Совет 1: Как написать заявку

На человеке, который готовит заявку, лежит большая ответственность. Ошибки могут быть непоправимы. Заявки используют всюду - на производстве, в торговле, в международных отношениях. Поэтому важно овладеть этим навыком.
Убедитесь, что ваш почерк поймут
Инструкция
1
Уточните сроки подачи заявки. Опоздания могут быть недопустимы. Как считается срок - в момент вашей отправки? Или в момент получения заявки ответственным лицом? Есть ли между вашими городами разница во времени?
2
Получите образец. Если формируете заявку впервые, возьмите образец ее заполнения. Даже простые поля в бланке могут заполняться с какими-либо нюансами. Надо ли заполнять все печатными буквами? В каком формате пишется дата? Нужна ли расшифровка подписи? Образец даст ответ на все подобные вопросы.
3
Спросите о типичных ошибках. Человек, обрабатывающий заявки, может дать ценную информацию. Новички, как правило, спотыкаются на одном и том же. Будьте предусмотрительны.
4
Выясните, где берутся необходимые данные. Для формирования заявки могут понадобиться цифры, доступ к которым вы не имеете. С кем необходимо связаться? Будет ли у человека время, чтобы вы не опоздали с заявкой?
5
Продумайте возможные риски. Если цифры находятся в компьютере, а в день заявки отключат свет, что вы будете делать? Если человек, который должен предоставить информацию, вдруг заболеет, кто его может заменить? Если заявку должен завизировать руководитель, будет ли он на месте? Заранее спрогнозируйте такие случаи.
6
Напишите и протестируйте черновик. Сначала "заполните" заявку в тетради. Убедитесь, что ничего не упущено.
7
Аккуратно перепишите заявку. Будет ли понятен ваш почерк?
8
Подайте заявку ответственному лицу. Если его нет на месте, где гарантия, что другой человек не забудет передать заявку?
9
Убедитесь, что заявка принята. Позвоните и уточните.
Видео по теме
Обратите внимание
Если отправляете заявку обычной почтой, сделайте это не в последний день. На почте бывают очереди. Обязательно сохраните квитанцию.
Полезный совет
После отправки первой заявки уточните, все ли устраивает принимающую сторону? Вежливость поможет избежать конфликтных ситуаций.
Источники:
  • Заявки подаются даже на проведение мировых чемпионатов

Совет 2 : Как оформить заявку на покупку

Правильное оформление заявки на покупку поможет вам, прежде всего, при возможных последующих разбирательствах относительно срока, объемов и качества купленных товаров. Но даже если вы на сто процентов уверены в продавце, пренебрегать правилами заполнения заявки все же не следует. От возникновения форс-мажорных обстоятельств не застрахован никто, поэтому лучше сразу позаботиться о защите от их последствий.
Как оформить заявку на покупку
Инструкция
1
Укажите в первом пункте заявочной формы наименование вашего структурного подразделения, реквизиты фирмы, ФИО руководителя, если вы частное лицо – ФИО и контактную информацию.
2
Второй пункт – это задание на поставку товара. Укажите его наименование, базовые характеристики и цену. Не забудьте вписать и требования к качеству, безопасности, техническим и функциональным свойства, габаритам, оформлению, упаковке и т.п.
3
Если этого товара еще нет на складе магазина (или компании, занимающейся его реализацией), напишите в третьем пункте ориентировочную цену на товар с обязательным указанием на источник информации. Обычно ориентировочная цена формируется с учетом сведений, полученных из каталогов прайс-листов на аналогичную продукцию в других магазинах и компаниях, сметных расчетов, справочно-информационных служб и т.п.
4
В четвертом пункте опишите структуру цены всего контракта (в том числе и ориентировочной цены). Это может быть не только доставка, но и разгрузка, сборка, услуги консультантов.
5
В пятом укажите предполагаемый источник финансирования данного заказа. Например, бюджетные или внебюджетные средства (если вы представитель организации).
6
В шестом пункте оговорите условия оплаты товара. Обычно оплата производится по факту поставки товара. Если вы доверяете этому магазину или компании, то можете предпочесть и авансовую форму оплаты (но не более 30% от суммы заказа). Кроме того, если вы сотрудничаете уже давно, поставщик может пойти вам навстречу и согласиться, допустим, на поэтапную выплату суммы, назначенной за товар.
7
Укажите в седьмом пункте предпочтительный срок поставки товара (точное число календарных или рабочих дней со дня подачи заявки, отводимое на поставку). При этом учтите все сроки, необходимые для размещения заказа в базе данных магазина или компании, а также наличие или отсутствие необходимого количества товара на складе.
8
Укажите адрес поставки в восьмом пункте: страна, населенный пункт, улица, номер дома, этаж и номер офиса (квартиры, если вы частное лицо).
9
Подпишите заявку и поставьте дату ее формирования. Если вы представитель организации, то вам, возможно, потребуется подпись главного бухгалтера и начальника подразделения или директора.

Совет 3 : Как заполнить бланк заказа

Бланк заказа представляет собой специально разработанную письменную заявку на приобретение какой-либо продукции либо оказание услуг. В ней собрана информация, необходимая для выполнения вашего заказа.
Как заполнить бланк заказа
Инструкция
1
Внимательно ознакомьтесь со всеми условиями, который вам предлагает поставщик. Обратите внимание на мелкий шрифт, который чаще всего содержит наиболее важную информацию, например, о том, что «…поставщики вправе повысить цену на товар в связи с инфляцией».
2
Изучите предложенный ассортимент. Четко определите для себя, что и в каком количестве вы желаете приобрести. Если вы оформляете заказ через интернет, посмотрите, возможно, что поставщики сами предложат заполнить вам необходимый документ.
3
Обратите внимание на то, что вам нужно указать все необходимые параметры заказываемого товара. Например, если вы заказываете одежду, укажите размер, цвет, количество понравившихся вам моделей. Для своевременной и качественной обработки вашего заказа обязательно укажите код и наименование выбранного товара.
4
В бланке заказа может быть предусмотрена постановка галочек. Ставьте их только напротив того товара, который действительно хотите купить.
5
После того как вы разобрались с ассортиментом и заполнили все предложенные в бланке заказа поля, еще раз проверьте правильность оформления.
6
Пишите разборчиво, если хотите отправить заказ по почте. Желателен печатный шрифт. Полностью указывайте свой почтовый адрес.
7
Если вы не получили заказ в назначенный срок, направьте письмо-запрос поставщику. Обязательно укажите, когда и на какой именно товар была отправлена заявка. Попросите разобраться в ситуации и связаться с вами.
8
Не забудьте, что при поступлении вашего заказа на почту он будет храниться бесплатно в течение первых нескольких дней. За каждый последующий день вам придется оплатить услуги по его хранению.
Видео по теме
Полезный совет
При заполнении заказа следует быть предельно внимательным и заполнять все предложенные поля. Это нужно для того, чтобы впоследствии ни у вас, ни у поставщиков не возникло проблем, связанных с вопросами доставки или оказанием услуг.
Совет полезен?
Поиск
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500