказании услуг, нередко отгрузка продукции или начало подрядных работ происходит без предоплаты. Отсрочка платежа предоставляется заказчику на основании делового письма, содержащего финансовые обязательства по оплате полученных ценностей в оговоренные сроки. Такое письмо относится к гарантийным и является, по сути, кредитной формой, подтверждающей намерения заемщика оплатить сформированную задолженность.
Инструкция
1
Составьте гарантийное письмо на фирменном бланке или поставьте угловой штамп с заполненными реквизитами компании (название, форма собственности, банковские реквизиты и фактический адрес). Зарегистрируйте письмо как исходящий документ. В правом верхнем углу укажите реквизиты адресата (полное наименование организации, должность и ФИО руководителя).

Письмо может содержать просьбу о поставке или выполнении услуг и гарантировать их своевременную оплату. В таком случае оно будет начинаться словами "Просим выполнить" и последним пунктом сообщать "Оплату гарантируем". Для письма, содержащего только гарантию оплаты, начало будет "Гарантируем оплату".
2
Далее перечислите товары или услуги, которые и стали предметом для заключения двухстороннего договора. Укажите сумму сделки цифрами и прописью, а также сроки уплаты указанных сумм. В конце документа в обязательном порядке укажите полное наименование, банковские реквизиты для перечислений и юридические адреса каждой из сторон.

Передайте письмо на подпись руководителю. В некоторых случаях подписывают еще и у главного бухгалтера. Заверьте их подписи печатью.

Совет 2: Как писать гарантийное письмо

Деловые взаимоотношения иногда предполагают исполнение обязательств одной из сторон на условиях отсрочки оплаты выполненных работ или отпущенного товара. Даже в том случае, если вы давно сотрудничаете с контрагентом и уверены в его надежности, исполнение своих обязательств он должен подтвердить гарантийным письмом, в котором оговариваются сроки и условия оплаты услуг, продукции или товара. Если этот контрагент – вы, то вы должны знать, как правильно написать гарантийное письмо.
Инструкция
1
На самом деле гарантийное письмо не обеспечивает достаточно надежных юридических гарантий сделки, поэтому ваша задача – чтобы оно вызывало доверие партнера и служило подтверждением вашей добросовестности. Не только содержанием, но и оформлением оно должно отличаться от обычной записки с просьбой отгрузить товар под гарантии. Ему необходимо придать вид более надежного обеспечительного механизма.
2
Составьте документ наиболее полно. Он пишется на бланке вашей организации, в котором указаны все ее реквизиты: полное наименование, юридический адрес, факсы и телефоны для связи, адрес электронной почты. И самое главное – банковские реквизиты, местоположение банка, в котором обслуживается ваша организация, и номер расчетного счета, с которого будет осуществляться перечисление денег.
3
Обычно текст такого письма довольно краток: «Просим вас отгрузить нам то-то и то-то, или изготовить то-то и то-то. Оплату гарантируем в срок до».
4
Для убедительности ваших намерений добавьте к тексту оговорку, что предпоставка товара будет рассматриваться как факт предоставления коммерческого кредита со всеми вытекающими отсюда последствиями: начисление штрафов и пеней за каждый день просрочки. Укажите процент, который вы назначите в данном случае. В том случае, если такой фразы в вашем письме не стоит, то в случае невыполнения вами обязательств по оплате, с вас могут снять только 0,036 % от суммы просроченных обязательств за каждый просроченный день. Сумма пени за пользование чужими денежными средствами оговорена ст. 395 ГК РФ.
5
Подпишите гарантийное письмо руководителем предприятия или организации, а также главным бухгалтером (если вы - юридическое лицо), дайте расшифровки каждой подписи. Такое письмо достаточно убедительно и позволит вашему партнеру не сомневаться в надежности ваших гарантийных обязательств.
Видео по теме

Совет 3: Как написать договор об оказании услуг

Договор на оказание услуг в его устной форме представляет собой, пожалуй, один из самых древних договоров в нашем обществе. Но специальные нормы, определяющие эту сферу отношений, появились сравнительно недавно. В общих чертах, типовой договор на оказание услуг предполагает, что одна сторона (исполнитель) обязуется оказать по заданию заказчика какую-то услугу, а заказчик обязуется такую услугу оплатить.
Инструкция
1
Готовя договор на оказание услуг, помните, что он составляется в простой письменной форме. Это означает, что, будучи составленным в виде документа, такой договор не должен регистрироваться государственными органами либо заверяться нотариально.
2
В начале договора укажите место его заключения (наименование населенного пункта), время заключения (число, месяц и год), а также фамилии, имена и отчества сторон договора. Если одна или даже обе стороны договора действуют от имени юридического лица, укажите должности лиц, подписывающих данный договор и наименование документов, на основании которых они действуют (устав организации, доверенность и т.д.).
3
Далее пропишите предмет договора, а именно ту деятельность, которая должна быть выполнена исполнителем. Укажите права и обязанности сторон и ответственность, которую будут нести стороны за нарушение обязательств, указанных в договоре, или законных прав одно из сторон.
4
Предусмотрите в договоре пункт о чрезвычайных обстоятельствах, которые могут сделать выполнение договора невозможным. Такими форс-мажорными обстоятельствами могут быть природные катаклизмы, массовые беспорядки и иные действия третьей стороны, обстоятельства непреодолимой силы и т.д.
5
Внимательно отнеситесь к вопросу о сроках и порядке исполнения договора. Сроки должны быть реальными, что, в первую очередь, компетентно может определить исполнитель. Важен также момент, связанный с требованиями заказчика к качеству оказываемой услуги. Желательно подробно расписать критерии, позволяющие оценить качественную сторону выполненной работы. Безусловно, в договоре не обойтись без указания цены договора и порядка расчетов с исполнителем.
6
Выделите отдельным пунктом порядок приема работ или оказания услуги; укажите, как будет оформляться окончание договора. Обычная практика – составление акта приема-передачи. Не лишним будет также внести в договор порядок выставления претензий и их устранения, а также способы урегулирования спорных вопросов.
7
Заключительная часть договора должна содержать информацию о реквизитах сторон. Проставьте в договоре фамилии и инициалы лиц, подписывающих документ, оставьте место для проставления печатей, если они имеются.
Видео по теме
Источники:
  • Договор на оказание услуг (образец)
  • составить договор на оказание услуг

Совет 4: Как подписать деловое письмо

Этикет делового общения подразумевает правильное составление письменной корреспонденции. И если шаблоны и шапки деловых писем оформляются довольно стандартно, то подписям в корреспонденции уделяется недостаточно внимания. Чтобы адресат правильно расшифровал ваше послание, деловое письмо имело юридическую силу, необходимо корректно и правильно представить должностное лицо в конце делового письма.
Инструкция
1
Официальные письма следует печатать на специальном бланке, соответствующем стандарту. Вверху листа бумаги должны присутствовать постоянные элементы: шапка письма (полное и сокращенное название фирмы-отправителя, ее почтовый и юридический адрес, номер телефона и факса, сайт), далее идет основной текст, внизу - подпись ответственного лица.
2
Поле для подписи располагается в левом нижнем углу непосредственно под текстом делового письма. Перед строкой для подписи укажите наименование должности лица, подписывающего письмо, и расшифровку ФИО. Ввиду того, что деловые письма всегда оформляются на бланках учреждений, само наименование организации в подписи не указывайте. Например: Генеральный директор телерадиокомпании, подпись... А.П. Сидоров».
3
Иногда под деловыми письмами требуется поставить две и более подписи, в случае если требуется подтвердить действительность первой подписи или в особо важных документах (письма по финансово-кредитным вопросам должны заверяться и подписью главного бухгалтера предприятия). Расположите подписи строго одну под другой в той последовательности, которая соответствует старшинству должности – от большей к меньшей, например:Директор департамента, подпись... П.В. Тропарь
Главный бухгалтер, подпись... Т.С. Собанко.
4
Если письмо должны подписывать несколько лиц, занимающих одинаковые/равные должности, расположите их подписи на одном уровне, например:Начальник финансового отдела, подпись... П.О. Иванов, Начальник отдела кадров, подпись... К.О. Петров.
5
Если на момент подписания делового письма должностное лицо, для подписи которого заготовлено место на проекте бланка, отсутствует, документ имеет право подписать лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. Укажите фактическую должность лица, чья подпись будет стоять в письме («и.о.» или «зам.») и его фамилию. Нельзя подписывать деловые письма, используя предлог «за» или косую черту перед указанием должности.
6
Все экземпляры деловых писем, как отсылаемые, так и остающиеся для подшивки в дела организаций, должны иметь подлинные подписи указанных должностных лиц. Оригинальная подпись на документе (а деловое письмо – это юридический документ) является главным способом удостоверения его. Если на официальном письме нет ни одной подписи, оно не имеет юридической силы.

Совет 5: Как написать письмо об отсрочке

Финансовый кризис, нарушение условий поставок, нерасторопность банков - тысяча причин может привести к ситуации, когда приходится признать невозможность своевременных расчетов в рамках уже подписанных соглашений. В таких случаях, во избежание применения контрагентом штрафных санкций или вообще расторжения договора, нужно предупредить партнера о возникших сложностях и попросить отсрочить платеж. Лучше всего составить письменное обращение в форме гарантийного письма.
Инструкция
1
Такое письмо может потребоваться написать как организации для предупреждения судебных разбирательств из-за нарушения графика расчетов, так и частному лицу для обращения в банк с просьбой реструктурировать систему выплат по кредиту. В любом случае форма письма будет примерно одинаковой.
2
В организации используйте для набора текста бланк вашего предприятия с заполненными реквизитами, это избавит вас от необходимости набирать их вручную. Начните составление письма с указания реквизитов адресата в правом верхнем углу листа согласно общепринятым правилам оформления деловой документации. Здесь укажите наименование предприятия. Далее в формате "кому" напишите должность руководителя, его фамилию, имя и отчество. Кроме того, во вступительной части укажите исходящий номер документа и дату его составления.
3
В начале содержательной части письма обязательно укажите реквизиты договора (номер, дату заключения) и назовите участников соглашения. Далее перечислите платежные обязательства, которые не смогут быть выполнены в соответствии с условиями договора. Опишите сложившуюся ситуацию и обратитесь с просьбой перенести срок платежа. Здесь можно указать и условия, на которых вы просите отсрочку. Это может быть просьба не применять штрафные санкции, или напротив - согласие на выплату процентов.
4
В заключение напишите срок, в который вы гарантируете произвести полный расчет. Подпишите письмо и расшифруйте подпись в скобках. Для организаций подготовьте место для подписей, уполномоченных к подписанию финансовых документов лиц (руководитель, главный бухгалтер).
Обратите внимание
Помните, что такая форма извещения партнера в некоторых случаях недопустима. Иногда такие изменения соглашения следует оформлять в порядке, предусмотренном условиями договора или руководствоваться ст. 450 ГК Российской Федерации, регламентирующей порядок изменения его условий.
Полезный совет
Письмо, содержащее просьбу об отсрочке платежа, можно отправить факсом или с помощью электронной почты. Но лучше воспользоваться услугами почты или курьерской службы с условием доставки уведомления о вручении. Таким образом у вас будет документ, подтверждающий вашу попытку предупредить партнера о возникшей ситуации заблаговременно.

Совет 6: Как написать письмо заказчику

Письмо заказчику пишется в случае невозможности исполнения обязательств перед ним со стороны вашей организации, если он не перечислил денежные средства за поставленный товар и если есть необходимость информировать его о новом ассортименте.
Инструкция
1
Начните письмо с обращения к лицу, представляющему организацию заказчика. В этой части письма уместны такие обороты вежливости как «Уважаемый Иван Андреевич», «Господин Ремизов». Если в компании-заказчике нет конкретного лица, с которым налажены отношения, обратитесь «Уважаемые Господа».
2
Представьтесь, укажите наименование вашей организации. Используйте стандартные обороты, например, «ООО «МонтажСпецСтрой» выражает Вам почтение и желает процветания Вашей организации». Это позволит сориентировать вашего заказчика, читая основной текст он не будет ломать голову, кто адресант письма.
3
Сформулируйте, какой повод стал причиной письма. От этого зависит форма написания и содержание послания. Наиболее распространенной причиной написания писем заказчику является неоплата им поставленных товаров или оказанных услуг. В этом случае сошлитесь на соответствующий пункт договора, укажите, что в обязанности заказчика входит оплата счета в конкретные сроки. Если это не первое ваше письмо на эту тему, апеллируйте к ответственности заказчика за неисполнение обязательств, прописанной в пункте Х договора поставки. Обратите внимание, что в случае неоплаты счетов вы будете вынуждены обратиться в суд.
4
Принесите извинения заказчику, если причиной написания письма стала невозможность поставить ему товар в оговоренные договором сроки. Не старайтесь объяснить причины, почему вы срываете сроки поставки, заказчику это неинтересно, лучше информируйте его о том, в течение какого времени ваша организация сможет исполнить обязательства по договору. В конце письма используйте фразы «Благодарим за понимание», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество».
5
Информируйте заказчика о новой линейке продуктов, предлагаемых вашей компанией, если ваш партнер не знает об измененном ассортименте. В таком письме желательно указать, какие скидки получит заказчик при оформлении новых договоров поставки как постоянный клиент.
6
Подпишитесь в конце письма. Оставьте контактную информацию, чтобы заказчик знал, как можно с связаться с вашей организацией. Пожелайте всяческих благ организации и лицу, представляющему ее.

Совет 7: Как написать письмо об отсрочке платежа

Письмо об отсрочке платежа позволяет заемщику не платить установленные банком платежи какой-то определенный промежуток времени. При этом, клиенту не должны быть начислены какие-либо комиссии или штрафы.
Инструкция
1
Позвоните в банк и узнайте, есть ли у них бланки для составления письма с мотивированной просьбой о возможности изменения условий кредитования. Если в вашем банке существуют такие бланки, то вам необходимо взять его и заполнить. Для этого проставьте номер кредитного договора, укажите свое ФИО и внесите наименование банка в самое верхнее поле документа (в «шапку»). Далее выберите два варианта мотивации: сокращение или увольнение, либо ухудшение материального положения или снижение доходов.
2
Напишите сами письмо об отсрочке платежа. Это необходимо, если в вашем банке нет соответствующих бланков. Данное письмо должно быть составлено на председателя управления банка. То есть «в шапке» документа напишите: «кому Председателю правления банка». Далее укажите наименование банка и ФИО самого председателя.
3
Отметьте ниже от кого написано данное письмо. Например: «от кого Ивановой Марии Алексеевны». Как правило, само письмо может быть написано в свободной форме. Поэтому, можете написать подобным образом: «Я, Иванова Мария Алексеевна, являюсь клиентом вашего банка (здесь отметьте какое время вы уже являетесь клиентом этого банка). На основании кредитного договора (укажите номер вашего договора по кредиту), прошу вас (здесь впишите ФИО председателя банка) предоставить мне отсрочку платежа на (укажите на какой срок вы бы хотели получить отсрочку). В связи с тем, что». После этого напишите, что явилось причиной того, что вам вдруг понадобилась отсрочка, т.е. почему вы не можете вовремя заплатить за кредит.
4
Обратите внимание на то, что в письме об отсрочке платежа должны содержаться только реальные сведения. Поэтому, пишите, как есть на самом деле. Например, если вы нуждаетесь в отсрочке платежа из-за задержки заработной платы, отсутствия постоянного места работы, то так и напишите.
5
Поставьте подпись, расшифровку подписи и дату составления данного документа.
6
Отнесите готовое письмо в банк и, в обязательном порядке, завизируйте его прием у администратора или секретаря.
Источники:
  • как написать письмо в сбербанк
Обратите внимание
Документ гарантии оплаты имеет юридическую силу при правильном оформлении. То есть наличии полных реквизитов сторон-контрагентов, формулировки "оплату гарантируем", подписей руководителей и печати организации.
Полезный совет
Поскольку форма таких писем не является унифицированной и утвержденной какими-либо законными актами, следует придерживаться в его оформлении стиля принятого для других деловых писем.
Гарантийное письмо: общие правила составления
Связанная статья
Гарантийное письмо: общие правила составления
Источники:
  • пример оформления гарантийного письма
  • гарантийное письмо об оплате
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500
к
Honor 6X Premium
новая премиальная версия
узнать больше