Инструкция
1
Распечатайте выставленный счет, поставьте подписи уполномоченных лиц (генерального директора, главного бухгалтера), заверьте печатью вашей организации.
2
Перешлите документ по факсу. Для этого позвоните в организацию, на имя которой выставлен счет, и попросите переключить на соответствующее устройство. После звукового сигнала нажмите кнопку Send. Оплата может быть произведена и на основании копии счета, но после необходимо предоставить оригинал контрагенту. Этот способ наиболее хорош, если есть необходимость отправить счет в другой регион, и вы не знаете адрес электронной почты организации.
3
Отсканируйте оригинал счета, сохраните файл. Напишите сотруднику организации, которая должна его оплатить, электронное письмо, прикрепите отсканированный счет. На всякий случай в теме письма или в самом тексте укажите, что файл приложен. Если техническое оснащение вашего офиса позволяет, вы можете поставить электронные подписи и печати в теле документа, в этом случае вам не придется печатать документ, а после его сканировать.
4
Воспользуйтесь услугами курьерской службы. Вы можете обратиться в соответствующее подразделение вашей организации или в специализированные фирмы. Передайте курьеру оригинал документа, максимально точно укажите фактический адрес организации, куда счет должен быть доставлен. Если вы не знаете имя и фамилию человека, занимающегося оплатой счетов, дайте указание вручить пакет сотруднику бухгалтерии.
5
Отправьте письмо Почтой России. Если у вас есть необходимость удостовериться, что письмо вручено адресату, выберите почтовое отправление с уведомлением о доставке. Если же вы хотите выслать оригинал уже полученного по факсу или электронной почте счета, отправьте его обычным письмом в конверте с достаточным количеством марок.