Инструкция
1
Начинайте шапку письма в правой части документы, выравнивание установите по этому же краю. Если официальный бланк вашей организации имеет изображение или символику в верхней части страницы, убедитесь, что текст не будет наползать на него. Далее выберите один из вариантов оформления шапки.
2
Укажите лицо, которому адресовано письмо. Обязательно напишите его должность в организации, фамилию и инициалы. Например:
Исполнительному Директору
ООО «МосСпецСтрой»
Вельскому А.Н.
Вы можете дописать перед фамилией адресата вежливую форму «г-ну» или «г-же». Кроме того, допустим отказ от инициалов, в этом случае прописывается имя.
3
Используйте вводные слова, чтобы шапка письма не походила на начало заявления в ЖЭК или ЗАГС, ее оформляют следующим образом:
Куда: ООО «МосСпецСтрой»
Кому: Исполнительному Директору Вельскому А.Н.
При желании вы можете перенести фамилию и инициалы на следующую строчку, если надпись получилась слишком длинной. Если вы хотите подчеркнуть день написания письма, а исходящий номер по каким-то причинам не присваивается, можно ввести третью строчку «Дата».
4
Оформите шапку письма так, как это принято делать в деловой переписке за рубежом. Сначала указывают фамилию и имя адресата, потом название организации, где он работает, а затем адрес. Это особенно удобно, если письмо отправляется по почте в конверте с прозрачным окошком. Выглядит шапка следующим образом:
Антону Вельскому
ООО «МосСпецСтрой»
Москва, Вешняковская 6-2-11.
5
Помните, что если вы пишете в иностранную организацию или в предприятие с совместным капиталом, необходимо сначала указать дом, затем улицу, город, почтовый индекс и страну. Кроме того, перед именем и фамилией можно написать «г-н» или «Mr.».
6
Если ваше письмо носит информационный характер, не адресовано кому-то конкретному или вы не знаете фамилию нужного вам человека, напишите в шапке следующее:
Куда: ООО «МосСпецСтрой»
Кому: Всем, кого касается.
В этом случае лучше ввести третью строчку «Тема».